PETUNJUK PENYELENGGARAAN TENTANG SISTEM ADMINISTRASI KWARTIR GERAKAN PRAMUKA


KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
PETUNJUK PENYELENGGARAAN
TENTANG
SISTEM ADMINISTRASI KWARTIR
GERAKAN PRAMUKA
KEPUTUSAN KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA NOMOR: 162.A TAHUN 2011
PETUNJUK PENYELENGGARAAN TENTANG
SISTEM ADMINISTRASI KWARTIR GERAKAN PRAMUKA
KEPUTUSAN KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: 162.A TAHUN 2011
Diterbitkan oleh:
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Jalan Medan Merdeka Timur No. 6, Jakarta 10110
Dibiayai dengan Dana APBN 2011
Design dan Layout:
Sofyan Ahmad Sutisna
M. Papan
Hak Cipta dilindungi oleh undang-undang
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
SAMBUTAN KETUA KWARTIR NASIONAL
GERAKAN PRAMUKA
Salam Pramuka,
Revitalisasi Gerakan Pramuka telah dicanangkan oleh Presiden Republik Indonesia selaku Ketua Majelis
Pembimbing Nasional Gerakan Pramuka pada Upacara Hari Pramuka ke 41, tanggal 14 Agustus 2006,
di Cibubur, Jakarta. Pengertian Revitalisasi Gerakan Pramuka adalah pemberdayaan pramuka yang
dilakukan secara sistematis, berkelanjutan serta terencana guna memperkokoh eksistensi organisasi
dan lebih meningkatkan peran, fungsi dan tugas pokok Gerakan Pramuka.
Salahsatu upaya Kwartir Nasional Gerakan Pramuka untuk merealisasikan revitalisasi adalah dengan
menerbitkan petunjuk penyelenggaraan bagi anggota muda dan anggota dewasa Gerakan Pramuka
guna lebih memantapkan peran dan fungsinya secara seimbang dengan perkembangan lingkungan
yang dinamis. Agar petunjuk penyelenggaraan ini dapat mencapai sasaran, maka Kwartir Nasional
Gerakan Pramuka menerbitkannya dalam bentuk buku.
Revitalisasi Gerakan Pramuka tidak dapat berhasil tanpa kerja keras, kerja cerdas dan ikhlas serta
adanya dukungan dari seluruh komponen Gerakan Pramuka di seluruh jajaran kwartir. Oleh karena itu
kami menganjurkan agar para pembina, pelatih pembina, andalan, dan anggota majelis pembimbing
untuk mempelajari dan memahami petunjuk penyelenggaraan ini, serta menerapkannya sesuai
dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.
Selanjutnya kami mengharapkan masukan untuk penyempurnaan petunjuk penyelenggaraan ini
berdasarkan evaluasi atas implementasinya di lapangan. Kami dengan gembira menerima saran
tertulis dari kakak-kakak.
Kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan dan penerbitan buku petunjuk
penyelenggaraan ini, kami menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu memberikan bimbingan kepada kita semua.
Amin.
Selamat bekerja.
Jakarta, Oktober 2011
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
Prof. DR. Dr. H. Azrul Azwar, MPH.
ii Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
halaman ini sengaja dikosongkan
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka iii
DAFTAR ISI
Sambutan Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka……………..………………………………. i
Daftar Isi ……………………………………………………….……………………………………… iii
Visi, Misi dan Strategi Gerakan Pramuka 2009-2014 ………………………………………….. v
Ajakan Presiden Republik Indonesia Dalam Rangka Revitalisasi Gerakan Pramuka
(Tujuh Pemikiran Dasar) ……….……………………………………………………………………… vi
Revitalisasi Gerakan Pramuka .……………….………………………………………….…………. vii
Tujuh Langkah Strategis Revitalisasi Gerakan Pramuka ……………………..……………………. viii
Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka No.162.A Tahun 2011
Tentang Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka ………… i x
Lampiran I Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
BAB I Pendahuluan ………………………………………………………………………………………. 1
BAB II Pedoman Umum Tulisan Dinas …………………………………………………………….. 3
BAB III Tulisan Dinas Yang Bersifat Mengatur ……………………………………………………. 4
BAB IV Tulisan Dinas Yang Bersifat Naskah/Surat………………………………………………… 15
BAB V Surat-Menyurat, Pembukuan Surat Masuk/Keluar, dan Klasifikasi ………………… 30
BAB VI Sarana Surat Menyurat ………………………………………………………………………….. 35
BAB VII Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, Ralat dan Bentuk Tulisan Dinas ………… 36
BAB VIII Penyampaian Surat-Surat/Berita ……………………………………………………………… 37
BAB IX Pengurusan Arsip …………………………………………………………………………………. 39
BAB X Pendataan dan Potensi …………………………………………………………………………. 44
BAB XI Penutup ……………………………………………………………………………………………… 47
Lampiran II Ketentuan dan Contoh Administrasi Kwartir
BAB I Pendahuluan ………………………………………………………………………………………. 48
BAB II Ketentuan …………………………………………………………………………………………… 49
BAB III Contoh Penulisan ………………………………………………………………………………… 69
BAB IV Contoh Format ……………………………………………………………………………………. 118
BAB V Contoh Cheklis ……………………………………………………………………………………. 158
BAB VI Penutup ……………………………………………………………………………………………… 167
halaman
iv Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
halaman ini sengaja dikosongkan
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
A. VISI
“WADAH PILIHAN UTAMA DAN SOLUSI HANDAL MASALAH KAUM MUDA”
B. MISI
1. Menanamkan nilai-nilai kepramukaan kepada kaum muda.
2. Membina anggota menjadi manusia yang berwatak, berkepribadian dan berbudipekerti
luhur serta kecakapan hidup (life skill) berlandaskan iman dan takwa kepada Tuhan Yang
Maha Esa dengan mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
3. Membentuk kader bangsa patriot pembangunan yang berjiwa Pancasila dan siap sedia
untuk bela Negara.
4. Menggerakan anggota dan organisasi Gerakan Pramuka untuk lebih peduli dan tanggap
terhadap masalah kemasyarakatan dan lingkungan.
5. Memperkokoh eksistensi organisasi selaras dengan perkembangan kehidupan yang
dinamis.
6. Memperkokoh jejaring kerjasama dengan berbagai organisasi dan instansi di dalam dan di
luar negeri.
Misi Gerakan Pramuka ini mengedepankan pendidikan watak, kepribadian, dan budi pekerti
luhur serta memberikan pembekalan kecakapan hidup agar menjadi kader pembangunan yang
handal di masa depan.
C. STRATEGI
Strategi dasar pengembangan Gerakan Pramuka jangka waktu 2009-2014
1. Memantapkan eksistensi Gerakan Pramuka secara formal dan didukung kegiatan-kegiatan
yang bermakna bagi peserta didik dan masyarakat.
2. Meningkatkan pelaksanaan pembinaan watak, kepribadian, dan budi pekerti luhur
berdasarkan Prinsip Dasar dan Metode Kepramukaan untuk membentuk kader bangsa
yang handal.
3. Meningkatkan sarana dan prasarana unit usaha sehingga dapat dioptimalkan
pemanfaataannya bagi Gerakan Pramuka.
4. Meningkatkan kerjasama dan peranserta Gerakan Pramuka dengan berbagai organisasi
kepanduan di dalam negeri maupun di luar negeri.
5. Pembenahan internal organisasi secara menyeluruh.
Lima strategi dasar di atas adalah pilar utama untuk mencapai Visi dan Misi Gerakan Pramuka
yang telah ditetapkan.
VISI, MISI DAN STRATEGI
GERAKAN PRAMUKA 2009-2014
vi Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
AJAKAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
DALAM RANGKA
REVITALISASI GERAKAN PRAMUKA
(Tujuh Pemikiran Dasar)
P erkuat Gerakan Pramuka sebagai wadah pembentukan karakter bangsa.
R aih keberhasilan melalui kerja keras, cerdas, dan ikhlas.
A jak kaum muda meningkatkan semangat bela Negara.
M antapkan tekad kaum muda sebagai patriot pembangunan.
U tamakan kepentingan bangsa dan Negara di atas segalanya.
K okohkan persatuan dan kesatuan Negara Republik Indonesia.
A malkan Satya dan Darma Pramuka.
Jakarta, 14 Agustus 2006
Presiden Republik Indonesia
DR. H. Susilo Bambang Yudhoyono
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka vii
REVITALISASI GERAKAN PRAMUKA
Kutipan Sambutan Presiden RI
pada Upacara Peringatan Hari Pramuka ke 45
1. Perkuat Gerakan Pramuka sebagai wadah pembentukan karakter bangsa.
Bagi generasi muda pembentukan karakter bangsa amat penting dan menentukan nasib bangsa
di masa depan. Hanya bangsa yang memiliki mental kepribadian yang kuat, bersemangat, ulet,
pantang menyerah, disiplin, inovatif dan bekerja keraslah yang dapat mendorong kemajuan dan
keberhasilan.
2. Raih keberhasilan melalui kerja keras, cerdas, dan ikhlas.
Hari ini dan masa depan memerlukan kerja keras dan kerja cerdas dari seluruh komponen
bangsa. Gerakan Pramuka hendaknya menjadi pelopor membudayakan diri, senang bekerja
keras secara cerdas dan ikhlas, bangun nilai, sikap dan perilaku ini sejak dini melalui beragam
kegiatan Gerakan Pramuka.
3. Ajak kaum muda meningkatkan semangat bela negara
Utamakan program dan kegiatan untuk meningkatkan semangat patriotism dalam membela
kepentingan bangsanya. Gerakan Pramuka pada khususnya dan generasi muda bangsa pada
umumnya harus mencintai dan bangga terhadap bangsa, negara dan tanah airnya sendiri.
4. Mantapkan tekad kaum muda sebagai patriot pembangunan
Tantangan negeri kita pasca krisis adalah bagaimana membangun kembali negeri ini. Kaum
muda haruslah menjadi agen dan pelopor perubahan, negeri ini akan menjadi maju dan sejahtera
apabila pembangunan dapat terlaksana dengan baik. Kenalkan dan libatkan kaum muda dalam
kegiatan yang mengarah dan menjadi bagian dalam pembangunan nasional melalui karya-karya
yang nyata.
5. Utamakan kepentingan bangsa dan negara diatas segalanya
Pendidikan dan pelatihan kepramukaan harus melahirkan generasi muda bangsa yang memiliki
wawasan kebangsaan yang kuat. Didiklah kaum muda sedini mungkin untuk tidak membedabedakan
indentitas, seperti agama, etnis, suku kedaerahan dengan tujuan yang negatif. Watak
nasionalisme akan tercermin dalam perilaku yang senantiasa lebih mengutamakan kepentingan
bangsa dan negara dibandingkan kepentingan diri dan golongan.
6. Kokohkan persatuan dan kesatuan Negara Republik Indonesia
Galang terus persaudaraan dan persahabatan di antara sesama anggota Gerakan Pramuka,
sebagai bekal memupuk jiwa dan semangat persatuan dan kesatuan. Kembangkan berbagai
metodologi dan kegiatan yang dapat membangun harmoni, kerukunan dan kesetiakawanan,
bahkan kasih sayang diantara sesama kaum muda.
7. Amalkan Satya dan Darma Pramuka
Inti Satya dan Darma bagi Gerakan Pramuka adalah semangat, tekad, kode etik, termasuk
pesan-pesan moral dan spiritual. Tekad, semangat, kode etik serta pesan-pesan itu bukan harus
hanya dijunjung tinggi melainkan yang lebih penting dilaksanakan dan diamalkan. Melalui
pengamalan Satya dan Darma Pramuka, saya berharap Gerakan Pramuka menjadi wadah yang
ideal dan efektif dalam menanamkan nilai-nilai moral dan spiritual bagi generasi muda.
viii Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
Jakarta, 17 Agustus 2006
Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Prof. DR. H. Azrul Azwar, MPH
G alang dan perkuat organisasi, manajemen, dan kepemimpinan kwartir.
E rat dan rapatkan barisan anggota Gerakan Pramuka.
R ancang dan bangun gugusdepan lengkap berbasis sekolah dan wilayah.
A ktifkan dan mantapkan Prinsip Dasar dan Metode Kepramukaan.
K edepankan program pesertadidik yang meningkatkan semangat bela Negara,
patriot pembangunan, dan perekat bangsa.
A ktualisasikan dan kokohkan kemitraan untuk mendukung sumberdaya
dari semua komponen bangsa.
N iat dan amalkan Satya dan Darma Pramuka dalam kehidupan sehari-hari
TUJUH LANGKAH STRATEGIS
REVITALISASI GERAKAN PRAMUKA
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka ix
Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka;
Menimbang : a. bahwa dalam upaya melaksanakan pengelolaan kwartir Gerakan Pramuka,
telah ditetapkan Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir
sebagaimana dituangkan dalam Keputusan Kwartir Nasional Gerakan
Pramuka Nomor 044 Tahun 1998;
b. bahwa dengan memperhatikan perkembangan Gerakan Pramuka, maka
petunjuk penyelenggaraan sebagaimana dimaksud pada huruf a di atas perlu
disempurnakan sesuai dengan kelaziman sistem administrasi yang berlaku
saat ini, baik di lingkungan instansi pemerintah maupun swasta;
c. bahwa sehubungan dengan itu perlu ditetapkan dengan keputusan Kwarnas
Gerakan Pramuka.
Mengingat : 1. Undang-Undang RI Nomor 12 Tahun 2010 tentang Gerakan Pramuka.
2. Keputusan Presiden RI Nomor 34 Tahun 2009 tentang Pengesahan Anggaran
Dasar Gerakan Pramuka.
3. Keputusan Kwarnas Gerakan Pramuka Nomor 203 Tahun 2009 tentang
Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.
4. Keputusan Kwarnas Gerakan Pramuka Nomor 220 Tahun 2007 tentang
Pokok-pokok Organisasi Gerakan Pramuka.
5. Keputusan Kwarnas Gerakan Pramuka Nomor 204 Tahun 2009 tentang
Organisasi dan Tatakerja Kwarnas Gerakan Pramuka.
6. Keputusan Kwarnas Gerakan Pramuka Nomor 044 Tahun 1998 tentang
Penyempurnaan Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir
Gerakan Pramuka.
MEMUTUSKAN:
Menetapkan :
Pertama : Mencabut Keputusan Kwarnas Gerakan Pramuka Nomor 044 Tahun 1998
tentang Penyempurnaan Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi
Kwartir.
Kedua : Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
sebagaimana tercantum dalam lampiran keputusan ini.
KEPUTUSAN
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR 162.A TAHUN 2011
TENTANG
PETUNJUK PENYELENGGARAAN
SISTEM ADMINISTASI KWARTIR GERAKAN PRAMUKA
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
Ketiga : Petunjuk Penyelenggaraan ini digunakan sebagai pedoman bagi kwartir
Gerakan Pramuka dalam melaksanakan proses administrasi masing-masing
kwartir.
Keempat : Keputusan ini mulai berlaku sejak ditetapkan.
Ditetapkan di : Jakarta
Pada tanggal : 21 September 2011
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
Prof. DR. Dr. H. Azrul Azwar, MPH
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
LAMPIRAN I
KEPUTUSAN KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR 162.A TAHUN 2011
TENTANG
PETUNJUK PENYELENGGARAAN
SISTEM ADMINISTRASI KWARTIR GERAKAN PRAMUKA
BAB I
PENDAHULUAN
1. Umum
a. Sebagai suatu organisasi yang besar, Gerakan Pramuka harus memiliki tata cara kerja yang
tertib dan teratur, sebagai landasan dan pedoman untuk menentukan kebijakan, perencanaan,
pelaksanaan, dan pengendalian dalam menentukan tindakan-tindakan selanjutnya.
b. Dalam mencapai tujuan Gerakan Pramuka perlu ditata dan dipelihara tugas pokok dan
fungsi-fungsi dalam menentukan batas-batas ruang lingkup tugas dan wewenang.
c. Guna menunjang pelaksanaan tugas pokok kwartir Gerakan Pramuka, perlu adanya
suatu pedoman yang mengatur Sistem Administrasi Kwartir yang dituangkan dalam
petunjuk penyelenggaraan.
2. Dasar
a. Undang-Undang RI Nomor 12 Tahun 2010 tentang Gerakan Pramuka.
b. Keputusan Presiden RI Nomor 238 Tahun 1961 tentang Gerakan Pramuka.
c. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.
3. Maksud dan tujuan
a. Maksud Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir ini untuk memberikan
pedoman kepada pelaksana administrasi kwartir gerakan pramuka, agar dalam menunaikan
tugas masing-masing dapat dicapai adanya dasar pengertian dan tata cara penyelenggaraan
yang sama.
b. Tujuannya adalah untuk mengatur, menertibkan, dan memperlancar penyelenggaraan
administrasi kwartir di lingkungan Gerakan Pramuka dan memberikan dasar-dasar yang
sama sebagai pedoman penyelenggaraan administrasi kwartir, agar tercipta keseragaman
dalam tata cara pengendalian dan terlaksananya pembinaan administrasi yang baik, tertib,
teratur, dan terarah di lingkungan Gerakan Pramuka.
4. Fungsi
a. Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan dan diterapkan di lingkungan organisasi
Gerakan Pramuka.
b. Untuk keseragaman tata cara pelaksanaan penyelenggaraan administrasi.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
5. Sistematika
Sistematika petunjuk penyelenggaraan ini disusun sebagai berikut:
a. Pendahuluan
b. Pedoman Umum Tulisan Dinas
c. Tulisan Dinas yang Bersifat Mengatur
d. Tulisan Dinas yang Bersifat Naskah/Surat
e. Surat-menyurat, Pembukuan Surat Masuk/Keluar, dan Klasifikasi
f. Sarana Surat Menyurat
g. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, Ralat, dan Bentuk Tulisan Dinas
h. Penyampaian Surat-Surat/Berita
i . Pengurusan Arsip
j. Pendataan dan Potensi
k. Penutup
6. Pengertian
a. Administrasi dalam arti luas adalah keseluruhan (proses) yang membuat sumber-sumber
personil dan materiil sesuai yang tersedia dan efektif bagi tercapainya tujuan bersama.
Proses ini meliputi perencanaan, organisasi, koordinasi, pengawasan, penyelenggaraan dan
pelayanan dari segala sesuatu mengenai urusan Gerakan Pramuka yang langsung
berhubungan dengan pendidikan kepramukaan.
b. Administrasi dalam arti terbatas (sempit) didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan
data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud
menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian
maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah
tata usaha dalam kwartir Gerakan Pramuka.
c. Administrasi kwartir adalah semua perencanaan, kegiatan, dan tata cara tulis menulis dalam
lingkungan kwartir Gerakan Pramuka yang dilakukan secara teratur dan terarah untuk
mencapai suatu tujuan dan tugas pokok kwartir Gerakan Pramuka.
d. Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir yang disingkat Jukran Sismintir
adalah suatu ketentuan guna mengatur dan menertibkan sistem administrasi di kwartir
Gerakan Pramuka.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
BAB II
PEDOMAN UMUM TULISAN DINAS
Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka dibagi dalam dua macam yaitu tulisan dinas yang bersifat
mengatur dan tulisan dinas yang bersifat naskah/surat.
1. Tulisan dinas yang bersifat mengatur terdiri dari:
a. Keputusan.
b. Petunjuk Penyelenggaraan.
c. Surat Keputusan.
d. Petunjuk Pelaksanaan.
e. Petunjuk Teknis.
f. Surat Perintah Kerja.
g. Surat Tugas.
h. Kesepakatan Bersama.
i. Nota Kesepahaman/Memorandum of Understanding (MoU)
j. Perjanjian Kerjasama.
2. Tulisan dinas yang bersifat naskah/surat terdiri dari:
a. Surat Edaran
b. Surat
c. Surat Keterangan
d. Surat Izin
e. Surat Perjalanan Dinas
f. Surat Kuasa
g. Surat Pengantar
h. Undangan
i. Nota Dinas
j. Surat Panggilan
k. Surat Rekomendasi
l. Lembar Disposisi
m. Telaahan Staf
n. Pengumuman
o. Laporan
p. Surat Telegram
q. Berita Acara
r. Notulen
s. Daftar Hadir
t. Piagam Penghargaan
u. Sertifikat/Ijazah
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
BAB III
TULISAN DINAS YANG BERSIFAT MENGATUR
Tulisan dinas yang bersifat mengatur adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai apa dan
bagaimana melakukan suatu kegiatan. Naskah dinas dimaksud berupa produk hukum yang bersifat
pengaturan dan penetapan, naskah yang bersifat bimbingan, dan naskah yang bersifat perintah
melaksanakan tugas.
Tulisan dinas yang bersifat mengatur terdiri dari:
1. Keputusan.
a. Pengertian.
1) Keputusan disingkat Kep adalah tulisan dinas yang memuat kebijakan pokok (basic
policy) organisasi Gerakan Pramuka, bersifat umum berlaku untuk seluruh atau
sebagian anggota/badan dalam lingkungan Gerakan Pramuka dan merupakan dasar
bagi tulisan dinas lainnya yang mempunyai persoalan yang sama.
2) Keputusan digunakan untuk mengesahkan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah
Tangga Gerakan Pramuka, Rencana Strategik (Renstra), Organisasi dan Tatakerja (Orta),
Petunjuk Penyelenggaraan (Jukran), Rencana Kerja (Renja), dan Program Kerja
(Progja).
b. Wewenang penetapan dan penandatanganan.
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani keputusan tentang Rencana
Strategik (Renstra), Organisasi dan Tatakerja (Orta), Petunjuk Penyelenggaraan (Jukran),
Rencana Kerja (Renja), dan Program Kerja (Progja) adalah Ketua Kwartir Nasional Gerakan
Pramuka. Sedangkan penetapan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan
Pramuka dilaksanakan oleh Musyawarah Nasional Gerakan Pramuka dan penandatangan
keputusan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka dilaksanakan
oleh Presidium Musyawarah Nasional Gerakan Pramuka tersebut.
c. Penomoran
1) Dilakukan dengan sistem nomor urut, yang dimulai pada tanggal 1 Januari dan ditutup
pada tanggal 31 Desember setiap tahunnya.
2) Cara penomoran keputusan secara lengkap adalah sebagai berikut:
a) Nomor urut
b) Angka tahun
Contoh:
Keputusan yang dikeluarkan pada tahun 1999 dengan nomor urut 9, penulisan menjadi
NOMOR: 9 TAHUN 1999.
d. Distribusi
1) Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan dan/atau
kepada pejabat-pejabat yang terkait dengan keputusan.
2) Apabila terdapat banyak alamat yang dituju, diadakan kode-kode distribusi tertentu
untuk menghindari tiap kali menyebutkan secara lengkap semua alamat itu. Tetapi
untuk alamat pengiriman di sampul masing-masing harus ditulis nama/jabatan lengkap
yang dituju.
3) Kode-kode distribusi dibuat/ditentukan oleh masing-masing pejabat yang diserahi tugas
di bidang administrasi kwartir.
4) Distribusi serta memperbanyak keputusan dilakukan oleh penandatangan otentikasi
dan/atau pejabat yang diserahi tugas di bidang administrasi kwartir.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
e. Otentikasi/pengabsahan
1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan
didistribusikan dengan sah, suatu keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat
diumumkan oleh pejabat yang bertanggungjawab di bidang administrasi.
2) Pengabsahan dicantumkan di bawah tanda tangan sebelah kiri bawah, terdiri atas
kata salinan dan dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap kwartir
yang bersangkutan.
f. Bentuk Keputusan dapat dibagi menjadi 5 bagian terdiri atas:
1) Kepala.
a) Kop Kwartir.
b) Kata “KEPUTUSAN” dan “NAMA KWARTIR” ditulis dengan huruf kapital.
c) “NOMOR” keputusan ditulis dengan huruf kapital.
d) Kata penghubung “TENTANG” ditulis dengan huruf kapital.
e) “JUDUL KEPUTUSAN” ditulis dengan huruf kapital.
f) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital,
diakhiri dengan tanda baca koma.
2) Konsiderans
a) “Menimbang” adalah konsiderans yang memuat alasan/tujuan/kepentingan/
pertimbangan tentang perlunya ditetapkan keputusan.
b) “Mengingat” adalah konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan,
Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, Surat Keputusan Kwartir Nasional
Gerakan Pramuka yang relevan dengan judul keputusan, sebagai dasar pengeluaran
keputusan.
3) Diktum.
a) Diktum dimulai dengan kata “MEMUTUSKAN:” ditulis dengan huruf kapital diakhiri
dengan tanda baca “titik dua (:)”, diikuti kata “Menetapkan” di tepi kiri.
b) Substansi kebijakan yang ditetapkan, dicantumkan setelah kata “Menetapkan”
ditulis dengan huruf kapital
4) Isi.
a) Isi memuat semua substansi kebijakan yang akan diatur dalam keputusan, terdiri
atas ketentuan umum, materi pokok, dan ketentuan penutup.
b) Dicantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan
ketentuan dan peraturan yang lainnya.
c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran keputusan, dan pada halaman
terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan keputusan.
5) Penutup
a) Tempat (kota sesuai dengan alamat kwartir) dan tanggal penetapan keputusan.
b) Jabatan ketua kwartir yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, dan
diakhiri dengan tanda baca “koma”.
c) Tanda tangan ketua kwartir yang menetapkan keputusan.
d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital.
g. Hal yang perlu diperhatikan
Naskah asli dan salinan keputusan yang diparaf harus disimpan sebagai pertinggal.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
2. Petunjuk Penyelenggaraan
a. Pengertian
1) Petunjuk penyelenggaraan disingkat Jukran adalah tulisan dinas yang memuat tata
cara secara umum dalam persoalan tertentu dan bermaksud mengatur/sebagai pedoman
urutan penyelenggaraan suatu kegiatan.
2) Dalam rangka penyederhanaan jenis/bentuk tulisan dinas yang bersifat mengatur maka
pengesahan jukran dilampirkan dalam keputusan, dengan demikian jukran tidak dapat
berdiri sendiri.
b. Wewenang pembuatan/pengeluaran jukran oleh Kwartir Nasional Gerakan
Pramuka.
c. Penomoran jukran tidak berdiri sendiri, maka penomorannya disesuaikan dengan
keputusan pengesahan yang bersangkutan.
d. Susunan
1) Kepala.
a) Lampiran, nomor dan tanggal keputusan jukran dicantumkan di sebelah
kanan atas.
b) Tulisan “PETUNJUK PENYELENGGARAAN” ditulis dengan huruf kapital
dicantumkan di tengah atas.
c) Kata “TENTANG” dicantumkan di bawah tulisan “PETUNJUK
PENYELENGGARAAN” ditulis dengan huruf kapital.
d) Rumusan “JUDUL PETUNJUK PENYELENGGARAAN” ditulis dengan
huruf kapital simetris di bawah tulisan “TENTANG”.
2) Isi.
a) “Pendahuluan” memuat penjelasan umum, maksud, tujuan dan dasar
jukran, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu serta
dasar memuat peraturan/ketentuan yang dijadikan dasar/landasan jukran.
b) Isi materi jukran dengan jelas menunjukkan urutan tindakan,
pengorganisasian, koordinasi, pengendalian, dan hal lain yang dipandang
perlu.
3) Penutup.
a) Tempat dan tanggal penetapan jukran.
b) Jabatan ketua kwartir yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital
diakhiri dengan tanda baca “koma”.
c) Tanda tangan ketua kwartir yang menetapkan.
d) Nama lengkap ketua kwartir yang menandatangani ditulis dengan huruf
awal kapital.
e. Distribusi Jukran disatukan dengan distribusi keputusan pengesahan yang
bersangkutan.
f. Bentuk Jukran pada umumnya dirumuskan dalam beberapa Bab.
3. Surat Keputusan.
a. Pengertian
Surat Keputusan disingkat SK adalah tulisan dinas yang mengatur kebijakan pelaksanaan
dari kebijakan pokok, digunakan untuk:
1) Menetapkan atau mengubah status personil/materiil.
2) Mengesahkan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
3) Membentuk, mengubah dan membubarkan suatu panitia dalam lingkungan kwartir
Gerakan Pramuka
4) Menyerahkan wewenang tertentu.
b. Wewenang pembuatan/pengeluaran.
1) Dibuat/dikeluarkan oleh Kwarnas, penandatanganan oleh Ketua Kwamas.
2) Dibuat/dikeluarkan oleh Kwarda, penandatanganan oleh Ketua Kwarda.
3) Dibuat/dikeluarkan oleh Kwarcab, penandatanganan oleh Ketua Kwarcab.
4) Dibuat/dikeluarkan oleh Kwarran, penandatanganan oleh Ketua Kwarran.
c. Penomoran SK sama dengan penomoran keputusan.
d. Distribusi SK dilakukan oleh pejabat yang diserahi tugas di bidang adminisrasi kwartir
dengan mengikuti ketentuan distribusi keputusan.
e. Otentikasi/pengabsahan
1) Pengabsahan merupakan suatu pemyataan bahwa sebelum digandakan dan
didistribusikan dengan sah, suatu SK telah dicatat dan diteliti, sehingga dapat diumumkan
oleh pejabat yang bertanggungjawab di bidang administrasi.
2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, terdiri
atas kata salinan dan dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap kwartir
yang bersangkutan.
f. Bentuk SK dapat dibagi menjadi 5 bagian terdiri atas:
1) Kepala
a) Kop kwartir
b) Kata “SURAT KEPUTUSAN“ dan “NAMA KWARTIR” ditulis dengan huruf kapital.
c) “NOMOR” surat keputusan ditulis dengan huruf kapital.
d) Kata penghubung “TENTANG” ditulis dengan huruf kapital.
e) “JUDUL SURAT KEPUTUSAN” ditulis dengan huruf kapital.
f) Nama ketua kwartir yang menetapkan surat keputusan ditulis dengan huruf kapital.
diakhiri dengan tanda baca koma.
2) Konsiderans
a) “Menimbang” adalah konsiderans yang memuat alasan/tujuan/kepentingan/
pertimbangan tentang perlunya ditetapkan keputusan.
b) “Mengingat” adalah konsiderans yang memuat peraturan-peraturan yang mendasari
dari terbitnya sebuah surat keputusan.
3) Diktum
a) Diktum dimulai dengan kata “MEMUTUSKAN:” ditulis dengan huruf kapital diakhiri
dengan tanda baca titik dua (:), diikuti kata “Menetapkan” di tepi kiri.
b) Substansi kebijakan yang ditetapkan, dicantumkan setelah kata “menetapkan”
ditulis dengan huruf kapital.
c) Khusus untuk keputusan tentang penetapan status pegawai ditambahkan pernyataan
sebagai benkut:
(1) “Salinan” menunjukkan para pimpinan yang berhak menerima
salinannya.
(2) “Petikan” disampaikan kepada yang berkepentingan untuk diketahui dan
diperhatikan.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
(3) “Salinan” dan “Petikan Keputusan” harus disahkan oleh Sekretaris Jenderal
atau pejabat kwartir yang ditunjuk satu tingkat di bawah pimpinan yang
menetapkan keputusan tersebut, ditandatangani langsung dan tidak boleh
dengan tanda tangan cap.
4) Isi
a) Isi memuat semua substansi kebijakan yang akan diatur dalam keputusan, terdiri
atas ketentuan umum, materi pokok, ketentuan peralihan, dan ketentuan penutup.
b) Dicantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan
ketentuan dan peraturan lainnya.
c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran keputusan, dan pada halaman
terakhir ditandatangani oleh ketua kwartir yang menetapkan keputusan.
5) Penutup
a) Tempat (kota sesuai dengan alamat kwartir) dan tanggal penetapan keputusan.
b) Jabatan ketua kwartir yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, dan
diakhiri dengan tanda baca koma.
c) Tanda tangan ketua kwartir yang menetapkan keputusan.
d) Nama lengkap ketua kwartir yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal
kapital.
g. Hal yang perlu diperhatikan
Naskah asli dan salinan keputusan yang diparaf disimpan sebagai pertinggal.
h. Khusus bentuk SK yang isinya untuk menetapkan dan mengubah status seseorang (personil),
bentuknya agak berbeda dengan SK personil (materiil) karena dalam diktum dicantumkan
ketentuan sebagai berikut:
1) Dengan catatan: Apabila terdapat kekeliruan dalam surat keputusan ini, akan diadakan
pembetulan sebagaimana mestinya.
2) SALINAN dari SK, tujuannya ialah agar salinan SK tersebut (bukan rekaman/foto
copy /sejenis), perlu dikirimkan kepada kwartir yang dituju.
3) PETIKAN dari SK disampaikan kepada yang berkepentingan untuk diketahui dan
diindahkan seperlunya.
Catatan:
1) Bentuk “SALINAN” SK sama dengan bentuk aslinya.
2) Bentuk “PETIKAN” SK tidak sama (tidak lengkap) seperti bentuk SK aslinya.
i. Perbedaan antara Keputusan dengan Surat Keputusan:
a) Keputusan (Kep)
a) Memuat kebijakan pokok (bersifat umum).
b) Tidak didelegasikan.
b) Surat Keputusan (SK)
a) Memuat kebijakan pelaksanaan dari kebijakan pokok (penjabaran kebijakan
pokok).
b) Dapat didelegasikan kepada pejabat tertentu dalam lingkungan kwartir Gerakan
Pramuka.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
4. Petunjuk Pelaksanaan.
a. Pengertian.
1) Petunjuk Pelaksanaan disingkat Juklak adalah tulisan dinas pengaturan yang memuat
cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya.
2) Pengesahan juklak dilampirkan dalam surat keputusan (SK).
b. Wewenang penetapan dan penandatanganan.
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani juklak adalah ketua kwartir.
c. Susunan.
1) Kepala.
a) Lampiran, nomor dan tanggal keputusan juklak dicantumkan di sebelah kanan
atas.
b) Tulisan “PETUNJUK PELAKSANAAN” ditulis dengan huruf kapital dicantumkan di
tengah atas.
c) Kata “TENTANG” dicantumkan di bawah tulisan “PETUNJUK PELAKSANAAN”
ditulis dengan huruf kapital.
d) Rumusan “JUDUL PETUNJUK PELAKSANAAN” ditulis dengan huruf kapital simetris
di bawah tulisan “TENTANG”.
2) Isi.
a) “Pendahuluan” memuat penjelasan umum, maksud, tujuan dan dasar juklak,
ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu serta dasar
memuat peraturan/ketentuan yang dijadikan dasar/landasan juklak.
b) Isi materi juklak dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian,
koordinasi, pengendalian, dan hal lain yang dipandang perlu untuk
dilaksanakan.
3) Penutup.
a) Tempat dan tanggal penetapan juklak.
b) Jabatan ketua kwartir yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital diakhiri
dengan tanda baca “koma”.
c) Tanda tangan ketua kwartir yang menetapkan.
d) Nama lengkap ketua kwartir yang menandatangani ditulis dengan huruf awal
kapital.
d. Distribusi: menggunakan daftar distribusi yang berlaku.
e. Bentuk juklak pada umumnya dirumuskan dalam beberapa Bab seperti tercantum pada
contoh jukran.
5. Petunjuk Teknis
a. Pengertian.
1) Petunjuk Teknis disingkat Juknis adalah tulisan dinas pengaturan yang memuat
hal-hal yang berkaitan dengan teknis kegiatan, tidak menyangkut wewenang dan
prosedur.
2) Pengesahan juknis dilampirkan dalam surat keputusan (SK).
b. Wewenang penetapan dan penandatanganan.
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani juknis adalah ketua kwartir.
10 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
c. Wewenang pembuatan/pengolahan:
1) Juknis serendah-rendahnya dibuat/dikeluarkan oleh kwartir ranting;
2) Penomoran juknis diatur sesuai dengan penomoran SK;
3) Distribusi juknis sesuai dengan kwartir yang menerbitkan SK tersebut
4) Bentuk juknis mengacu pada bentuk jukran; dan
5) Pembuatan/pengolahan juknis merujuk pada juknis kwartir di atasnya.
d. Susunan.
1) Kepala.
a) Lampiran, nomor dan tanggal keputusan juknis dicantumkan di sebelah kanan
atas.
b) Tulisan “PETUNJUK TEKNIS” ditulis dengan huruf kapital dicantumkan di tengah
atas.
c) Kata “TENTANG” dicantumkan di bawah tulisan “PETUNJUK TEKNIS” ditulis
dengan huruf kapital;
d) Rumusan “JUDUL” PETUNJUK TEKNIS” ditulis dengan huruf kapital simetris di
bawah tulisan “TENTANG”.
2) Isi.
a) “Pendahuluan” berisi latar belakang/dasar pemikiran, maksud, tujuan, ruang
lingkup/tata urut, dan pengertian.
b) Materi juknis.
c) Penutup terdiri atas hal yang harus diperhatikan, penjabaran lebih lanjut, dan
alamat pembuat juknis yang diajukan kepada para pembaca/pengguna atau mereka
yang akan menyampaikan saran penyempurnaan.
3) Penutup
a) Nama jabatan ketua kwartir yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital,
diakhiri dengan tanda baca koma.
b) Tanda tangan.
c) Nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.
d) Stempel/cap kwartir.
e. Distribusi: menggunakan daftar distribusi yang berlaku.
f. Bentuk juknis pada umumnya dirumuskan dalam beberapa Bab seperti tercantum pada
contoh jukran.
6. Surat Perintah Kerja (SPK)
a. Pengertian
Surat Perintah Kerja adalah tulisan dinas yang memerintahkan seseorang pimpinan dalam
sebuah kwartir yang berbadan hukum atau perusahaan yang berbadan hukum (PT, CV, dan
Koperasi), untuk melaksanakan suatu pekerjaan, yang ditentukan waktunya.
b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan.
Surat Perintah Kerja dibuat dan ditandatangani oleh yang berwenang minimal oleh Sekretaris
Jenderal atau Sekretaris Kwartir.
c. Susunan
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 11
1) Kepala
a) Kop kwartir.
b) Kata surat perintah kerja.
c) Nomor surat berada di bawah tulisan surat perintah kerja.
d) Dari, kepada, perihal, dan jumlah biaya.
2) Isi
Isi memuat: spesifikasi, tempat penyerahan, waktu penyerahan, pembayaran.
3) Penutup
a) Tempat dan tanggal surat tugas.
b) Pejabat yang berwenang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital,
diakhiri dengan tanda baca koma.
c) Tanda tangan yang berwenang memerintahkan.
d) Nama lengkap yang menandatangani.
7. Surat Tugas
a. Pengertian
Surat Tugas adalah tulisan dinas yang ditujukan kepada seorang atau beberapa orang
pimpinan, andalan/badan pelaksana kwartir/anggota Gerakan Pramuka, memuat apa yang
harus dilaksanakan.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan.
Surat Tugas dibuat dan ditandatangani oleh yang berwenang berdasarkan lingkup tugas,
fungsi, dan tanggungjawab.
c. Susunan
1) Kepala
a) Kop kwartir.
b) Kata surat tugas ditulis dengan huruf kapital.
c) Nomor surat berada di bawah tulisan surat tugas.
2) Isi
a) Konsiderans meliputi “pertimbangan” dan/atau “dasar”. Pertimbangan memuat
alasan/tujuan ditetapkan surat tugas, sedangkan dasar memuat ketentuan yang
dijadikan landasan ditetapkan surat tugas tersebut;
b) Diktum dimulai dengan kata “menugaskan” ditulis dengan huruf kapital
dicantumkan pada posisi tengah, diikuti kata “kepada” di tepi kiri serta nama dan
jabatan karyawan yang mendapat tugas. Di bawah “kepada” ditulis “untuk” disertai
tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
3) Penutup
a) Tempat dan tanggal surat tugas.
b) Pejabat yang berwenang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital,
diakhiri dengan tanda baca koma.
c) Tanda tangan yang berwenang menugaskan.
d) Nama lengkap yang menandatangani.
e) Cap/stempel kwartir.
12 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
4) Distribusi dan Tembusan.
a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas;
b) Tembusan disampaikan kepada pimpinan kwartir terkait/pimpinan instansi terkait.
5) Hal yang perlu diperhatikan.
a. Bagian konsiderans memuat “pertimbangan” atau “dasar”;
b. Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugaskan dimasukkan
dalam lampiran yang terdiri atas kolom nomor urut, nama, pangkat, jabatan dan
keterangan;
c Pada dasarnya surat tugas ditetapkan oleh atasan pegawai yang mendapat tugas,
kecuali apabila karena pertimbangan tertentu pejabat tersebut diberi wewenang
tertulis untuk menetapkan surat tugas untuk diri sendiri;
d Surat Tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.
8. Kesepakatan Bersama
a. Pengertian.
Kesepakatan Bersama adalah tulisan dinas berbentuk peraturan yang dibuat oleh kwartir
dan pihak lain guna mengatur suatu urusan/tindakan yang menyangkut kepentingan
bersama.
b. Kepala/halaman muka kesepakatan bersama.
1) Tulisan “KESEPAKATAN BERSAMA ANTARA …… (pihak-pihak tertentu) DAN
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA”, ditempatkan di tengah lembar naskah
2) Nomor dan tahun kesepakatan bersama (nomor masing-masing pihak);
3) Tulisan “TENTANG”
4) Nama KESEPAKATAN BERSAMA …..
5) Hari, tanggal, bulan, tahun, dan tempat penandatanganan.
6) Nama dan jabatan para pihak
c. Isi kesepakatan bersama diupayakan untuk dirumuskan dalam beberapa Bab serta
diuraikan dalam bentuk pasal-pasal dan ayat-ayat, diawali dengan dasar dan/atau
pertimbangan diadakannya kesepakatan dimaksud.
d. Bagian akhir kesepakatan bersama, terdiri dari:
1) Para pihak (PIHAK KESATU, PIHAK KEDUA, dst)
2) Jabatan dan nama pejabat masing-masing pihak.
3) Tanda tangan pejabat.
4) Stempel jabatan/instansi.
e. Penandatanganan kesepakatan bersama, dilaksanakan oleh ketua kwartir dan pimpinan
para pihak yang melakukan kesepakatan.
9. Nota Kesepahaman (MoU)
a. Pengertian
Nota Kesepahaman (MoU) adalah tulisan dinas yang berisi suatu kesepakatan yang mengikat
antara kwartir dengan pihak lain untuk bekerja sama melaksanakan suatu tindakan yang
telah disepakati atau disetujui bersama.
b. Susunan
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 13
1) Kepala
a) Tulisan “NOTA KESEPAHAMAN” ditempatkan di tengah lembar naskah dinas.
b) Nomor dan tahun
c) Tulisan “Tentang”.
d) Nama/Judul Nota Kesepahaman.
2) Isi
a) Hari, tanggal, bulan dan tahun serta tempat pembuatan.
b) Nama, jabatan, NTA, dan alamat pihak-pihak yang terlibat.
c) Objek kesepakatan, hak, dan kewajiban dari masing-masing pihak diupayakan
untuk dirumuskan dalam beberapa Bab serta diuraikan dalam bentuk pasal-pasal
dan ayat-ayat.
d) Sanksi hukum.
e) Penyelesaian perselisihan.
3) Penutup
a) Tulisan “PIHAK ke ……..”. yang membuat perjanjian.
b) Nama jabatan pihak-pihak yang terlibat.
c) Tanda tangan pihak-pihak yang terlibat.
d) Materai.
e) Nama jelas pihak-pihak penandatangan.
f) Jabatan dan NTA atau jabatan, pangkat, dan NIP masing-masing pihak.
g) Stempel masing-masing pihak.
h) Stempel pihak yang lain bila ada.
i ) Saksi-saksi (nama jelas dan tanda tangan).
c. Penandatanganan nota kesepahaman dilaksanakan oleh ketua kwartir dan pimpinan para
pihak yang melakukan kesepakatan
10. Perjanjian Kerjasama
a. Pengertian.
Perjanjian Kerjasama adalah tulisan dinas yang berisi suatu persetujuan yang mengikat
antara kwartir dengan pihak lain untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum
yang telah disepakati atau disetujui bersama.
b. Susunan.
1) Kepala
a) Tulisan “SURAT PERJANJIAN” ditempatkan di tengah lembar naskah dinas.
b) Nomor dan tahun
c) Tulisan “Tentang”.
d) Nama/Judul Surat Perjanjian.
2) Isi
a) Hari, tanggal, bulan, dan tahun serta tempat pembuatan.
b) Nama, Jabatan, NTA, dan alamat pihak-pihak yang terlibat.
c) Objek yang diperjanjikan, hak, dan kewajiban dari masing-masing pihak diupayakan
untuk diuraikan dalam bentuk pasal dan-pasal dan ayat-ayat.
d) Sanksi hukum.
e) Penyelesaian perselisihan.
14 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
3) Penutup
a) Tulisan “PIHAK ke ……..”. yang membuat perjanjian.
b) Nama jabatan pihak-pihak yang terlibat.
c) Tanda tangan pihak-pihak yang terlibat.
d) Materai.
e) Nama jelas pihak-pihak penandatangan.
f) Jabatan dan NTA bagi ketua kwartir atau jabatan, pangkat, NIP bagi pihak Instansi.
g) Stempel jabatan/instansi.
h) Stempel pihak yang lain bila ada.
i ) Saksi-saksi (nama jelas dan tanda tangan).
c. Penandatanganan perjanjian kerjasama dilaksanakan oleh ketua kwartir dan pimpinan para
pihak yang melakukan kerjasama.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 15
BAB IV
TULISAN DINAS YANG BERSIFAT NASKAH/SURAT
Tulisan dinas yang bersifat naskah/surat terdiri dari:
1. Surat Edaran
a. Pengertian.
Surat Edaran adalah tulisan dinas yang berisi pemberitahuan, penjelasan atau petunjuk cara
melaksanakan sesuatu ketentuan yang telah ada, bersifat internal kwartir.
b. Pembuatan
Surat Edaran dibuat oleh kwartir sesuai dengan lingkup tugas, fungsi, wewenang, dan
tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
a) Kop kwartir.
b) Tempat dan tanggal pembuatan surat di sebelah kanan atas.
c) Nomor, klasifikasi, lampiran, perihal di sebelah kiri atas.
d) Kepada (alamat yang dituju)
e) Jika diperlukan dapat ditambah dengan u.p. (untuk perhatian) diikuti nama jabatan
yang dituju.
2) Isi
a) Alinea pembuka,
b) Isi
c) Alinea penutup
3) Penutup
a) Nama jabatan.
b) Tandatangan pejabat.
c) Nama lengkap.
d) Nomor Tanda Anggota (NTA).
e) Stempel kwartir (digunakan sesuai dengan keperluan).
f) Penulisan a) sampai dengan e) sebelah kiri bawah
4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerima (bila diperlukan), ditulis di bawah
penutup
d. Hal yang perlu diperhatikan.
1) Kop surat hanya digunakan pada halaman pertama.
2) Penandatanganan “atas nama” (a.n.) hanya dilakukan sesuai dengan pelimpahan
wewenang yang diberikan oleh pejabat yang berwenang, pejabat pemberi wewenang
diberi tembusan.
3) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom lampiran disebutkan jumlah.
4) Perihal, berisi pokok surat sesingkat mungkin ditulis dengan huruf awal kapital tanpa
diakhiri tanda baca.
5) u.p. (untuk perhatian) digunakan apabila penyelesaiannya dilakukan oleh pejabat atau
staf tertentu di lingkungan penerima surat.
16 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
2. Surat
a. Pengertian
Surat adalah tulisan dinas sebagai alat penyampaian berita yang berisi pemberitahuan,
pernyataan, permintaan jawaban atau usul dan saran kepada berbagai lembaga atau
perorangan.
b. Pembuatan
Surat dibuat oleh kwartir sesuai dengan lingkup tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung
jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
a) Kop kwartir.
b) Tempat dan tanggal pembuatan surat di sebelah kanan atas.
c) Nomor, klasifikasi, lampiran, dan perihal di sebelah kiri atas.
d) Kepada (alamat yang dituju).
e) Jika diperlukan dapat ditambah dengan u.p. diikuti nama jabatan yang dituju.
2) Isi
a) Alinea pembuka.
b) Isi.
c) Alinea penutup.
3) Penutup
a) Nama jabatan
b) Tandatangan pejabat
c) Nama lengkap
d) Nomor Tanda Anggota (NTA)
e) Stempel kwartir (digunakan sesuai dengan keperluan)
f) Penulisan a) sampai dengan e) disebelah kiri bawah
4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerima (bila diperlukan), ditulis di bawah
penutup.
5) Hal yang perlu diperhatikan.
a) Kop surat hanya digunakan pada halaman pertama.
b) Penandatanganan “atas nama” (a.n.) hanya dilakukan sesuai dengan pelimpahan
wewenang yang diberikan oleh pejabat yang berwenang, pejabat pemberi
wewenang diberi tembusan.
c) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom lampiran disebutkan jumlah helai;
d) Perihal, berisi pokok surat sesingkat mungkin ditulis dengan huruf awal kapital
tanpa diakhiri tanda baca.
e) u.p. (untuk perhatian) digunakan apabila penyelesaiannya dilakukan oleh pejabat
atau staf tertentu di lingkungan penerima surat.
3. Surat Keterangan.
a. Pengertian.
Surat keterangan adalah tulisan dinas yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat sebagai
tanda bukti kebenaran sesuatu hal.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 17
b. Susunan.
Surat keterangan terdiri atas:
1) Kepala
a) Kop kwartir.
b) Tulisan “SURAT KETERANGAN” ditulis dengan huruf kapital, ditempatkan dibagian
tengah lembar Naskah.
c) Nomor dan tahun atau dapat menggunakan nomor panjang menurut kebutuhan.
2) Isi
a) Nama dan jabatan yang menerangkan
b) Nama, jabatan, NTA, pekerjaan, alamat (identitas yang diperlukan lainnya) dari
pihak yang diterangkan
c) Maksud keterangan.
3) Penutup
a) Nama tempat
b) Tanggal, bulan, dan tahun
c) Nama jabatan
d) Tandatangan pejabat
e) Nama jelas
f) NTA
g) Stempel kwartir (digunakan sesuai dengan keperluan)
h) Penulisan a) sampai dengan g) disebelah kiri bawah
c. Penandatanganan.
Surat Keterangan ditandatangani oleh ketua kwartir atau dilimpahkan kepada wakil ketua/
sekretaris jenderal/sekretaris atas nama ketua kwartir (a.n.) sesuai dengan wewenang yang
diberikan oleh ketua kwartir. Pejabat pemberi wewenang diberi tembusan.
4. Surat Izin
a. Pengertian
Surat Izin adalah tulisan dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
b. Susunan.
Surat Izin terdiri atas:
1) Kepala
a) Kop kwartir.
b) Tulisan “SURAT IZIN” ditempatkan ditengah lembar atas naskah.
c) Nomor dan tahun ditempatkan dibawah tulisan “SURAT IZIN“.
2) i si
a) Nama dan alamat pemohon.
b) Persetujuan permohonan yang dirumuskan dalam bentuk uraian.
3) Penutup
a) Nama tempat.
b) Tandatangan pejabat.
c) Nama jelas.
18 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
d) NTA.
e) Stempel kwartir (digunakan sesuai dengan keperluan).
f) Penulisan a) sampai dengan e) disebelah kiri bawah.
4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerima (bila diperlukan), ditulis di bawah
penutup
c. Penandatanganan
Surat izin ditandatangani oleh ketua kwartir atau dilimpahkan kepada wakil ketua/sekretaris
jenderal/sekretaris atas nama ketua kwartir (a.n.) sesuai dengan wewenang yang diberikan
oleh ketua kwartir. Pejabat pemberi wewenang diberi tembusan.
5. Surat Perjalanan Dinas
a. Pengertian
Surat Perjalanan Dinas adalah tulisan dinas yang menerangkan seseorang atau beberapa
orang anggota Gerakan Pramuka, melaksanakan perjalanan kedinasan sesuai dengan surat
tugas.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan.
Surat Perjalanan Dinas dibuat dan ditandatangani oleh yang berwenang berdasarkan lingkup
tugas, fungsi, dan tanggungjawab.
c. Surat Perjalanan Dinas dibubuhi tandatangan dan stempel yang berwenang di tempat kita
melaksanakan tugas pada kolom datang di dan kembali dari, setelah melaksanakan tugas,
Surat Perjalanan Dinas diserahkan kepada bagian keuangan.
d. Susunan
1) Kepala
a) Kop kwartir;
b) Tulisan “SURAT PERJALANAN DINAS” menggunakan dengan huruf kapital,
ditempatkan ditengah lembar naskah;
c) Nomor surat berada di bawah tulisan surat perjalanan dinas.
2) Isi
Memuat kolom-kolom: nomor, nama, jabatan, keterangan, dan maksud perjalanan.
3) Penutup
a) Tempat dan tanggal surat tugas.
b) Jabatan yang berwenang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital dan
diakhiri dengan tanda baca koma.
c) Tanda tangan yang berwenang menugaskan.
d) Nama lengkap yang menandatangani.
e) Stempel kwartir (digunakan sesuai dengan keperluan).
f) Penulisan a) sampai dengan e) disebelah kanan bawah.
g) Kolom-kolom yang memuat: tanggal, datang di, stempel/tandatangan, tanggal,
kembali dari, stempel/tandatangan.
6. Surat Kuasa
a. Pengertian.
Surat Kuasa adalah tulisan dinas sebagai alat pemberitahuan dan tanda bukti yang berisi
pemberian mandat atas wewenang dari pejabat kwartir yang memberikan kuasa kepada
pejabat yang diberi kuasa untuk bertindak atas nama pejabat kwartir.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 19
b. Susunan.
1) Kepala
a) Kop kwartir
b) Tulisan “SURAT KUASA” ditempatkan ditengah lembar naskah.
c) Tulisan “Nomor” surat kuasa ditempatkan dibawah tulisan “surat kuasa”.
2) Isi
a) Nama pejabat yang memberi kuasa.
b) Jabatan dan NTA yang memberi kuasa.
c) Tulisan “Memberi Kuasa”.
d) Tulisan “Kepada”.
e) Nama pejabat yang diberi kuasa.
f) Nama jabatan dan NTA.
g) Tulisan “Untuk”.
h) Hal-hal yang menyangkut jenis tugas dan tindakan yang dikuasakan.
3) Penutup
a) Nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan.
b) Nama jabatan pemberi kuasa (disebelah kanan).
c) Tanda tangan pejabat pemberi kuasa.
d) Nama jelas pemberi kuasa (jabatan dan NTA).
e) Stempel kwartir.
f) Nama jabatan yang diberi kuasa (disebelah kiri).
g) Tanda tangan pejabat yang diberi kuasa.
h) Materai.
i ) Nama jelas, jabatan, dan NTA yang diberi kuasa.
7. Surat Pengantar
a. Pengertian.
Surat Pengantar adalah tulisan dinas untuk mengantarkan naskah dinas atau barang.
b. Susunan
1) Kepala
a) Kop kwartir.
b) Nomor, klasifikasi.
c) Tempat, tanggal, bulan dan tahun.
d) Alamat pejabat kwartir/dinas yang dituju.
e) Kata Surat Pengantar.
2) Isi
Memuat kolom-kolom: nomor, isi surat, jumlah, dan keterangan.
3) Penutup
a) Nama jabatan.
b) Tandatangan pejabat.
c) Nama pejabat.
d) NTA.
20 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
e) Stempel kwartir (digunakan sesuai dengan keperluan).
f) Penulisan a) sampai dengan e) disebelah kanan bawah.
4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerima (bila diperlukan), ditulis di bawah
penutup
c. Pendistribusian surat pengantar sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik dalam alamat
tujuan kepada maupun dalam alamat tembusan
8. Undangan
a. Pengertian
Undangan adalah tulisan dinas yang memuat undangan kepada anggota
Gerakan Pramuka atau di luar Gerakan Pramuka untuk menghadiri suatu
acara kedinasan tertentu, misalnya rapat, upacara, pertemuan dan sebagainya.
b. Kewenangan
Kewenangan untuk mengundang ada pada ketua kwartir dan dapat dilimpahkan kepada
wakil ketua/sekretaris jenderal/sekretaris kwartir.
c. Susunan.
1) Kepala
a) Kop kwartir.
b) Undangan.
c) Nomor.
d) Kepada (alamat yang dituju) .
e) Tempat, tanggal, bulan, dan tahun.
2) Isi
a) Alinea pembuka.
b) Isi undangan terdiri atas hari, tanggal, jam, tempat, acara dan pimpinan rapat.
c) Alinea penutup.
3) Penutup
a) Nama jabatan
b) Tandatangan pejabat.
c) Nama pejabat.
d) NTA.
e) Stempel kwartir (digunakan sesuai dengan keperluan).
f) Penulisan a) sampai dengan e) disebelah kiri bawah.
4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerima (bila diperlukan), ditulis di bawah
penutup
9. Nota Dinas
a. Pengertian
Nota adalah tulisan dinas intern yang dibuat oleh pimpinan/andalan/staf dalam melaksanakan
tugas guna penyampaian petunjuk, pemberitahuan, pernyataan atau permintaan dan
lain-lain kepada pihak lain, yang hanya dapat dipergunakan dalam suatu lingkungan terbatas
(misalnya dalam suatu lingkungan internal staf di kwartir).
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 21
b. Cara penomoran nota dinas disusun sebagai berikut:
1) N O T A (nama jenis tulisan).
2) Nomor urut nota.
3) Kode bidang/biro yang mengirimkan.
Contoh : NOTA -28 /E
NOTA : nama jenis tulisan.
28 : nomor urut nota.
E : kode bidang/biro yang mengirim.
c. Nota pejabat kwartir menggunakan kop kwartir sedangkan nota biro tidak menggunakan
kop kwartir.
d. Distribusi sama dengan surat.
e. Bentuk nota pada dasarnya sama dengan bentuk surat namun lebih disederhanakan.
10. Surat Panggilan
a. Pengertian.
Surat Panggilan adalah tulisan dinas yang dipergunakan untuk memanggil pengurus kwartir,
badan pelaksana atau perorangan, guna diminta keterangan mengenai sesuatu permasalahan/
persoalan.
b. Susunan.
1) Kepala
a) Kop kwartir.
b) Tempat dan tanggal pembuatan surat di sebelah kanan atas.
c) Nomor, klasifikasi, lampiran, perihal di sebelah kiri atas.
d) Kepada (alamat yang dituju).
e) Jika diperlukan dapat ditambah dengan u.p. diikuti nama jabatan yang dituju.
2) Isi
a) Hari, tanggal, jam, tempat, menghadap kepada, alamat pemanggil.
b) Maksud surat panggilan tersebut.
3) Penutup
a) Nama jabatan.
b) Tandatangan pejabat.
c) Nama pejabat.
d) NTA.
e) Stempel kwartir (digunakan sesuai dengan keperluan).
f) Penulisan a) sampai dengan e) disebelah kiri bawah.
4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerima (bila diperlukan), ditulis di bawah
penutup
11. Surat Rekomendasi
a. Pengertian.
Surat Rekomendasi adalah tulisan dinas yang berisikan keterangan/penjelasan untuk
mendukung sesuatu hal yang ada hubungannya dengan kebijakan pimpinan.
22 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
b. Susunan.
1) Kepala
a) Tulisan “REKOMENDASI“ menggunakan huruf kapital ditempatkan ditengahtengah
isi naskah.
b) Nomor dan tahun ditempatkan dibawah tulisan “Rekomendasi“
c) Tulisan “Tentang“ menggunakan huruf kapital ditempatkan di bawah tulisan
rekomendasi.
d) Nama/judul rekomendasi.
2) Isi
a) Alinea pembuka.
b) Isi.
c) Alinea penutup.
3) Penutup
a) Nama jabatan.
b) Tandatangan pejabat.
c) Nama pejabat.
d) NTA.
e) Stempel kwartir (digunakan sesuai dengan keperluan).
f) Penulisan a) sampai dengan e) disebelah kiri bawah.
4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerima (bila diperlukan), ditulis di bawah
penutup.
12. Lembar disposisi
a. Pengertian.
Lembar Disposisi adalah tulisan dinas sebagai alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada
pimpinan/staf yang berisi informasi atau perintah.
b. Susunan.
1) Kepala
a) Tulisan “LEMBAR DISPOSISI”.
b) Surat dari.
c) Nomor surat.
d) Tanggal surat.
e) Perihal.
f) Diterima tanggal.
g) Nomor agenda.
h) Sifat.
i ) Diteruskan kepada.
j) Catatan.
2) Isi disposisi
Dirumuskan dalam bentuk uraian yang penulisannya ditempatkan pada kolom satu
lembar disposisi.
3) Paraf dan tanggal penulisan disposisi ditempatkan pada kolom dua dan kolom tiga
lembar disposisi.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 23
13. Telaahan Staf
a. Pengertian.
Telaahan Staf adalah tulisan dinas yang dibuat oleh staf yang memuat analisis pertimbangan,
pendapat dan saran-saran tentang sesuatu masalah/persoalan.
b. Susunan
1) Kepala
a) Tulisan “TELAAHAN STAF” menggunakan huruf kapital ditempatkan di tengah
lembar naskah.
b) Pejabat/alamat yang dituju.
c) Staf yang mengirim.
d) Tanggal, nomor, klasifikasi, lampiran, dan perihal.
2) Isi
a) Pokok persoalan.
b) Pra anggapan.
c) Fakta dan data yang berpengaruh terhadap persoalan.
d) Pembahasan/analisis.
e) Kesimpulan.
f) Saran tindaklanjut.
3) Penutup
a) Nama jabatan
b) Tandatangan pejabat
c) Nama pejabat
d) NTA.
e) Stempel kwartir (digunakan sesuai dengan keperluan).
f) Penulisan a) sampai dengan e) disebelah kiri bawah.
4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerima (bila diperlukan), ditulis di bawah
penutup
14. Pengumuman
a. Pengertian
Pengumuman adalah tulisan dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada
semua pegawai kwartir atau perorangan dan golongan di dalam atau di luar kwartir.
b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan.
Pengumunan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang mengumumkan atau pejabat
yang ditunjuk.
c. Susunan.
1) Kepala
a) Kop kwartir.
b) Tulisan “PENGUMUMAN” menggunakan huruf kapital serta NOMOR pengumuman
di bawahnya.
c) Tulisan “TENTANG” dicantumkan di bawah tulisan “pengumuman” menggunakan
huruf kapital;
d) Rumusan “JUDUL PENGUMUMAN” ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah
“tentang”.
24 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
2) Isi
a) Memuat alasan tentang perlunya dibuat pengumuman.
b) Memuat peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman.
c) Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.
3) Penutup
a) Tempat dan tanggal.
b) Nama jabatan.
c) Tandatangan pejabat.
d) Nama pejabat.
e) NTA.
f) Stempel kwartir (digunakan sesuai dengan keperluan).
g) Penulisan a) sampai dengan f) disebelah kiri bawah.
4) Hal yang perlu diperhatikan
a) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/
golongan tertentu.
b) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat cara pelaksanaan
teknis suatu peraturan.
15. Laporan
a. Pengertian.
Laporan adalah tulisan dinas yang berisi pemberitahuan atau pertanggungjawaban yang
disusun secara lengkap, sistematis, dan kronologis tentang tugas yang telah dilaksanakan.
b. Laporan terbagi dalam dua macam yaitu:
1) Laporan berkala, terdiri dari:
a) tahunan
b) setengah tahunan
c) triwulan
d) bulanan
2) Laporan khusus: laporan yang dibuat secara insidental sesuai kebutuhan.
c. Susunan
1) Kepala
Nama judul laporan.
2) Isi
a) Isi laporan dirumuskan dalam bentuk uraian.
b) Sistematika laporan terdiri dari:
i . Pendahuluan; memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup
dan sistimatika laporan;
ii . Materi laporan; memuat tentang kegiatan yang dilaporkan, hasil pelaksanaan
kegiatan, hambatan-hambatan yang dihadapi dan lain-lain;
iii . Kesimpulan dan saran; memuat rangkaian pelaksanaan tugas dan saran-saran
sebagai bahan pertimbangan.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 25
3) Penutup
a) Penulisan kaki disebelah kiri bawah.
b) Tempat dan tanggal.
c) Nama jabatan.
d) Nama pelapor.
e) Tandatangan pelapor.
f) NTA.
g) Stempel kwartir (digunakan sesuai dengan keperluan).
h) Penulisan a) sampai dengan g) disebelah kiri bawah.
4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerima (bila diperlukan), ditulis di bawah
penutup.
16. Surat Telegram
a. Pengertian.
Telegram adalah tulisan dinas yang berisi berita singkat dan jelas yang harus disampaikan
dengan cepat, yang dikirim melalui telekomunikasi elektronik.
b. Susunan
1) Kepala
a) Pejabat yang mengirim berita.
b) Pejabat/alamat yang dituju.
c) Tembusan.
2) Isi
a) Klasifikasi.
b) Nomor.
c) Uraian isi berita dirumuskan dalam kalimat singkat dan jelas.
d) Tanggal, bulan, dan tahun.
3) Penutup
a) Tanggal waktu pembuatan ditulis disebelah kiri bawah.
b) Kolom terdiri dari pengirim (nama, catatan, tandatangan), nomor kode, waktu
(terima, kirim), paraf operator.
c) Nama pejabat yang mengirim.
d) Nama jabatan yang mengirim.
e) Tandatangan pejabat yang mengirim.
17. Berita Acara
a. Pengertian.
Berita acara adalah tulisan dinas yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas
sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain.
b. Susunan
1) Kepala
a) Kop kwartir.
b) Tulisan “BERITA ACARA” ditempatkan ditengah lembar naskah.
c) Nomor berita acara.
d) nama berita acara.
26 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
2) Isi
a) Tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun.
b) Nama, jabatan, NTA, dan alamat.
c) Permasalahan pokok.
d) Tulisan “demikian berita acara ini dibuat dalam rangkap ……untuk dipergunakan
sebagaimana mestinya”.
3) Penutup
a) Tulisan pihak pertama ditulis disebelah kanan dan pihak kedua disebelah kiri.
b) Tandatangan pihak yang terlibat dalam berita acara.
c) Nama jelas pihak yang terlibat dalam berita acara.
d) Stempel kwartir/instansi.
e) Tulisan “Disaksikan” ditulis di tengah dan di bawah tandatangan pihak pertama
dan pihak kedua.
f) Nama jelas, jabatan, dan NTA.
g) Tandatangan yang menyaksikan.
18. Notulen
a. Pengertian.
Notulen adalah tulisan dinas yang memuat catatan tentang kegiatan dan materi rapat.
b. Susunan
1) Kepala
a) Tulisan “NOTULEN” ditempatkan ditengah lembar naskah.
b) Nama rapat.
c) Hari, tanggal.
d) Jam rapat.
e) Tempat.
f) Acara.
g) Pimpinan rapat.
h) Pencatat.
i ) Peserta rapat
i . peserta hadir.
ii . peserta tidak hadir.
2) Isi
a) Kata pembukaan pimpinan rapat.
b) Pembahasan materi dari peserta rapat.
c) Keputusan/kesimpulan.
d) Kata penutup pimpinan rapat.
3) Penutup
a) Nama pencatat (disebelah kanan).
b) Tandatangan.
c) Nama pejabat yang bertanggungjawab (disebelah kiri).
d) Tandatangan.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 27
19. Daftar Hadir
a. Pengertian.
Daftar Hadir adalah tulisan dinas yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui
kehadiran seseorang.
b. Daftar hadir terdiri atas:
1) Daftar hadir yang didalamnya sudah dicantumkan nama-nama orang yang akan
hadir.
2) Daftar hadir yang didalamnya belum dicantumkan nama-nama orang yang akan
hadir.
c. Daftar hadir dirumuskan dalam dua bentuk:
1) Daftar hadir untuk keperluan rapat/sidang.
2) Daftar hadir untuk masuk dan keperluan kerja.
d. Susunan.
1) Kepala
a) Tulisan “DAFTAR HADIR“ menggunakan huruf kapital ditempatkan ditengahtengah
lembar naskah.
b) Tempat, hari, tanggal, jam, dan acara ditulis di bawah tulisan daftar hadir sebelah
kanan.
2) Isi
a) Kolom nomor urut.
b) Kolom nama.
c) Kolom jabatan.
d) Kolom nomor telpon/handphone.
e) Kolom tandatangan/paraf.
f) Untuk daftar hadir masuk kantor (kerja) dilengkapi dengan kolom tanggal dalam
satu bulan yang terbagi atas kolom paraf masuk pagi dan siang.
3) Penutup
a) Penulisan kaki disebelah kiri bawah.
b) Nama tempat.
c) Tanggal, bulan, dan tahun.
d) Nama jabatan penanggungjawab (pejabat yang bertanggungjawab atas kegiatan
dimaksud).
e) Tandatangan pejabat penanggung jawab.
f) Nama, pejabat penanggung jawab.
e. Penandatanganan.
1) Daftar hadir masuk kantor dibuat di atas kertas ukuran A4/F4, menggunakan kop kwartir
yang bersangkutan.
2) Daftar hadir untuk rapat/sidang dibuat di atas kertas ukuran A4/F4, menggunakan kop
kwartir yang bersangkutan.
3) Daftar hadir ditandatangani oleh pejabat penanggung jawab.
28 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
20. Piagam
a. Pengertian.
Piagam adalah tulisan dinas yang menyatakan penghargaan atas prestasi yang telah dicapai
atau keikutsertaan dalam suatu kegiatan.
b. Susunan
1) Kepala
a) Lambang Gerakan Pramuka ditempatkan ditengah-tengah naskah.
b) Tulisan “KWARTIR…GERAKAN PRAMUKA” ditulis dengan huruf kapital di bawah
lambang Gerakan Pramuka.
c) Tulisan “PIAGAM PENGHARGAAN” ditempatkan ditengah lembar naskah.
d) Tulisan “Nomor” ditulis di bawah tulisan piagam penghargaan.
2) Isi
a) Pejabat yang memberikan penghargaan.
b) Uraian: dengan ini memberikan penghargaan kepada.
c) Nama yang diberi penghargaan (dapat dilengkapi dengan tempat/tanggal lahir,
jabatan dan identitas lain).
d) Uraian kegiatan yang telah diikuti termasuk waktu kegiatan dan tempat atau
prestasi keteladanan yang telah dicapai atau diwujudkan.
3) Penutup
a) Tempat, tanggal, bulan dan tahun.
b) Nama jabatan
c) Tanda tangan.
d) Nama jelas.
e) Stempel kwartir.
(penandatanganan dapat dilakukan oleh satu atau dua pejabat)
21. Sertifikat/Ijazah
a. Pengertian.
Sertifikat/Ijazah adalah tulisan dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah mengikuti
kursus atau pelatihan.
b. Susunan
1) Kepala
a) Lambang Gerakan Pramuka ditempatkan ditengah-tengah naskah.
b) Tulisan “KWARTIR … GERAKAN PRAMUKA” ditulis dengan huruf kapital di bawah
lambang Gerakan Pramuka.
c) Tulisan “SERTIFIKAT/IJAZAH” di bawah tulisan kwartir Gerakan Pramuka.
d) Tulisan “Nomor” ditulis di bawah tulisan sertifikat/ijazah.
2) Isi
a) Uraian berisikan lembaga yang memberikan sertifikat/ijazah.
b) Nama, tempat/tanggal lahir, NTA, jabatan dan kwartir/instans.
c) Mengikuti jenis pendidikan dan pelatihan.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 29
3) Penutup
a) Dibagian sebelah kanan
(1) Tempat, tanggal, bulan, dan tahun.
(2) Nama jabatan Ka Pusdiklat.
(3) Tanda tangan.
(4) Nama jelas.
(5) NTA.
b) Dibagian sebelah kiri
(1) Nama jabatan Ka Kwartir.
(2) Tanda tangan.
(3) Nama jelas.
(4) NTA.
c) Dibagian tengah.
Foto Peserta.
d) Dibagian belakang
(1) Materi kursus dan jam pelajaran/pelatihan.
(2) Tempat, tanggal, bulan dan tahun.
(3) Pimpinan Kursus/Pelatihan.
(4) Tanda tangan.
(5) Nama jelas.
(6) NTA.
30 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
BAB V
SURAT-MENYURAT, PEMBUKUAN SURAT MASUK/KELUAR,
DAN KLASIFIKASI
1. Surat-menyurat
a. Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita/informasi baik tertulis maupun
lisan yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan
yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan, kekurangan-kekurangan,
atau perubahan-perubahan.
b. Dengan pengendalian arus berita/informasi dimaksud, pengarahan atau penjurusan semua
kegiatan secara efisien untuk mencapai sasaran yaitu:
1) Terhadap berita/informasi masuk, agar dalam waktu secepat mungkin dapat diambil
suatu keputusan kebijakan yang tepat.
2) Terhadap berita/informasi keluar, selain dalam pembuatannya dipenuhi ketentuanketentuan
atau syarat-syarat yang telah ditetapkan, agar semua berita disampaikan
kepada yang berkepentingan dalam waktu sesuai dengan tingkat kecepatan.
c. Surat-menyurat dibagi dalam 2 macam yaitu:
1) Surat masuk, ialah naskah atau berita/informasi yang diterima dari kwartir atau
organisasi lain, yang penerimaannya dipusatkan di Tata Usaha/Sekretariat atau bagian
lain yang diberi wewenang untuk tugas ini.
2) Surat keluar, ialah semua naskah yang dikirimkan kepada kwartir atau organisasi lain,
yang setiap konsep untuk diajukan kepada Ketua Kwartir disalurkan melalui Sekretaris
Kwartir, biro atau pimpinan yang diberi wewenang meneliti.
d. Urutan kegiatan penyelesaian surat masuk dan surat keluar adalah sebagai berikut:
1) Surat masuk.
a) Pemilahan surat-surat masuk didasarkan kepada derajat.
b) Yang berklasifikasi (sifat) Rahasia dan Terbatas diteruskan dalam keadaan sampul
masih tertutup kepada Sekretaris Kwartir, Kepala Biro atau Pimpinan Kwartir yang
yang ditunjuk, dan selanjutnya diserahkan langsung kepada yang berkepentingan.
c) Yang berklasifikasi Biasa segera dibuka sampulnya dan diteruskan kepada bagian
pencatatan.
d) Pencatatan, Distribusi dan Penyimpanan.
(1) Semua berita masuk diadakan pencatatan sesuai dengan sifat masingmasing
di dalam:
(a) Buku Agenda Umum, untuk pencatatan berita/informasi masuk yang
berklasifikasi Biasa.
(b) Buku Agenda Rahasia, untuk mencatat berita/informasi masuk yang
berklasifikasi Rahasia, Terbatas.
(2) Penilaian serta penyelesaian selanjutnya disesuaikan dengan ketentuanketentuan
sebagai berikut:
(a) Yang memerlukan penggolongan lebih lanjut sehingga memerlukan
penyelesaian melalui proses yang panjang harus mendapatkan perhatian
khusus penyimpanannya.
(b) Yang tidak memerlukan pengolahan lebih lanjut dan tidak memerlukan
penyelesaian melalui proses yang panjang, penyimpanannya melalui
prosedur pengurusan arsip yang biasa.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 31
(3) Distribusi atau peredaran berita-berita masuk yang memerlukan pengolahan
lebih lanjut disesuaikan dengan ketentuan-ketentuan.
(4) Penyimpanan surat-surat masuk dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan
dalam pedoman pengurusan arsip.
2) Surat Keluar.
a) Semua konsep surat keluar dapat dibuat:
(1) Atas dasar kebijakan pimpinan.
(2) Sebagai reaksi atas sesuatu aksi.
(3) Sebagai konsep baru.
b) Pembuatan konsep dilakukan oleh Pimpinan Kwartir yang bersangkutan sesuai
dengan prosedur kerja yang berlaku di kwartir-kwartir.
c) Penyelesaian selanjutnya dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan tersebut
dalam sistem naskah dinas.
d) Diadakan pencatatan, distribusi dan penyimpanan.
(1) Kegiatan pencatatan meliputi:
(a) Semua surat keluar diadakan pencatatan sesuai dengan sifat masingmasing.
i . Buku Verbal Umum, untuk mencatat surat-surat keluar yang
berklasifikasi Biasa.
ii . Buku Verbal Rahasia, untuk mencatat surat-surat keluar yang
berklasifikasi Rahasia, dan Terbatas.
(b) Tanda tangan dan cap atau stempel.
Penandatanganan surat-surat ke luar berlaku ketentuan-ketentuan yang
tercantum pada pedoman tulisan, sedangkan penggunaan cap atau
stempel disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku di kwartir.
(2) Distribusi pengiriman surat-surat keluar diatur sebagai berikut:
(a) Surat-surat keluar yang sudah dicatat dimasukkan ke dalam sampul.
(b) Pada sampul surat-surat keluar yang berklasifikasi biasa dicantumkan
alamat lengkap, nomor surat dan cap yang berlaku di lingkungan kwartirkwartir.
(c) Pada sampul surat-surat keluar yang berklasifikasi Rahasia, dan Terbatas,
di samping penulisannya seperti tersebut pada huruf b di atas dibubuhi
cap klasifikasi dari pada surat tersebut, selanjutnya di cap/stempel dan
dimasukkan ke dalam sampul kedua.
(d) Pada sampul kedua hanya ditulis alamat lengkap, nomor surat, cap
yang berlaku di lingkungan kwartir masing-masing dan cap derajat.
(e) Semua surat keluar yang sudah lengkap untuk dikirimkan dicatat dalam
buku ekspedisi.
(f) Pelaksanaan pengiriman surat-surat keluar dapat dilakukan oleh kurir/
petugas pos, sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam
pedoman penyampaian berita.
(g) Pelaksanaan pengiriman surat-surat keluar dapat dilakukan dengan
perantaraan caraka/petugas khusus untuk hal-hal yang khusus.
32 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
(3) Penyimpanan.
Semua arsip surat-surat keluar harus disimpan tersusun dengan baik dan rapi,
dimasukkan ke dalam berkas yang sudah ditentukan, menurut ketentuanketentuan
yang berlaku dalam pedoman sistem tulisan-tulisan dan pedoman
pengurusan arsip.
2. Pembukuan Surat Masuk/Keluar
a. Surat Masuk.
1) Surat-surat yang masuk dicatat di dalam buku disebut Buku Agenda memuat catatancatatan
sebagai berikut:
a) Tanggal.
b) Nomor agenda.
c) Nomor dan tanggal surat masuk
d) Lampiran.
e) Alamat pengirim (terima dari).
f) Petunjuk pada nomor yang lalu.
g) Perihal surat masuk (isi).
h) Petunjuk pada nomor berikutnya.
i ) Keterangan.
2) Buku agenda dibuat sesuai dengan kebutuhan, tiap-tiap tingkat klasifikasi (sifat) masingmasing
satu buku sebagai berikut:
a) Buku Agenda Rahasia dan Terbatas (R/T).
b) Buku Agenda Biasa (B).
3) Dalam rangka pengendalian suat-surat masuk, sehingga memudahkan penyajian
kembali, di samping buku agenda tersebut dibuat pula buku kontrol agenda.
4) Buku kontrol agenda berfungsi mengawasi surat-surat masuk yang harus diteruskan
atau yang diterima ke lain fihak atau disimpan, memuat dua kolom yaitu:
a) Nomor.
Kolom ini diisi nomor urut mulai nomor 1 s.d nomor terakhir dari setiap tahun.
b) Keterangan.
Pada kolom keterangan, diisi kemana surat itu diteruskan dan dijelaskan dengan
penyerahannya.
b. Surat Keluar
1) Surat-surat yang keluar dicatat di dalam buku yang disebut Buku Verbal, yaitu memuat
catatan sebagai berikut:
a) Tanggal.
b) Nomor surat.
c) Lampiran.
d) Kepada.
e) Petunjuk pada nomor yang lalu.
f) Perihal.
g) Petunjuk pada nomor berikutnya.
h) Keterangan.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 33
2) Buku verbal ini dibuat sesuai dengan kebutuhan, tiap-tiap tingkat klasifikasi masingmasing
satu buku sebagai berikut:
a) Buku Verbal Rahasia dan Terbatas (R/T).
b) Buku Verbal Biasa (B).
3) Di samping buku verbal tersebut, dibuat pula buku kontrol verbal.
4) Maksud buku kontrol verbal ini pada pokoknya untuk mengontrol apakah yang
dilakukan diisi sama dengan kontrol agenda, tetapi ada ketentuan-ketentuan yaitu
harus diteliti apakah surat yang akan dikirim itu telah lengkap tentang:
a) Nomor.
b) Tanggal.
c) Alamat.
d) Klasifikasi.
e) Tanda tangan.
f) Stempel kwartir.
g) Lampiran.
h) Jumlahnya telah sesuai dengan alamat-alamat dan tembusan-tembusan.
5) Buku Kontrol Verbal memuat kolom-kolom yang disusun sebagai berikut:
a) Tanggal.
b) Nomor Verbal.
c) Kepada.
d) Lampiran.
e) Tembusan.
f) Keterangan.
c. Disamping kedua buku tersebut di atas, apabila dipandang perlu, dibuat Buku Klapper yang
disusun secara abjad (alphabetis), yaitu setiap huruf merupakan persoalan.
d. Setiap surat masuk/keluar yang diambil untuk penyelesaian atau digabungkan dengan suratsurat
yang ada kaitannya dengan masalah surat yang bersangkutan dibuat Bon Peminjaman
Agenda dan Verbal sebagai pembuktian yaitu:
1) Merupakan pertanggung jawaban bagian arsip, bahwa surat masuk/keluar dipinjam/
digabung dengan surat lain.
2) Pada bon peminjaman ditulis dikolom yang telah ditentukan untuk itu.
3) Bon peminjaman disimpan pada bundel surat yang bersangkutan sebagai bukti e. Ekspedisi.
1) Pada buku-buku ekspedisi dicatat semua surat yang dikirim baik yang dikirimkan
kepada alamat-alamat antara pejabat di lingkungan kwartir, maupun yang keluar yang
melalui Petugas/Kurir Kwartir untuk dikirimkan melalui Pos.
2) Pengawasan tentang waktu dan cara pengiriman harus dilakukan dengan teliti dan
terus menerus.
3) Untuk tertibnya agar diadakan tabel waktu untuk petugas.
3. Klasifikasi
a. Klasifikasi dalam surat menyurat dimaksudkan untuk menentukan tingkat keamanan
daripada isi berita/informasi.
34 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
b. Penentuan surat, naskah, dan dokumen untuk digolongkan dalam tingkatan klasifikasi,
berlaku ketentuan yang ada di kwartir-kwartir Gerakan Pramuka.
c. Klasifikasi dimaksud terdiri atas 3 tingkatan yaitu:
1) Rahasia.
2) Terbatas.
3) Biasa.
d. Pengertian tingkatan klasifikasi, sebagai berikut:
1) Rahasia mempunyai arti bahwa berita itu membutuhkan pengamanan tinggi karena
erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh
pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
2) Terbatas mempunyai arti bahwa berita itu membutuhkan pengamanan karena erat
hubungannya dengan tugas khusus kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh
pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
3) Biasa mempunyai arti bahwa berita itu tidak memerlukan pengamanan.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 35
BAB VI
SARANA SURAT MENYURAT
Sarana surat-menyurat adalah alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk:
1. Kertas yang digunakan A4/F4 maksimal 70 gram
2. Penggunaan kertas A4/F4 di atas 70 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah yang
mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama.
3. Penyediaan surat berlogo Gerakan Pramuka dicetak di atas kertas 70 gram.
4. Selain kertas A4/F4 untuk kepentingan tertentu surat menyurat dapat pula menggunakan kertas
dengan ukuran berikut:
a. A3 Kuarto ganda (297 x 420 mm)
b. A5 Setengah kuarto (210 x 148 mm)
c. Folio Ganda (420 x 330 mm)
5. Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi kwartir menggunakan bentuk huruf:
a. Arial 11 atau 12;
b. Times New Roman 12;
c. Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan.
6. Kop Surat
Kop surat mengidentifikasikan nama/identitas kwartir, yang terdiri dari dua macam.
a. Kop surat dinas pengaturan
1) Kertas dengan kop surat nama kwartir hanya digunakan untuk surat yang ditandatangani
oleh pimpinan kwartir.yang bersangkutan atau pejabat lain yang ditunjuk oleh pimpinan
kwartir.
2) Kop surat menggunakan lambang/logo Gerakan Pramuka yang diletakkan di tengah
atas
3) Ukuran lambang/logo Gerakan Pramuka dengan tinggi 1.7 cm lebar 0.7 cm
4) Nama kwartir menggunakan huruf kapital, jenis huruf times new roman, ukuran 12-14
atau disesuaikan dengan ukuran kertas
b. Kop surat tulisan dinas
1) Kertas dengan kop surat nama kwartir hanya digunakan untuk surat yang ditandatangani
oleh pimpinan kwartir.yang bersangkutan atau pejabat lain yang ditunjuk oleh pimpinan
kwartir.
2) Kop Surat Kwartir menggunakan lambang/logo Gerakan Pramuka yang diletakkan
di sudut kiri atas dan lambang/logo WOSM yang diletakkan di sudut kanan atas dilihat
dari pandangan pembaca, nama kwartir ditulis diantara dua lambang/logo tersebut
maksimal dua baris.
3) Perbandingan ukuran lambang/logo dan huruf yang digunakan hendaknya serasi sesuai
dengan ukuran kertas.
4) Nama kwartir menggunakan jenis huruf arial ukuran 18-22 atau disesuaikan dengan
ukuran kertas.
5) Alamat kwartir mengunakan jenis huruf arial ukuran 11-12
36 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
BAB VII
PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, RALAT
DAN BENTUK TULISAN DINAS
1. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan dan Ralat
a. Perubahan.
Mengubah sebagian dari isi suatu tulisan dinas yang dipandang perlu diadakan
penambahan atau pengurangan, maka untuk ini sesuatu perubahan harus dibedakan dengan
ralat yang hanya membetulkan kesalahan kecil (kesalahan mengetik).
b. Pencabutan.
Pernyataan tidak berlaku lagi suatu tulisan dinas terhitung mulai saat ditentukan dalam
pencabutan tersebut.
c. Pembatalan.
Pernyataan bahwa suatu tulisan dinas dianggap tidak pernah dikeluarkan.
d. Ralat.
Mengubah suatu tulisan dinas yang sifatnya kekeliruan kecil/redaksional, umpamanya saja
hanya salah mengetik untuk diadakan pembetulan.
e. Tata cara untuk mengubah, mencabut, membatalkan, dan meralat diatur sebagai berikut:
1) Tulisan dinas yang bersifat mengatur, diubah, dicabut, dibatalkan, diralat dengan
tulisan dinas yang sama.
2) Tulisan dinas yang bersifat naskah/surat, dapat diubah, dicabut, dibatalkan dan diralat
dengan surat biasa (tidak perlu sama jenisnya).
3) Tulisan dinas yang menentukan perubahan, pencabutan, pembatalan dikeluarkan oleh
pimpinan kwartir yang semula mengeluarkan tulisan dinas tersebut atau pimpinan
kwartir yang lebih tinggi kedudukannya.
4) Meralat/mengubah yang sifatnya kekeliruan kecil (salah mengetik) dapat diralat oleh
Sekretaris Pelaksana (Seslak) atau Sekretaris Kwartir.
2. Bentuk Tulisan Dinas
a. Ukuran kertas yang digunakan untuk tulisan dinas dalam lingkungan kwartir Gerakan
Pramuka adalah sebagai berikut:
1) Kertas folio (F4).
2) Kertas kwarto (A4).
Untuk keseragaman semua bentuk tulisan dinas di lingkungan Gerakan Pramuka agar
menggunakan kertas ukuran A4.
b. Bentuk tulisan dinas di lingkungan kwartir Gerakan Pramuka diatur seperti contoh-contoh
pada lampiran Petunjuk Penyelenggaraan ini.
c. Bentuk tulisan dinas dengan menggunakan kertas folio dimaksudkan hanya untuk daftar/
tabel yang memerlukan kertas berukuran lebih dari A4.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 37
BAB VIII
PENYAMPAIAN SURAT-SURAT/BERITA
1. Struktur dan area
a. Stuktur.
Penyampaian surat/informasi disesuaikan dengan maksud dan tujuan, struktur penyampaian
berita mencakup:
1) Penyampaian surat/informasi secara vertikal, yaitu arus penyampaian dari atas ke
bawah atau sebaliknya.
2) Penyampaian surat/informasi secara horisontal, yaitu arus penyampaian sama (antar
pejabat di lingkungan kwartir).
b. Area.
Jarak yang harus ditempuh pada proses penyampaian berita pada garis besarnya dapat
dibagi dalam 4 (empat) area.
1) Lokal, yaitu penyampaian dalam area lokal meliputi:
a) Penyampaian informasi intern, yaitu penyampaian surat/informasi dan pejabat yang
satu kepada pejabat yang lain dalam satu kwartir.
b) Penyampaian surat/berita antar kwarcab, dalam satu daerah.
2) Insuler, yaitu penyampaian surat/informasi dalam area insuler, penyampaian surat/
i nformasi dari satu tempat ke tempat yang lain dalam satu pulau.
3) Interinsuler, yaitu penyampaian surat/informasi dari satu pulau ke pulau yang lain.
4) Internasional, yaitu penyampaian surat/informasi ke luar negeri.
2. Sarana/Media
a. Dengan adanya faktor jarak dan area, agar surat/informasi dari sipengirim dapat diterima
dengan baik oleh sipenerima, perlu adanya sarana/media yang berfungsi sebagai perantara
dalam penyampaian surat/informasi tersebut.
b. Di lingkungan kwartir Gerakan Pramuka sarana/media yang digunakan pada umumnya:
1) Petugas/caraka
2) Jasa Pengiriman
a) PT. Pos Indonesia
b) PT. Telkom
c) Ekspedisi
3) Elektronika
a) Telepon
b) Telex
c) Faksimili
d) E-mail
4) Alat Audio Visual.
a) Televisi
b) Naskah presentasi (slide presentasi)
c) Komputer
d) LCD Proyektor
38 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
e) Cakram CD/VCD/DVD
f) dan lain-lain.
c. Pada prinsipnya setiap penyampaian surat/informasi harus menempuh jalan yang efektif
dengan selalu memperhatikan faktor-faktor:
1) Hemat (ekonomis)
2) Cepat (waktu yang singkat)
3) Mudah (dengan apa/dimana saja)
4) Tepat (alamat tujuan)
5) Aman (terjamin keamanannya)
d. Perlengkapan petugas/caraka yang harus dimiliki sebagai berikut:
1) Tas yang dapat dikunci/ditutup rapat, sehingga tidak mudah dicuri dan tahan
cuaca.
2) Kendaraan.
3) Buku/formulir:
a) Buku penerima surat-surat, untuk mencatat surat/berita yang dikirim.
b) Buku Agenda Surat Pengantar, untuk mencatat pemberian nomor surat
pengantar, sebagai tanda bukti penyerahan surat-surat.
c) Formulir penerimaan surat (tanda terima)
d) Ikhtisar surat, untuk mencatat jumlah semua surat/berita dalam tiap-tiap
bulan.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 39
BAB IX
PENGURUSAN ARSIP
1. Pelaksanaan Kegiatan Pengurusan Arsip
a. Pengurusan arsip di kwartir-kwartir dilaksanakan oleh sekretaris kwartir, kepala biro
umum atau pimpinan-pimpinan kwartir yang ada kaitannya dengan surat-menyurat dengan
memperhatikan prinsip pokok tata kearsipan sebagai berikut:
1) Arsip yang bernilai harus tersimpan dan yang tidak bernilai harus dihapus/
dimusnahkan.
2) Arsip harus dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
3) Arsip harus dapat dijadikan sebagai bahan bukti.
4) Arsip harus aman dari kerusakan yang ditimbulkan oleh alam, hewan dan manusia,
baik fisik maupun isinya.
b. Pelaksanaan penyimpanan arsip di kwartir diatur dalam 3 (tiga) sistem sebagai berikut:
1) Menurut waktu.
Dalam sistem ini yang menonjol adalah tahun pengeluaran dari tiap-tiap jenis tulisan,
misalnya:
a) Keputusan
b) Surat Keputusan.
c) Surat Tugas.
d) Surat-surat lainnya.
2) Menurut persoalan.
Dalam sistem ini pelaksanaannya disusun menurut permasalahan, misalnya:
a) Organisasi dan Manajemen
b) Perencanaan dan Pengembangan
c) Pendidikan dan Pelatihan
d) Kegiatan Kepramukaan
e) Hubungan Luar Negeri
f) Hubungan Masyarakat
g) Dana dan Keuangan
h) Masalah-masalah khusus.
3) Campuran.
Yang dimaksudkan dalam sistem ini adalah arsip yang tergolong tulisan-tulisan yang
bersifat naskah/surat:
a) Laporan.
b) Surat.
c) Nota
d) Telegram dll.
40 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
c. Masing-masing sistem tersebut di atas agar disesuaikan dengan kebutuhan dalam
penggunaannya.
1) Pelaksanaan pengurusan arsip ini dilakukan oleh Bagian Tata Usaha dengan melalui
proses sebagai berikut:
a) Pencatatan.
b) Penyimpanan.
c) Pemeliharaan.
d) Penyajian kembali.
e) Penilaian.
f) Pemusnahan.
g) Penyaluran.
2) Klasifikasi arsip.
Penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan klasifikasi berkode.
Contoh:
Nomor Kode Arsip Macam Arsip Keterangan
1 01 Surat Keluar
2 02/C Surat Masuk Pembinaan anggota dewasa
3 03 Surat Tugas
Setiap kwartir mengatur klasifikasi arsipnya sesuai dengan kepentingan dan
kemampuannya masing-masing.
2. Pencatatan
a. Semua surat/tulisan yang diterima sebagai arsip, dicatat dalam buku agenda yang memuat
kolom-kolom:
1) Nomor urut.
2) Tanggal penerimaan.
3) Diterima dari siapa.
4) Nomor naskah dinas.
5) Tanggal surat/tulisan naskah dinas.
6) Petunjuk arsip (menunjukkan sistem penyimpanan arsip).
b. Untuk pencatatan tersebut diperlukan 2 macam buku agenda arsip yang dipergunakan:
1) Naskah dinas yang diklasifikasikan biasa.
2) Naskah dinas yang diklasifikasikan rahasia dan terbatas.
3. Penyimpanan
a. Semua jenis tulisan penyimpanan dimasukkan dalam map jepitan besar (ordner).
b. Susunan penyimpanan arsip dalam ordner diatur sebagai berikut:
1) Naskah dinas keluar, memuat urutan nomor dan tanggal dari naskah dinas yang
bersangkutan.
2) Naskah dinas masuk diatur sesuai dengan nomor urut agenda arsip.
c. Tiap-tiap ordner pada sebelah luar dapat diberi judul, tahun atau nomor kode sesuai dengan
apa yang tersusun didalamnya.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 41
d. Di samping di tempat yang telah disediakan sesuai dengan petunjuk lokasi arsip dan di rak
atau lemari arsip.
4. Pemeliharaan
a. Pemeliharaan arsip diselenggarakan secara tertib, teratur, dan rapi, sehingga aman
dan terhindar dari segala kemungkinan yang merugikan, antara lain kerusakan, kehilangan,
kebakaran, dan sebagainya.
b. Tempat pemeliharaan arsip tersebut perlu dilengkapi dengan bahan kimia, alat pemadam
kebakaran, dan lain-lain sesuai dengan keperluan pengamanan.
5. Penyajian Kembali
a. Naskah dinas yang sudah disimpan sebagai arsip, pada suatu waktu diperlukan kembali,
maka untuk memudahkan penyajian kembali, penyimpanan arsip dilakukan dengan sistem
pencatatan dan pemeliharaan yang teratur/tertib secara terus-menerus.
b. Peminjaman naskah dinas perlu diselenggarakan secara seksama untuk menjaga agar
naskah dinas yang dipinjam tidak hilang.
c. Dengan menggunakan klasifikasi arsip seperti tersebut di atas penyajian kembali akan lebih
teratur.
d. Sistem peminjaman arsip diatur sebagai berikut:
1) Tiap pinjaman disertai bon pinjaman.
2) Tiap-tiap bon pinjaman harus dibuat catatan-catatan:
a) Macam naskah dinas
b) Nama peminjam
3) Bon Pinjaman arsip tersebut dicatat dalam buku pinjaman arsip.
4) Bon dan buku pinjaman arsip (lihat contoh lampiran).
5) Lama pinjaman 1 minggu, dan bila perlu dapat diperpanjang dengan terlebih dahulu
dilaporkan kepada Bagian Tata Usaha
6) Arsip naskah dinas yang boleh dipinjamkan hanya arsip yang jumlahnya lebih dari satu
eksemplar, sedangkan arsip yang hanya tinggal satu exemplar, boleh diperlihatkan saja
atau disalin/difotokopi.
6. Penilaian
a. Penilaian dan penentuan jangka waktu arsip dilakukan berdasarkan suatu standar yang
ditetapkan oleh ketua kwartir.
b. Wewenang penilaian dilaksanakan oleh sekretaris jenderal/sekretaris kwartir/kepala biro
umum.
c. Dasar penilaian harus ditinjau dari segi penting atau tidaknya arsip itu untuk kebijakan
selanjutnya atau dari segi kemungkinan dapat digunakan bahan sejarah perkembangan
organisasi Gerakan Pramuka.
d. Penentuan nilai arsip didasarkan pada tingkat kegunaan, jangka waktu penyimpanan naskah
dinas atau surat dan bahan administrasi lainnya dengan memperhatikan:
1) Arti dan nilai administrasi sebagai bahan bukti alat pengingat.
2) Arti dan nilai isi persoalan.
3) Pengaruh dan tingkat klasifikasi.
42 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
4) Ketentuan-ketentuan menurut undang-undang, peraturan pemerintah dan peraturan
lainnya, terutama terhadap surat-surat dan bahan-bahan bukti mengenai persoalan
keuangan dan perbendaharaan.
e. Jika dalam menilai sesuatu tulisan mendapatkan keraguan, ditentukan nilai yang lebih
tinggi.
f. Atas dasar ketentuan tersebut di atas, nilai arsip ditentukan sebagai berikut:
1) Arsip 2 tahun.
2) Arsip 5 tahun.
3) Arsip 10 tahun.
4) Arsip lebih 10 tahun.
g. Penggolongan Arsip:
1) Arsip dinamis ialah arsip yang dianggap berguna untuk menunjang kegiatan administrasi
sehari-hari.
Arsip dinamis meliputi:
a) Arsip aktif, ialah arsip yang masih diperlukan dan dipergunakan untuk menunjang
kegiatan administrasi sehari-hari, misalnya:
(1) Peraturan-peraturan (jukran, juklak, juknis, dll) yang masih digunakan sebagai
pedoman kerja.
(2) Naskah-naskah dinas lainnya yang belum tuntas penyelesaiannya.
Arsip aktif disimpan di lemari-lemari kabinet atau rak-rak di unit kerja masingmasing
kwartir.
b) Arsip inaktif, ialah arsip yang frekuensi penggunaannya untuk menunjang kegiatan
administrasi sehari-hari sudah menurun, meliputi:
(1) Arsip yang bernilai 2 tahun:
(a) Surat pengantar.
(b) Surat lamaran yang ditolak.
(c) Surat tugas yang telah dilaksanakan dan tidak ada hubungannya dengan
peristiwa sejarah.
(d) Telegram.
(e) Undangan yang tidak ada hubungannya dengan peristiwa sejarah.
(f) Surat edaran yang bersifat sementara dan tidak ada hubungannya dengan
peristiwa sejarah.
(g) Laporan yang telah selesai persoalannya.
(h) Surat lain yang telah selesai persoalannya dan tidak ada hubungannya
dengan biografi seseorang, organisasi Gerakan Pramuka, hasil penelitian
dan peristiwa bersejarah.
Arsip yang bernilai 2 tahun disimpan oleh Arsip I.
(2) Arsip yang bernilai 5 tahun:
Arsip tersebut butir (1) di atas yang oleh Arsip I dinilai masih perlu disimpan,
karena diduga sewaktu-waktu masih diperlukan.
Arsip yang bernilai 5 tahun disimpan oleh Arsip II.
(3) Arsip yang bernilai 10 tahun:
Arsip tersebut butir (2) di atas yang oleh Arsip II dinilai masih perlu disimpan,
karena diduga sewaktu-waktu masih diperlukan.
Arsip yang bernilai 10 tahun disimpan oleh Arsip III.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 43
2) Arsip Statis, ialah arsip yang dianggap tidak berguna lagi dalam menunjang kegiatan
administrasi sehari-hari, namun berguna sebagai bahan pertanggungjawaban yuridis,
bahan penulisan sejarah dan bahan penelitian.
Arsip statis bernilai lebih dari 10 tahun dan meliputi:
a) Arsip tersebut butir (3) di atas yang oleh Arsip III dinyatakan bernilai sejarah.
b) Surat yang berisi soal organisasi atau sejarah Gerakan Pramuka.
c) Surat yang berisi kebijaksanaan
d) Petunjuk Penyelenggaraan
e) Prosedur dan Tatacara
f) Surat-surat yang berisi transaksi atau kontrak yang mempunyai akibat yuridis,
umum dan berlaku terus menerus.
g) Surat-surat yang berisi ketetapan mengenai kedudukan hukum personil/karyawan.
h) Surat-surat yang berisi dokumen-dokumen mengenai organisasi Gerakan Pramuka,
pendidikan, personil/karyawan, materiil yang kemungkinan besar untuk
disempurnakan.
i ) Surat-surat mengenai perencanaan organisasi Gerakan Pramuka.
Arsip yang dianggap statis harus segera diserahkan kepada Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI) atau Arsip Nasional Daerah (ARNAD).
7. Pemusnahan
a. Pemusnahan arsip dilakukan setiap tahun oleh panitia yang dibentuk kwartir atau pejabat
yang diberi wewenang dengan suatu surat tugas.
b. Panitia bertugas melaksanakan penilaian dan penggolongan arsip dari setiap jenis tulisan
yang menurut jangka waktu tertentu telah dapat dimusnahkan.
c. Setiap pelaksanaan pemusnahan dibuat berita acara pemusnahan
d. Sebagai hasil penilaian, maka arsip-arsip yang dinilai 10 tahun keatas, oleh kwartir daerah
diserahkan kepada ARNAD dan untuk kwarnas diserahkan kepada ANRI.
8. Penyaluran
a. Untuk memudahkan penyaluran, maka tingkatan arsip dibagi dalam 3 tingkat sebagai
berikut:
1) Arsip tingkat 1, selanjutnya disebut Arsip I ialah yang menurut penilaian setelah 2
tahun dapat dimusnahkan.
2) Arsip tingkat II, selanjutnya disebut Arsip II ialah yang menurut penilaian setelah 5
tahun dapat dimusnahkan.
3) Arsip tingkat III, selanjutnya disebut Arsip III ialah yang menurut penilaian setelah 10
tahun dapat dimusnahkan.
b. Penyaluran arsip diatur sebagai berikut:
1) Di lingkungan kwartir cabang Gerakan Pramuka oleh para sekretaris kwarcab.
2) Di lingkungan kwartir daerah Gerakan Pramuka oleh para sekretaris kwarda.
3) Di lingkungan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka diatur oleh kepala bagian tata usaha
kwarnas.
4) Arsip-arsip tersebut yang disalurkan penyimpanannya dipertanggungjawabkan kepada
kepala bagian tata usaha atau pimpinan pengurusan arsip di kwartir-kwartir.
c. Penyaluran arsip di lingkungan kwartir ranting, diatur oleh kwarcabnya.
d. Setiap pelaksanaan penyaluran arsip harus disertai surat pengantar dan daftar pertelaan
arsip.
44 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
BAB X
PENDATAAN DAN POTENSI
1. Pengertian
a. 1) Pendataan adalah usaha mengetahui dan menyampaikan keterangan kuantitas yang
dimiliki Gerakan Pramuka.
2) Potensi adalah keterangan kemampuan yang dimiliki Gerakan Pramuka dan dapat
terserap melalui kumpulan data yang tersedia.
3) Pendataan dan Potensi Gerakan Pramuka yang seterusnya disingkat Pendataan
dilakukan melalui pengumpulan laporan dalam bentuk formulir.
b. Pendataan dilakukan setiap tahun 2 kali.
1) Pendataan dari satuan ke kwarran/kwarcab dilakukan pada:
a) bulan Oktober
b) waktu pendaftaran ulang
2) Pendataan dari kwartir dilakukan pada bulan Oktober dan April.
c. 1) Pendataan dari kwarran dikirim ke kwarcab dan kwarda.
2) Pendataan dari kwarcab dikirim ke kwarda dan Kwarnas.
3) Pendataan dari kwarda dikirim ke Kwarnas.
d. 1) Selain pendataan tersebut di atas, disediakan “Daftar Isian” (checklist) dari Kwarnas
yang dibawa oleh Annas atau Petugas Kwarnas ke daerah.
2) Daftar isian (checklist) Kwarnas wajib diisi oleh kwarda/kwarcab dan diserahkan
kembali kepada petugas pembawa daftar isian tersebut.
e. Bentuk formulir pendataan dan Daftar Isian Tim Kwarnas seperti contoh lampiran.
2. Instrumen pendataan
a. 1) Semua formulir telah dibakukan perlu mendapat pengesahan dari kwartir sesuai dengan
penggunaannya, dengan memberikan nomor kode pada sudut kanan atas lembaran
formulir.
2) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan formulir.
a) Sederhana dan tidak memberi kesan rumit.
b) Daftar isian disusun sesuai dengan tujuan pembuatan formulir.
c) Rumusan daftar pertanyaan/isian cukup jelas dan padat.
d) Jika perlu disertakan petunjuk pengisiannya dan pernah dicobakan.
b. Formulir pendataan dimanfaaatkan untuk menjaring data dari daerah.
c. 1) Formulir pendataan sesudah terisi merupakan bahan baku dalam penyusunan statistik
dengan unsur kegiatan yang meliputi:
a) Pengumpulan data
b) Pengolahan data
c) Penyajian data
d) Analisa data.
2) Bahan dari Daftar Isian Tim Kwarnas dan dari Biro Pusat Statistik dijadikan bahan
pembanding dan merupakan data pelengkap. Data ini akan meningkat merupakan
bahan baku jika formulir pendataan tidak terkumpul.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 45
3) Pemanfaatan statistik sesudah analisa data dan pimpinan mengambil keputusan serta
memberikan petunjuk/arahan/keputusan yang diperlukan untuk kegiatan/ tindakan
selanjutnya, terutama dalam penyusunan program kerja.
3. Arah penyusunan data
Penyusunan data meliputi
a. Penyusunan dan pengolahan data dan informasi keanggotaan/personil, yang diarahkan
untuk:
1) Pembinaan anggota muda
2) Pembinaan anggota dewasa
3) Pembinaan karyawan/tenaga staf.
4) Perkembangan anggota.
b. Penyusunan dan pengolahan data logistik yang diarahkan untuk:
1) Pengelolaan barang bergerak.
2) Pengelolaan barang tidak bergerak.
c. Penyusunan dan pengolahan data unit usaha dan koperasi yang diarahkan untuk:
1) Pengembangan unit usaha.
2) Pembinaan dan pengembangan koperasi.
d. Penyusunan dan pengolahan data lain yang meliputi;
1) Pengolahan data keuangan yang diatur secara tersendiri.
2) Khusus yang antara lain berupa:
a) Pengawasan, penelitian dan evaluasi kegiatan.
b) Penelitian dan pengembangan.
4. Bentuk data
a. Berbagai cara bentuk untuk pernyataan statistik yang dapat dilakukan adalah berupa:
1) Tabel, yaitu cara penguraian dengan menggunakan angka.
2) Grafik, yaitu cara penguraian dengan menggunakan gambar.
3) Uraian, yaitu penguraian dengan kalimat. Cara ini kurang dapat mencapai sasaran
dengan baik.
b. 1) Dalam pembuatan tabel memperhatian hal-hal berikut:
a) Kesesuaian antara besar kolom dengan isinya.
b) Pencantuman nomor urut kolom, pada halaman kedua dan seterusnya cukup ditulis
nomor kolom.
c) Tabel harus berjudul singkat dan jelas, begitupun judul kolom harus ada. Pada
dasarnya judul kolom ditulis mendatar.
d) Jika jumlah kolom mendatar cukup panjang, kolom tersebut dapat dilanjutkan pada
halaman berikutnya dengan mencantumkan petunjuk kolom sebelumnya.
2) Tanda umum pada tabel ditentukan sebagai berikut:
a) Titik atau (/_) menandai bahwa data yang diperlukan tidak diperoleh.
b) Tanda 0 atau 0,00 (nol atau nol koma nol-nol) menandai bahwa angka yang
diperoleh terlampau kecil untuk dinyatakan perbandingannya dengan angka lain di
dalam tabel tersebut.
c) Tanda asterik (*) angka yang tercantum bersifat sementara.
46 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
d) Jika terdapat angka yang memerlukan keterangan khusus, pada kolom keterangan
diberikan penjelasan secara singkat.
3) Jika terjadi pembulatan angka perlu dijelaskan yang dapat dicantumkan dalam kolom
keterangan.
c. Grafik dibedakan atas:
1) Grafik garis
2) Grafik bidang, yang dapat dinyatakan dengan:
a) Diagram Pias.
b) Diagram Lingkaran.
c) Diagram Gambar.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 47
BAB XI
PENUTUP
Ketentuan Penutup
1. Pada lampiran II Keputusan Kwarnas ini terdiri atas:
a. Ketentuan berlaku sebagai aturan tambahan.
b. Contoh penulisan berlaku sebagai contoh.
c. Contoh formulir berlaku sebagai contoh yang dapat dikembangkan oleh kwartir daerah.
d. Contoh Form Isian (Cheklist) berlaku sebagai contoh yang dapat dimanfaatkan oleh kwarda/
kwarcab dalam melaksanakan pembinaan administrasi di wilayah kerjanya.
2. Hal-hal lain tentang administrasi kwartir yang belum diatur dalam petunjuk penyelenggaraan ini
akan diatur kemudian oleh Kwartir Nasional Gerakan Pramuka.
Jakarta, 21 September 2011
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
Prof. DR. Dr. H. Azrul Azwar, MPH
48 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
LAMPIRAN II
KEPUTUSAN KWARTIR NASIONAL GERAKAN RAMUKA
NOMOR 162.A TAHUN 2011
TENTANG
PETUNJUK PENYELENGGARAAN
SISTEM ADMINISTRASI KWARTIR GERAKAN PRAMUKA
KETENTUAN DAN CONTOH ADMINISTRASI KWARTIR
BAB I
PENDAHULUAN
1. Petunjuk tentang administrasi kwartir yang telah ditetapkan dalam Lampiran I Keputusan Kwartir
Nasional Gerakan Pramuka perlu lebih dipertajam dengan ketentuan dan contoh-contoh yang
perlu dianut oleh kwartir sebagai penyelenggara dan pelaksana administrasi tersehut. Dengan
demikian pelaksanaan sistem administrasi kwartir itu dapat dilaksanakan secara teratur, tertata,
tepat guna, dan tepat waktu yang pada dasarnya lebih dapat dilaksanakan dalam praktek
kegiatan kwartir.
2. Sehuhungan dengan itu berikut disajikan ketentuan dan contoh yang meliputi:
a. Ketentuan, yaitu hal-hal yang menunjukkan aturan yang pernah dikeluarkan oleh Kwartir
Nasional dan/atau pengembangannya tetap wajib dilaksanakan, meliputi:
1) Papan nama.
2) Cap atau stempel.
3) Kop surat kwartir, yang dipergunakan untuk:
a) keputusan dan/atau surat keputusan serta hal lain yang dipandang perlu.
b) surat-surat keluar kwartir yang merupakan tulisan dinas bersifat naskah/surat,
seperti: surat edaran, surat kuasa, undangan, nota dinas, dll.
4) Kode Kwartir.
5) Kode Bidang/Biro.
b. Contoh penulisan, yaitu hal-hal yang merupakan pedoman atau contoh tentang tatacara
penulisan untuk dipraktekkan.
c. Contoh format, yaitu pedoman atau contoh dalam bentuk format dalam hubungannya
dengan berbagai jenis pendataan dan laporan.
d. Contoh Cheklist, yaitu acuan untuk pendataan dalam kaitan dengan kunjungan seseorang
andalan ke daerah.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 49
BAB II
KETENTUAN
1. Papan Nama
Kwartir dan Satuan membuat dan memasang papan nama masing-masing dengan ketentuan:
a. Papan nama berbentuk segi panjang, dengan bahan kayu, besi, seng atau bahan lainnya.
b. Ukuran
1) a) Kwartir Nasional 5,00 x 1,66 m
b) Kwartir Daerah 3,90 x 1,20 m
c) Kwartir Cabang 3,30 x 1,00 m
d) Kwartir Ranting 2,80 x 0,80 m
e) Gugus Depan 2,00 x 0,60 m
2) Jika Pimpinan Satuan Karya Pramuka, karena terpisahnya tempat dengan kwartir
bersangkutan, membuat dan memasang papan nama, maka ukuran yang dipakai
adalah ukuran kwartir dibawahnya tanpa menggunakan lambang WOSM. Pimpinan
Saka Tingkat Nasional menggunakan ukuran kwarda, dst.
3) Besarnya gambar dan huruf disesuaikan dengan ukuran papan nama.
c. Warna.
1) Kwartir Nasional dan badan lain di tingkat nasional.
Bidang lambang
dasar : kuning (warna tingkat nasional) dan ungu (warna dasar WOSM)
lambang : hitam (lambang pramuka) dan putih (lambang WOSM)
Bidang huruf
dasar : coklat muda
tulisan : hitam
2) Kwartir daerah dan badan lain di tingkat daerah (provinsi).
Bidang lambang
dasar : merah (warna tingkat daerah) dan ungu (warna dasar WOSM)
lambang : hitam (lambang pramuka) dan putih (lambang WOSM)
Bidang huruf : seperti Kwartir Nasional
3) Kwartir cabang dan badan lain di tingkat cabang (kabupaten/kota).
Bidang lambang
dasar : hijau (warna tingkat cabang) dan ungu (warna dasar WOSM)
lambang : hitam (lambang pramuka) dan putih (lambang WOSM)
Bidang huruf: seperti Kwartir Nasional
4) Kwartir ranting dan badan lain di tingkat ranting (kecamatan)
Bidang lambang
dasar : merah muda (warna tingkat ranting) dan ungu (warna dasar
WOSM)
lambang : hitam (lambang pramuka) dan putih (lambang WOSM)
Bidang huruf : seperti Kwartir Nasional
50 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
5) Gugus Depan
Bidang lambang
dasar : hijau muda (warna tingkat gudep) dan ungu (warna dasar WOSM)
lambang : hitam (lambang pramuka) dan putih (lambang WOSM)
Bidang huruf : seperti Kwartir Nasional
6) Satuan Karya Pramuka
Bidang lambang
dasar : disesuaikan dengan warna dasar bendera saka bersangkutan.
lambang : hitam (lambang pramuka)
Bidang huruf : seperti Kwartir Nasional
d. Huruf dan gambar lambang.
1) Bentuk huruf adalah huruf cetak biasa, tanpa kaki dan bayangan serta tanpa tebal tipis
(misal: huruf arial). Huruf-huruf besar (kapital) seperti pada contoh.
2) Gambar lambang berupa silhouette (bayangan) tanpa garis tepi dan volume
(penggambaran isi) dan gambar lambang WOSM.
3) Jika di dalam satu kompleks terdapat kantor lain yang memerlukan papan nama, maka
dituliskan pada papan kecil warna-warni yang digantungkan pada papan nama.
Misalnya:
Kedai Daerah
Sanggar Bakti Nasional
e. Pemasangan.
1) Papan nama dipasang, didirikan atau digantung di muka gedung tempat sekretariat
bekerja. Perlu diusahakan dan dipilih tempat yang mudah terlihat bahkan menarik
perhatian orang yang melewati gedung itu.
2) Ketinggian pemasangan dari batas papan nama sampai kepermukaan tanah adalah
1,50 m.
Contoh Papan Nama
GERAKAN PRAMUKA
KWARTIR NASIONAL
100
CM
100
CM
300
CM
166
CM
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 51
2. Cap atau stempel
a. Bentuk dan ukuran
1) Cap atau stempel berbentuk segi empat bersudut lengkung dengan dua garis bingkai,
tinggi 44,0 mm, lebar bingkai dalam 29,0 mm dan lebar bingkai luar 32,0 mm.
Di dalam bingkai terdapat lambang tunas kelapa dan di bawah lambang tulisan jajaran
pemegang cap/stempel.
2) Bentuk Lambang
a) lambang dalam gambar bayangan (silhouette), tanpa garis tepi (contour) atau arsir
b) bentuk cikal berupa gambar bayangan (silhouette) tunas kelapa.
3) Bentuk huruf
Huruf besar (kapital), tegak, tanpa kaki, tanpa bayangan seperti pada ketentuan papan
nama.
4) Bidang huruf (tulisan) diusahakan agar tidak lebih dari 4 baris.
a) Penulisan
i . Kwartir Nasional, Kwartir Daerah, Kwartir Cabang, dan Kwartir Ranting ditulis
lengkap tidak disingkat.
ii . Apabila nama Kwartir (Daerah, Cabang dan Ranting) depan panjang
dan penulisan lengkap akan memenuhi bidang cap/stempel, nama tersebut
dapat disingkat. Penyingkatan nama suatu daerah sesuai dengan peraturan
yang berlaku, misalnya Ogan Komering Ilir disingkat menjadi OKI.
b) i . Kwarcab Kota wajib disebut dengan kata Kota, sedangkan Kwarcab Kabupaten
tidak perlu disebut dengan kata Kabupaten, misalnya Kwarcab Kota Bogor
dan Kwarcab Bogor.
ii . Semua Kwarda ditulis sama, tidak ada Kwartir Daerah Khusus atau Kwartir
Daerah Istimewa
Contoh Cap/stempel
52 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
3. Kop surat kwartir
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
KWARTIR DAERAH GERAKAN PRAMUKA SULAWESI TENGAH
KWARTIR CABANG GERAKAN PRAMUKA KAB. DONGGALA
Contoh kop surat tulisan dinas (naskah/surat keluar kwartir)
GERAKAN PRAMUKA
KWARTIR NASIONAL
Jl. Medan Merdeka Timur No. 6 Jakarta 10110 Indonesia
Contoh kop keputusan/surat keputusan
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 53
4. Kode Kwartir
Untuk mempermudah sistem administrasi dan mengetahui perkembangan organisasi Gerakan
Pramuka, maka dimulai dari Kwartir Nasional sampai Kwartir Ranting perlu adanya suatu kode
tertentu guna memperlancar birokrasi administrasi.
Cara memberi nomor kode pada Kwartir Cabang umumnya dimulai dari Barat Daya, kemudian
ke Timur dan terus sampai Tenggara, selanjutnya berbelok-belok (Serpentine) ke arah Barat dan
seterusnya dan akan berakhir pada batas Barat Laut atau Timur Laut.
Kode Kwartir perinciannya sebagai berikut:
a. Dua angka (digit ke 1 dan 2) pertama menunjukkan nomor kode Kwartir Nasional (00)
dan Kwartir Daerah berurutan dimulai dengan Kwarda Nanggroe Aceh Darussalam (01) dan
seterusnya.
b. Dua angka berikutnya (digit ke 3 dan 4) menunjukkan nomor urut Kwartir Cabang
(Kabupaten/Kota dalam satu Provinsi).
c. Dua angka terakhir (digit ke 5 dan 6) menunjukkan nomor urut Kwartir Ranting dalam satu
Kabupaten/Kota.
d. Nomor Gugusdepan menggunakan 5 digit, digit ke 1 dan ke 2 kode Kwarran sebagaimana
tersebut pada huruf c, sedangkan digit ke 3, ke 4 dan ke 5 nomor urut Gudep pada Kwarcab
yang bersangkutan. Antara digit ke 2 dan digit ke 3 diberi garis pemisah.
e. Gugusdepan di K.B.R.I. yang pembinaannya langsung berada di bawah Kwartir Nasional
juga menggunakan 5 digit. Digit ke 1 dan ke 2 menggunakan kode Kwarnas (00), digit ke 3
wilayah regional menurut WOSM (Eropa, Inter Amerika, Euro Asia, Asia Pasifik, Arab,
Afrika), digit ke 4 dan ke 5 nomor urut di masing-masing regional yang terdaftar di Kwarnas.
Antara digit ke 2 dan digit ke 3 diberi garis pemisah.
Sebagai contoh pemberian kode wilayah administrasi sebagai berikut:
00 Kwartir Nasional
01 Kwartir Daerah Nanggroe Aceh Darussalam
0101 Kwartir Cabang Aceh Selatan
010105 Kwartir Ranting Tapaktuan
010109 Kwartir Ranting Bakongan
0102 Kwartir Cabang Aceh Tenggara
010204 Kwartir Ranting Lawe Alas
010205 Kwartir Ranting Lawe Sigala-gala
02-023 Gugusdepan Putra Kwarran Cipayung, Jakarta Timur
00-401 Gugusdepan KBRI 01 di Bangkok
dan seterusnya.
Pemberian kode wilayah lihat daftar terlampir.
f. Untuk tertibnya pembagian kode wilayah di suatu provinsi, kabupaten/kota, jika terjadi
pemekaran wilayah, maka pemberian nomor kodenya diatur sebagai berikut:
1) Untuk Kabupaten/Kotamadya bila ada perubahan maka diberi kode nomor
berikutnya.
2) Nomor kode Kwartir Cabang baru dan Kwartir Ranting.
a) Apabila sesudah diterbitkannya Sistem Administrasi Kwartir ini terjadi
penambahan Kwartir Cabang, maka nomor kodenya ditentukan oleh Kwartir
Daerahnya dengan menambah nomor kode Kwartir Cabang di wilayahnya
secara berurutan, sedangkan nomor Kwartir Cabang yang telah ada tidak berubah.
54 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
b) Nomor kode Kwartir Ranting disusun dan diterbitkan oleh Kwartir Cabangnya, bila
satu kecamatan dipecah menjadi beberapa kecamatan, dimana kecamatan yang
lama masih ada, maka Kwarran pada kecamatan yang lama tersebut kodenya tetap,
dan Kwarran pada kecamatan baru diberi nomor kode berikutnya.
DAFTAR KODE KWARTIR DAERAH DAN KWARTIR CABANG
Nomor
Urut KWARTIR GERAKAN PRAMUKA
KODE
DAERAH CABANG
1 2 3 4
0 Kwartir Nasional
Kwartir Aceh
1 Kwarcab Aceh Selatan
2 Kwarcab Aceh Tenggara
3 Kwarcab Aceh Timur
4 Kwarcab Aceh Tengah
5 Kwarcab Aceh Barat
6 Kwarcab Aceh Besar
7 Kwarcab Pidie
8 Kwarcab Aceh Utara
9 Kwarcab Banda Aceh
10 Kwarcab Kota Sabang
11 Kwarcab Aceh Singkil
12 Kwarcab Bireuen
13 Kwarcab Simeulue
14 Kwarcab Kota Langsa
15 Kwarcab Kota Lhokseumawe
16 Kwarcab Aceh Tamiang
17 Kwarcab Aceh Barat Daya
18 Kwarcab Nagan Raya
19 Kwarcab Aceh Jaya
20 Kwarcab Gayo Lues
21 Kwarcab Bener Meriah
22 Kwarcab Pidie Jaya
23 Kwarcab Kota Subulussalam
00 00
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
1
Kwarda Sumatera Utara
1 Kwarcab Nias
2 Kwarcab Tapanuli Selatan
3 Kwarcab Tapanuli Tengah
4 Kwarcab Tapanuli Utara
5 Kwarcab Labuhan Batu
6 Kwarcab Asahan
7 Kwarcab Simalungun
8 Kwarcab Dairi
02
02
02
02
02
02
02
02
02
00
01
02
03
04
05
06
07
08
2
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 55
1 2 3 4
9 Kwarcab Tanah Karo
10 Kwarcab Deli Serdang
11 Kwarcab Langkat
12 Kwarcab Kota Sibolga
13 Kwarcab Tanjung Balai 14 Kwarcab Pematang Siantar
15 Kwarcab Tebing Tinggi 16 Kwarcab Kota Medan
17 Kwarcab Kota Binjai 18 Kwarcab Mandailing Natal
19 Kwarcab Toba Samosir
20 Kwarcab Padang Sidempuan
21 Kwarcab Serdang Bedagai 22 Kwarcab Pak-Pak Bharat
23 Kwarcab Humbang Hasundutan
24 Kwarcab Nias Selatan
25 Kwarcab Samosir
26 Kwarcab Padang Lawas
27 Kwarcab Batu Bara
28 Kwarcab Padang Lawas Utara
29 Kwarcab Labuhan Batu Selatan
30 Kwarcab Batu Utara
31 Kwarcab Nias Barat
32 Kwarcab Nias Utara
33 Kwarcab Gunung Sitoli 02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
Kwarda Sumatera Barat
1 Kwarcab Pesisir Selatan
2 Kwarcab Kabupaten Solok
3 Kwarcab Sijunjung
4 Kwarcab Tanah Datar
5 Kwarcab Padang Pariaman
6 Kwarcab Agam
7 Kwarcab Limapuluh Kota
8 Kwarcab Pasaman
9 Kwarcab Kota Padang
10 Kwarcab Kota Solok
11 Kwarcab Kota Sawahlunto
12 Kwarcab Kota Padang Panjang
13 Kwarcab Kota Bukit Tinggi
14 Kwarcab Kota Payakumbuh
15 Kwarcab Kepulauan Mentawai
16 Kwarcab Kota Pariaman
17 Kwarcab Pasaman Barat
18 Kwarcab Dharmasraya
19 Kwarcab Solok Selatan
03
03
03
03
03
03
03
03
03
03
03
03
03
03
03
03
03
03
03
03
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
3
56 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
1 2 3 4
Kwarda Riau
1 Kwarcab Indragiri Hulu
2 Kwarcab Indragiri Hilir
3 Kwarcab Kampar
4 Kwarcab Bengkalis
5 Kwarcab Kota Dumai
6 Kwarcab Kota Pakanbaru
7 Kwarcab Kuantan Singingi
8 Kwarcab Rokan Hulu
9 Kwarcab Siak
10 Kwarcab Rokan Hilir
11 Kwarcab Pelalawan
12 Kwarcab Kepulauan Meranti
04
04
04
04
04
04
04
04
04
04
04
04
04
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
4
Kwarda Sumatera Selatan
1 Kwarcab Ogan Komering Ulu
2 Kwarcab Ogan Komering Ilir
3 Kwarcab Kota Prabumulih
4 Kwarcab Muara Enim
5 Kwarcab Lahat
6 Kwarcab Pagaralam
7 Kwarcab Kota Lubuk Linggau
8 Kwarcab Musi Rawas
9 Kwarcab Kab Banyuasin
10 Kwarcab Kota Palembang
11 Kwarcab Musi Banyuasin
12 Kwarcab Ogan ilir
13 Kwarcab Ogan Komering Ulu Timur
14 Kwarcab Ogan Komering Ulu Selatan
15 Kwarcab Empat Lawang
05
05
05
05
05
05
05
05
05
05
05
05
05
05
05
05
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
5
Kwarda Jambi
1 Kwarcab Kerinci 2 Kwarcab Bungo
3 Kwarcab Merangin
4 Kwarcab Batanghari 5 Kwarcab Tanjung Jabung Barat
6 Kwarcab Kota Jambi
7 Kwarcab Tebo
8 Kwarcab Sarolangun
9 Kwarcab Muaro Jambi 10 Kwarcab Tanjung Jabung Timur
11 Kwarcab Kota Sungai Penuh
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
6
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 57
1 2 3 4
Kwarda Bengkulu
1 Kwarcab Bengkulu Selatan
2 Kwarcab Rejang Lebong
3 Kwarcab Bengkulu Utara
4 Kwarcab Kota Bengkulu
5 Kwarcab Seluma
6 Kwarcab Kaur
7 Kwarcab Muko-muko
8 Kwarcab Lebong
9 Kwarcab Kepahilang
10 Kwarcab Bengkulu Tengah
07
07
07
07
07
07
07
07
07
07
07
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
7
Kwarda Lampung
1 Kwarcab Lampung Selatan
2 Kwarcab Lampung Tengah
3 Kwarcab Lampung Utara
4 Kwarcab Lampung Barat
5 Kwarcab Kota Bandar Lampung
6 Kwarcab Tulang Bawang
7 Kwarcab Tanggamus
8 Kwarcab Kota Metro
9 Kwarcab Lampung Timur
10 Kwarcab Way Kanan
11 Kwarcab Pesawaran
12 Kwarcab Tulang Bawang Barat
13 Kwarcab Mesuji
14 Kwarcab Pringsewu
08
08
08
08
08
08
08
08
08
08
08
08
08
08
08
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
8
Kwarda Jawa Barat
1 Kwarcab Kabupaten Bogor
2 Kwarcab Kabupaten Sukabumi
3 Kwarcab Cianjur
4 Kwarcab Kabupaten Bandung
5 Kwarcab Garut
6 Kwarcab Tasikmalaya
7 Kwarcab Ciamis
8 Kwarcab Kuningan
9 Kwarcab Kabupaten Cirebon
10 Kwarcab Majalengka
11 Kwarcab Sumedang
12 Kwarcab Indramayu
13 Kwarcab Subang
14 Kwarcab Purwakarta
15 Kwarcab Karawang
16 Kwarcab Bekasi
17 Kwarcab Kota Bogor
18 Kwarcab Kota Sukabumi
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
09
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
9
58 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
1 2 3 4
19 Kwarcab Kota Bandung
20 Kwarcab Kota Cirebon
21 Kwarcab Kota Bekasi
22 Kwarcab Kota Depok
23 Kwarcab Kota Tasikmalaya
24 Kwarcab Kota Cimahi
25 Kwarcab Kota Banjar
26 Kwarcab Bandung Barat
09
09
09
09
09
09
09
09
19
20
21
22
23
24
25
26
Kwarda DKI Jakarta
1 Kwarcab Jakarta Pusat
2 Kwarcab Jakarta Utara
3 Kwarcab Jakarta Barat
4 Kwarcab Jakarta Selatan
5 Kwarcab Jakarta Timur
6 Kwarcab Kepulauan Seribu
10
10
10
10
10
10
10
00
01
02
03
04
05
06
10
Kwarda Jawa Tengah
1 Kwarcab Cilacap
2 Kwarcab Banyumas
3 Kwarcab Purbalingga
4 Kwarcab Banjarnegara
5 Kwarcab Kebumen
6 Kwarcab Purworejo
7 Kwarcab Wonosobo
8 Kwarcab Kabupaten Magelang
9 Kwarcab Boyolali
10 Kwarcab Klaten
11 Kwarcab Sukoharjo
12 Kwarcab Wonogiri
13 Kwarcab Karanganyar
14 Kwarcab Sragen
15 Kwarcab Grobogan
16 Kwarcab Blora
17 Kwarcab Rembang
18 Kwarcab Pati
19 Kwarcab Kudus
20 Kwarcab Jepara
21 Kwarcab Demak
22 Kwarcab Kabupaten Semarang
23 Kwarcab Temanggung
24 Kwarcab Kendal
25 Kwarcab Batang
26 Kwarcab Pekalongan
27 Kwarcab Pemalang
28 Kwarcab Tegal
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
11
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 59
1 2 3 4
29 Kwarcab Brebes
30 Kwarcab Kota Magelang
31 Kwarcab Kota Surakarta
32 Kwarcab Kota Salatiga
33 Kwarcab Kota Semarang
34 Kwarcab Kota Pekalongan
35 Kwarcab Kota Tegal
11
11
11
11
11
11
11
29
30
31
32
33
34
35
Kwarda DI Yogyakarta
1 Kwarcab Kulon Progo
2 Kwarcab Bantul
3 Kwarcab Gunung Kidul
4 Kwarcab Sleman
5 Kwarcab Kota Yogyakarta
12
12
12
12
12
12
00
01
02
03
04
05
12
Kwarda Jawa Timur
1 Kwarcab Pacitan
2 Kwarcab Ponorogo
3 Kwarcab Trenggalek
4 Kwarcab Tulungagung
5 Kwarcab Kabupaten Blitar
6 Kwarcab Kabupaten Kediri
7 Kwarcab Kabupaten Malang
8 Kwarcab Lumajang
9 Kwarcab Jember
10 Kwarcab Banyuwangi
11 Kwarcab Bondowoso
12 Kwarcab Kabupaten Situbondo
13 Kwarcab Kabupaten Probolinggo
14 Kwarcab Kabupaten Pasuruan
15 Kwarcab Sidoarjo
16 Kwarcab Kabupaten Mojokerto
17 Kwarcab Jombang
18 Kwarcab Nganjuk
19 Kwarcab Kabupaten Madiun
20 Kwarcab Magetan
21 Kwarcab Ngawi
22 Kwarcab Bojonegoro
23 Kwarcab Tuban
24 Kwarcab Lamongan
25 Kwarcab Gresik
26 Kwarcab Bangkalan
27 Kwarcab Sampang
28 Kwarcab Pamekasan
29 Kwarcab Sumenep
30 Kwarcab Kota Kediri
31 Kwarcab Kota Blitar
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
00
01
02
03
04
06
05
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
13
60 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
1 2 3 4
32 Kwarcab Kota Malang
33 Kwarcab Kota Probolinggo
34 Kwarcab Kota Pasuruan
35 Kwarcab Kota Mojokerto
36 Kwarcab Kota Madiun
37 Kwarcab Kota Surabaya
38 Kwarcab Kota Batu
13
13
13
13
13
13
13
32
33
34
35
36
37
38
Kwarda Kalimantan Barat
1 Kwarcab Sambas
2 Kwarcab Kabupaten Pontianak
3 Kwarcab Sanggau
4 Kwarcab Ketapang
5 Kwarcab Sintang
6 Kwarcab Kapuas Hulu
7 Kwarcab Kota Pontianak
8 Kwarcab Bengkayang
9 Kwarcab Landak
10 Kwarcab Kota Singkawang
11 Kwarcab Melawi
12 Kwarcab Sekadau
13 Kwarcab Kayong Utara
14 Kwarcab Kubu Raya
14
14
14
14
14
14
14
14
14
14
14
14
14
14
14
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
14
Kwarda Kalimantan Tengah
1 Kwarcab Kotawaringin Barat
2 Kwarcab Kotawaringin Timur
3 Kwarcab Kapuas
4 Kwarcab Barito Selatan
5 Kwarcab Barito Utara
6 Kwarcab Barito Timur
7 Kwarcab Seruyan
8 Kwarcab Katingan
9 Kwarcab Gunung Mas
10 Kwarcab Murung Raya
11 Kwarcab Palangkaraya
12 Kwarcab Sukamara
13 Kwarcab Pulang Pisau
14 Kwarcab Lamandau
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
Kwarda Kalimantan Selatan
1 Kwarcab Tanah Laut
2 Kwarcab Kota Baru
3 Kwarcab Banjar
4 Kwarcab Banjar Baru
5 Kwarcab Barito Kuala
16
16
16
16
16
16
00
01
02
03
04
05
16
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 61
1 2 3 4
6 Kwarcab Tapin
7 Kwarcab Hulu Sungai Selatan
8 Kwarcab Hulu Sungai Tengah
9 Kwarcab Hulu Sungai Utara
10 Kwarcab Tabalong
11 Kwarcab Kota Banjarmasin
12 Kwarcab Tanah Bumbu
13 Kwarcab Balangan
16
16
16
16
16
16
16
16
06
07
08
09
10
11
12
13
Kwarda Kalimantan Timur
1 Kwarcab Pasir
2 Kwarcab Kutai
3 Kwarcab Berau
4 Kwarcab Bulungan
5 Kwarcab Kota Tarakan
6 Kwarcab Kota Balikpapan
7 Kwarcab Kota Samarinda
8 Kwarcab Kota Bontang
9 Kwarcab Nunukan
10 Kwarcab Kutai Barat
11 Kwarcab Kutai Timur
12 Kwarcab Malinau
13 Kwarcab Penajam Pasir Utara
14 Kwarcab Kab. Tana Tidung
17
17
17
17
17
17
17
17
17
17
17
17
17
17
17
00
01
02
03
04
06
05
07
08
09
10
11
12
13
14
17
Kwarda Sulawesi Utara
1 Kwarcab Bolaang Mongondow
2 Kwarcab Kota Bitung
3 Kwarcab Kota Manado
4 Kwarcab Minahasa
5 Kwarcab Minahasa Selatan
6 Kwarcab Kota Tomohon
7 Kwarcab Minahasa Utara
8 Kwarcab Kepulauan Sangihe
9 Kwarcab Kepulauan Talaut
10 Kwarcab Siau Tagulandang Biaro
11 Kwarcab Bolaang Mongondow Utara
12 Kwarcab Kota Kotamobagu
13 Kwarcab Minahasa Tenggara
14 Kwarcab Bolaang Mongondow Selatan
15 Kwarcab Bolaang Mongondow Timur
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
00
01
02
03
04
06
05
07
08
09
10
11
12
13
14
15
18
Kwarda Sulawesi Tengah
1 Kwarcab Banggai
2 Kwarcab Poso
3 Kwarcab Donggala
4 Kwarcab Kota Palu
5 Kwarcab Toli Toli
19
19
19
19
19
19
00
01
02
03
04
05
19
62 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
1 2 3 4
Kwarda Sulawesi Tenggara
1 Kwarcab Buton
2 Kwarcab Muna
3 Kwarcab Konawe
4 Kwarcab Kota Kendari
5 Kwarcab Kolaka
6 Kwarcab Kota Bau-Bau
7 Kwarcab Kaonawe Selatan
8 Kwarcab Kolaka Utara
9 Kwarcab Wakatobi
10 Kwarcab Bombana
11 Kwarcab Konawe Utara
12 Kwarcab Buton Utara
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
20
6 Kwarcab Morowali
7 Kwarcab Buol
8 Kwarcab Banggai Kepulauan
9 Kwarcab Kota Parigi Moutong
10 Kwarcab Tojo Una-una
11 Kwarcab Sigi
19
19
19
19
19
19
06
07
08
09
10
11
Kwarda Sulawesi Selatan
1 Kwarcab Salayar
2 Kwarcab Bulukumba
3 Kwarcab Bantaeng
4 Kwarcab Jeneponto
5 Kwarcab Takalar
6 Kwarcab Goa
7 Kwarcab Sinjai
8 Kwarcab Maros
9 Kwarcab Pangkajene Kepulauan
10 Kwarcab Barru
11 Kwarcab Bone
12 Kwarcab Soppeng
13 Kwarcab Wajo
14 Kwarcab Sidenreng Rappang
15 Kwarcab Pinrang
16 Kwarcab Enrekang
17 Kwarcab Luwu (Utara)
18 Kwarcab Tana Toraja
19 Kwarcab Kota Makasar
20 Kwarcab Pare-Pare
21 Kwarcab Kotip Bone
22 Kwarcab Luwu Selatan
23 Kwarcab Kota Polopa
24 Kwarcab Luwu Timur
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
21
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 63
1 2 3 4
Kwarda Bali
1 Kwarcab Jembrana
2 Kwarcab Tabanan
3 Kwarcab Badung
4 Kwarcab Gianyar
5 Kwarcab Klungkung
6 Kwarcab Bangli
7 Kwarcab Karangasem
8 Kwarcab Buleleng
9 Kwarcab Kota Denpasar
10 Kwarcab Denpasar
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
00
01
02
03
04
06
05
07
08
09
10
22
Kwarda Nusa Tenggara Barat
1 Kwarcab Lombok Barat
2 Kwarcab Lombok Tengah
3 Kwarcab Lombok Timur
4 Kwarcab Sumbawa
5 Kwarcab Dompu
6 Kwarcab Bima
7 Kwarcab Kota Mataram
8 Kwarcab Kota Bima
9 Kwarcab Sumbawa Barat
10 Kwarcab Lombok Utara
23
23
23
23
23
23
23
23
23
23
23
00
01
02
03
04
06
05
07
08
09
10
23
Kwarda Nusa Tenggara Timur
1 Kwarcab Sumba Barat
2 Kwarcab Sumba Timur
3 Kwarcab Kupang
4 Kwarcab Timor Tengah Selatan
5 Kwarcab Timor Tengah Utara
6 Kwarcab Belu
7 Kwarcab Alor
8 Kwarcab FloresTimur
9 Kwarcab Sikka
10 Kwarcab Ende
11 Kwarcab Ngada
12 Kwarcab Manggarai
13 Kwarcab Kota Kupang
14 Kwarcab Lembata
15 Kwarcab Rote Ndao
16 Kwarcab Manggarai Barat
17 Kwarcab Snagekeo
18 Kwarcab Sumba Barat Daya
19 Kwarcab Sumba Tengah
20 Kwarcab Mangarai Timur
21 Kwarcab Sabu Raijua
24
24
24
24
24
24
24
24
24
24
24
24
24
24
24
24
24
24
24
24
24
24
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
24
64 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
1 2 3 4
Kwarda Maluku
1 Kwarcab Maluku Tenggara
2 Kwarcab Maluku Tengah
3 Kwarcab Kota Ambon
4 Kwarcab MTB
5 Kwarcab Buru
6 Kwarcab Kepulauan Aru
7 Kwarcab Seram Bagian Barat
8 Kwarcab Seram Bagian Timur
9 Kwarcab Maluku Barat Daya
10 Kwarcab Buru Selatan
11 Kwarcab Kota Tual
25
25
25
25
25
25
25
25
25
25
25
25
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
25
Kwarda Papua
1 Kwarcab Merauke
2 Kwarcab Jayawijaya
3 Kwarcab Kabupaten Jayapura
4 Kwarcab Nabire
5 Kwarcab Yapen Waropen
6 Kwarcab Biak Numfor
7 Kwarcab Kota Jayapura
8 Kwarcab Mimika
9 Kwarcab Paniai
10 Kwarcab Puncak Jaya
11 Kwarcab Asmat
12 Kwarcab Boven Digul
13 Kwarcab Mappi
14 Kwarcab Peng Bintang
15 Kwarcab Keerom
16 Kwarcab Sarmi
17 Kwarcab Waropen
18 Kwarcab Yahukimo
19 Kwarcab Tolikara
20 Kwarcab Supiori
21 Kwarcab Mamberamo Raya
22 Kwarcab Dogiyai
23 Kwarcab Intan Jaya
24 Kwarcab Lani Jaya
25 Kwarcab Mamberamo Tengah
26 Kwarcab Deiyai
27 Kwarcab Puncak
28 Kwarcab Ndunga
29 Kwarcab Yalimo
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
26
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
26
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 65
1 2 3 4
Kwarda Maluku Utara
1 Kwarcab Halmahera Tengah
2 Kwarcab Kota Tidore Kepulauan
3 Kwarcab Halmahera Barat
4 Kwarcab Halmahera Selatan
5 Kwarcab Halmahera Utara
6 Kwarcab Halmahera Timur
7 Kwarcab Kepulauan Sula
8 Kwarcab Morotai 9 Kwarcab Kota Ternate
27
27
27
27
27
27
27
27
27
27
00
01
02
03
04
06
05
07
08
09
27
Kwarda Banten
1 Kwarcab Pandeglang
2 Kwarcab Lebak
3 Kwarcab Serang
4 Kwarcab Tangerang
5 Kwarcab Kota Cilegon
6 Kwarcab Kota Tangerang
7 Kwarcab Kota Tangerang Selatan
8 Kwarcab Kota Serang
28
28
28
28
28
28
28
28
28
00
01
02
03
04
06
05
07
08
28
Kwarda Gorontalo
1 Kwarcab Gorontalo
2 Kwarcab Kota Gorontalo
3 Kwarcab Boalemo
4 Kwarcab Bone Bolango
5 Kwarcab Pohuwato
6 Kwarcab Gorontalo Utara
29
29
29
29
29
29
29
00
01
02
03
04
05
06
29
Kwarda Kepulauan Bangka Belitung
1 Kwarcab Kota Pangkal Pinang
2 Kwarcab Bangka
3 Kwarcab Belitung
4 Kwarcab Bangka Tengah
5 Kwarcab Bangka Selatan
6 Kwarcab Bangka Barat
7 Kwarcab Belitung Timur
30
30
30
30
30
30
30
30
00
01
02
03
04
06
05
07
30
Kwarda Sulawesi Barat
1 Kwarcab Poliwali Mandaar
2 Kwarcab Majene
3 Kwarcab Mamuju
4 Kwarcab Mamasa
5 Kwarcab Mamuju Utara
31
31
31
31
31
31
00
01
02
03
04
06
31
66 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
1 2 3 4
Kwarda Kepulauan Riau
1 Kwarcab Bintan
2 Kwarcab Karimun
3 Kwarcab Kota Batam
4 Kwarcab Natuna
5 Kwarcab Kota Tanjung Pinang
6 Kwarcab Lingga
7 Kwarcab Kab Kepulauan Riau
32
32
32
32
32
32
32
32
00
01
02
03
04
05
06
07
32
Kwarda Papua Barat
1 Kwarcab Fak-Fak
2 Kwarcab Kabupaten Sorong
3 Kwarcab Manokwari
4 Kwarcab Kota Sorong
5 Kwarcab Teluk Wondama
6 Kwarcab Kaimana
7 Kwarcab Raja Ampat
8 Kwarcab Sorong Selatan
9 Kwarcab Teluk Bintuni
10 Kwarcab Maibrat
11 Kwarcab Tamrau
33
33
33
33
33
33
33
33
33
33
33
33
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
33
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 67
5. Kode Bidang /Biro
A. Untuk pemberian kode Biro di lingkungan Kwartir Nasional, diatur sebagai berikut:
Kode A Pimpinan, staf pimpinan, serta kelompok staf yang menangani kebijakan
pimpinan.
B Bidang Organisasi dan Kerjasama serta kelompok staf yang menangani
organisasi dan kerjasama.
C Bidang Kepramukaan serta kelompok staf yang menangani kepramukaan.
D Bidang Pendidikan dan Penelitian serta kelompok staf yang menangani
pendidikan, pelatihan, penelitian, dan pengembangan.
E Bidang Pengabdian Masyarakat dan Siaga Bencana serta kelompok staf yang
menangani pengabdian masyarakat dan siaga bencana.
F Bidang Hubungan Masyarakat dan Informatika serta kelompok staf yang
menangani hubungan masyarakat dan informatika serta majalah.
G Bidang Usaha dan Kemitraan serta kelompok staf yang menangani usaha dan
kemitraan.
H Bidang Hubungan Internasional serta kelompok staf yang menangani
hubungan internasional.
J Sekretaris Jenderal serta kelompok staf yang menangani perencanaan dan
umum.
K Bendahara serta kelompok staf yang menangani keuangan.
L Pusdiklatnas serta kelompok staf yang menangani pusat pendidikan dan
pelatihan kepramukaan tingkat nasional.
M Puslitbangnas serta kelompok staf yang menangani pusat penelitian dan
pengembangan Gerakan Pramuka tingkat nasional.
N Dewan Kerja.
P Taman Rekreasi Wiladatika.
Q Bumi Perkemahan dan Graha Wisata Pramuka.
R Badan Usaha (PT. Madu Pramuka, PT. Molino, Koperasi, Balai Penerbit, dll).
S Saka Bahari.
T Saka Bakti Husada.
U Saka Bhayangkara.
V Saka Dirgantara.
W Saka Kencana.
X Saka Tarunabumi.
Y Saka Wanabakti.
Z Saka Wirakartika.
B. Untuk pemberian kode bidang di lingkungan kwartir daerah, kwartir cabang, dan kwartir
ranting diatur sebagai berikut atau diatur sesuai kebutuhan:
Kode A Pimpinan.
B Bidang Pembinaan Anggota Muda dan kelompok staf yang menangani
pembinaan anggota muda.
C Bidang Pembinaan Anggota Dewasa dan kelompok staf yang menangani
pembinaan anggota dewasa
68 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
D Bidang Hubungan Masyarakat dan Pengabdian Masyarakat serta kelompok
staf yang menangani hubungan masyarakat dan pengabdian masyarakat.
E Bidang Organisasi, Kerjasama, dan Hukum serta kelompok staf yang
menangani organisasi, kerjasama dan hukum.
F Bidang Dana, Usaha, Sarana, dan Prasarana serta kelompok staf yang
menangai dana, usaha, sarana/prasarana dan keuangan.
G Kelompok staf yang menangani Pusdiklat.
H Kelompok staf yang menangani Puslitbang.
J Dewan Kerja
K Badan Pengelola Unit Usaha Kwartir.
L Bumi Perkemahan
M Kedai Pramuka.
N Usaha lain-lain (PT, Koperasi, Balai Penerbit, dll).
P Saka Bahari
Q Saka Bakti Husada
R Saka Bhayangkara
S Saka Dirgantara
T Saka Kencana
U Saka Tarunabumi
V Saka Wanabakti
W Saka Wirakartika
Catatan:
Jika terjadi penambahan kelompok seperti tersebut di atas dapat diberi kode huruf berikutnya,
jika telah sampai pada kode Z dapat dilanjutkan dengan kode AA. AB dan seterusnya.
Guna menghindari keraguan antara angka satu (1) dengan huruf I dan angka nol (0) dengan
huruf O maka huruf I dan O tidak digunakan sebagai kode.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 69
BAB III
CONTOH PENULISAN
1. Penulisan Otentikasi Keputusan
KEPUTUSAN
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: TAHUN 20…
TENTANG
PETUNJUK PENYELENGGARAAN
POKOK-POKOK SISTEM ADMINISTRASI UMUM GERAKAN PRAMUKA
Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka.
Menimbang : a. bahwa dalam upaya meningkatkan pelaksanaan administrasi kwartir Gerakan
Pramuka perlu disusun suatu sistem administrasi yang dapat berlaku secara
umum dalam lingkungan Gerakan Pramuka;
b. bahwa sehubungan dengan itu perlu disusun dan/atau disempurnakan
petunjuk penyelenggaraan administrasi umum yang dapat digunakan sebagai
pedoman untuk memenuhi kebutuhan dalam tata cara penyelenggaraan
administrasi umum di lingkungan kwartir/satuan Gerakan Pramuka.
Mengingat : 1. Anggaran Dasar Gerakan Pramuka.
2. Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.
3. Keputusan Musyawarah Nasional Gerakan Pramuka Nomor… tahun…
tentang…
4. Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor… tahun… tentang…
Memperhatikan : Saran-saran Pimpinan dan Andalan Nasional Gerakan Pramuka.
MEMUTUSKAN:
Menetapkan :
Pertama : Memberlakukan Petunjuk Penyelenggaraan Pokok-pokok Sistem Administrasi
Umum Gerakan Pramuka sebagaimana tercantum dalam lampiran keputusan
ini.
Kedua : Petunjuk penyelenggaraan ini digunakan sebagai pedoman bagi kwartir dan
satuan Gerakan Pramuka dalam melaksanakan administrasi di lingkungannya.
Ketiga : Dengan berlakunya keputusan ini, maka ketentuan lain yang bertentangan dan
tidak sesuai dengan keputusan ini dinyatakan tidak berlaku.
Keempat : Keputusan ini berlaku sejak ditetapkan.
Ditetapkan di : Jakarta.
Pada tanggal :
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
OTENTIKASI
1. KONSEPTOR :
2. KEPALA BIRO :
3. SESLAK :
4. SESJEN :
70 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
2. Penulisan Keputusan
KEPUTUSAN
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: TAHUN 20…
TENTANG
PETUNJUK PENYELENGGARAAN
POKOK-POKOK SISTEM ADMINISTRASI UMUM GERAKAN PRAMUKA
Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka.
Menimbang : a. bahwa dalam upaya meningkatkan pelaksanaan administrasi kwartir Gerakan
Pramuka perlu disusun suatu sistem administrasi yang dapat berlaku secara
umum dalam lingkungan Gerakan Pramuka;
b. bahwa sehubungan dengan itu perlu disusun dan/atau disempurnakan
petunjuk penyelenggaraan administrasi umum yang dapat digunakan sebagai
pedoman untuk memenuhi kebutuhan dalam tata cara penyelenggaraan
administrasi umum di lingkungan kwartir/satuan Gerakan Pramuka.
Mengingat : 1. Anggaran Dasar Gerakan Pramuka.
2. Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.
3. Keputusan Musyawarah Nasional Gerakan Pramuka Nomor… tahun…
tentang…
4. Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor… tahun… tentang…
Memperhatikan : Saran-saran Pimpinan dan Andalan Nasional Gerakan Pramuka.
MEMUTUSKAN:
Menetapkan :
Pertama : Memberlakukan Petunjuk Penyelenggaraan Pokok-pokok Sistem Administrasi
Umum Gerakan Pramuka sebagaimana tercantum dalam lampiran keputusan
ini.
Kedua : Petunjuk penyelenggaraan ini digunakan sebagai pedoman bagi kwartir dan
satuan Gerakan Pramuka dalam melaksanakan administrasi di lingkungannya.
Ketiga : Dengan berlakunya keputusan ini, maka ketentuan lain yang bertentangan dan
tidak sesuai dengan keputusan ini dinyatakan tidak berlaku
Keempat : Keputusan ini berlaku sejak ditetapkan.
Ditetapkan di : Jakarta.
Pada tanggal : ………….
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 71
3. Penulisan Petunjuk Penyelenggaraan
LAMPIRAN KEPUTUSAN
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: ……. TAHUN 20…
TENTANG
PETUNJUK PENYELENGGARAAN
SISTEM ADMINISTRASI KWARTIR
BAB I
PENDAHULUAN
1. Umum.
a. ……………………………………………………………………………………………………………..
…………………………
b. ……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………
2. Dasar.
a. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka
b. ……………………………………………………………………………………..
c. ……………………………………………………………………………………..
3. Maksud dan tujuan.
a. ……………………………………………………………………………………………………………..
……………………. (Maksud adanya PP)
b. ……………………………………………………………………………………………………………
…………………………. (Tujuan adanya PP).
4. Fungsi.
a. …………………………………………………………………………………….
b. ……………………………………………………………………………………..
c. ……………………………………………………………………………………..
5. Sistematika.
a. Pendahuluan
b. …………………(pokok-pokok substansi)
c. …………………(penjabaran substansi)
d. …………………(penjabaran substansi dst)
e. Penutup
6. Pengertian.
a. …………………………………………………………………………………….
b. ……………………………………………………………………………………..
c. ……………………………………………………………………………………..
72 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
BAB II
(POKOK-POKOK SUBTANSI YANG AKAN DIATUR)
1. ………..
…………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………….
2. ………..
…………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………….
BAB III
………………………………………….
1. …………………………………………..
a. ………………………………………………………………………………
…………………………………………………..
b. 1) …………………………………………………………………………..
………………………………………………….……………………….
2) …………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
2. …………………….
a. …………………………………………………………………………………
…………………………………………………
b. …………………………………………………………………………………
……………………………………………………………
c. ……………………………………………………………………………………
…………………………………………..
BAB IV
…………………………………………
1. ………………….
a. ………………………………………………………………………………………..
…………………………………..
b. ……………………………………………………………………………………….
………………………………………………….
2. ………………….
a. ………………………………………………………………………………………..
…………………………………..
b. ……………………………………………………………………………………….
………………………………………………….
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 73
BAB V
PENUTUP
1. Lain-lain.
a. ………………………………………………………………………………………..
…………………………………..
b. ……………………………………………………………………………………….
………………………………………………….
Jakarta, Juli 20..
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
________________________
Keterangan:
Contoh ini berlaku pula untuk penulisan Juklak dan Juknis dengan perubahan:
“LAMPIRAN KEPUTUSAN” menjadi ”LAMPIRAN SURAT KEPUTUSAN”.
74 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
4. Penulisan Surat Keputusan Personil Perorangan
SURAT KEPUTUSAN
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: TAHUN 20..
TENTANG
PENGANGKATAN KARYAWAN/TENAGA STAF TETAP
Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka.
Menimbang : a. bahwa untuk meningkatkan daya kerja Kwartir Nasional Gerakan Pramuka,
dipandang perlu menambah seorang tenaga pegawai khususnya dalam
Biro Administrasi;
b. bahwa Sdr. ………………………….. dianggap cukup memenuhi syarat untuk
diangkat sebagai pegawai sehingga perlu kebijakan untuk mengangkat
yang bersangkutan sebagai Karyawan/Tenaga Staf Tetap karena telah
memenuhi pula persyaratan dan formasi mengijinkan;
c. bahwa sehubungan dengan itu perlu dikeluarkan ketetapannya.
Mengingat : 1. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.
2. Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor…tahun… tentang
Petunjuk Penyelenggaraan Pembinaan Personil Gerakan Pramuka.
3. Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor…tahun… tentang
Peraturan Imbalan Jasa Karyawan Kwarnas Gerakan Pramuka.
Memperhatikan : Usul dan saran Staf Kwartir Nasional Gerakan Pramuka.
MEMUTUSKAN:
Menetapkan :
Pertama : Terhitung mulai tanggal… mengangkat Sdr. …………. sebagai Karyawan/ Tenaga
Staf Tetap Kwartir Nasional Gerakan Pramuka dengan masa percobaan 3 (tiga)
bulan, dengan jabatan dan masa kerja yang diperhitungkan serta indek imbalan
jasa sebagaimana tersebut dalam lajur 4,5 dan 6 lampiran surat keputusan ini.
Kedua : Selain imbalan jasa, kepada yang bersangkutan diberi tunjangan lainnya yang
berlaku di Kwartir Nasional Gerakan Pramuka.
Dengan catatan:
Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam surat keputusan ini akan diadakan
pembetulan seperlunya.
Ditetapkan di : Jakarta.
Pada tanggal :
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
____________________
SALINAN Surat Keputusan ini disampaikan kepada:
1. Sesjen.
2. Seslak.
3. Para kepala biro.
4. Para kepala bagian.
5. Yang bersangkutan.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 75
LAMPIRAN SURAT KEPUTUSAN
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: ……… TAHUN ……
Jakarta, …
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
____________________
1 Nomor urut
2 a. Nama
b. Tempat, tanggal lahir
3 Tugas dan Tanggungjawab
4 Golongan/tingkatan tugas
LAMA
5 Masa kerja golongan
6 Pokok imbalan jasa
BARU
7 Masa kerja golongan
8 Pokok imbalan jasa
9 Masa kerja golongan untuk kenaikan imbalan jasa
berkala yang akan datang
10 Saat kenaikan imbalan jasa berkala yang akan datang
11 Keterangan
76 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
5. Penulisan Salinan Surat Keputusan Personil Perorangan
SALINAN
SURAT KEPUTUSAN
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: TAHUN 20..
TENTANG
PENGANGKATAN KARYAWAN/TENAGA STAF TETAP
Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka.
Menimbang : a. bahwa untuk meningkatkan daya kerja Kwartir Nasional Gerakan Pramuka,
dipandang perlu menambah seorang tenaga pegawai khususnya dalam
Biro Administrasi;
b. bahwa Sdr. ……………… dianggap cukup memenuhi syarat untuk diangkat
sebagai pegawai sehingga perlu kebijakan untuk mengangkat yang
bersangkutan sebagai Karyawan/Tenaga Staf Tetap karena telah memenuhi
pula persyaratan dan formasi mengijinkan;
c. bahwa sehubungan dengan itu perlu dikeluarkan ketetapannya.
Mengingat : 1. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.
2. Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor…tahun… tentang
Petunjuk Penyelenggaraan Pembinaan Personil Gerakan Pramuka.
3. Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor…tahun… tentang
Peraturan Imbalan Jasa Karyawan Kwarnas Gerakan Pramuka.
Memperhatikan : Usul dan saran Staf Kwartir Nasional Gerakan Pramuka.
MEMUTUSKAN:
Menetapkan :
Pertama : Terhitung mulai tanggal… mengangkat Sdr. …………. sebagai Karyawan/ Tenaga
Staf Tetap Kwartir Nasional Gerakan Pramuka dengan masa percobaan 3 (tiga)
bulan, dengan jabatan dan masa kerja yang diperhitungkan serta indek imbalan
jasa sebagaimana tersebut dalam lajur 4,5 dan 6 lampiran surat keputusan ini.
Kedua : Selain imbalan jasa, kepada yang bersangkutan diberi tunjangan lainnya yang
berlaku di Kwartir Nasional Gerakan Pramuka.
Dengan catatan:
Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam surat keputusan
ini akan diadakan pembetulan seperlunya.
SALINAN Surat Keputusan ini disampaikan kepada:
1. Sesjen.
2. Seslak.
3. Para kepala biro.
4. Para kepala bagian.
5. Yang bersangkutan.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 77
Ditetapkan di : Jakarta.
Pada tanggal :
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
ttd.
____________________
Salinan sesuai dengan aslinya
Seslak,
________________
Keterangan:
1. Dalam Skep personil dicantumkan catatan [klosule]:
“Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam keputusan ini akan diadakan pembetulan
sebagaimana mestinya”.
2. Apabila Skep tersebut dikeluarkan secara perorangan maka kepada yang bersangkutan diberikan
salinannya (bukan petikannya) dengan tanda tangan asli dari pejabat yang menyalinnya.
78 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
SALINAN
LAMPIRAN SURAT KEPUTUSAN
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: ……… TAHUN ……
1 Nomor urut
2 a. Nama
b. Tempat, tanggal lahir
3 Tugas dan Tanggungjawab
4 Golongan/tingkatan tugas
LAMA
5 Masa kerja golongan
6 Pokok imbalan jasa
BARU
7 Masa kerja golongan
8 Pokok imbalan jasa
9 Masa kerja golongan untuk kenaikan imbalan jasa
berkala yang akan datang
10 Saat kenaikan imbalan jasa berkala yang akan datang
11 Keterangan
Jakarta, …
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
ttd
____________________
Salinan sesuai dengan aslinya
Seslak,
_____________________
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 79
6. Penulisan Surat Keputusan Personil Kolektif
SURAT KEPUTUSAN
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: TAHUN 20..
TENTANG
PEMBERIAN KENAIKAN IMBALAN JASA BERKALA
Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka.
Menimbang : a. bahwa para karyawan/tenaga staf Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
yang namanya tersebut dalam lampiran surat keputusan ini telah memenuhi
persyaratan tentang konduite dan masa kerja golongan menurut ketentuan
pasal..butir.. Keputusan Kwarnas Nomor..tahun..;
b. bahwa sehubungan dengan itu perlu ditetapkan surat keputusan tentang
Pemberian Kenaikan Imbalan Jasa Berkala bagi yang bersangkutan.
Mengingat : 1. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.
2. Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor…tahun…
tentang peraturan pemberian imbalan jasa kepada karyawan Kwartir
Nasional Gerakan Pramuka.
3. Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor…tahun… tentang
Peraturan Imbalan Jasa Karyawan Kwarnas Gerakan Pramuka.
Memperhatikan : Usul dan saran Pimpinan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka.
MEMUTUSKAN:
Menetapkan :
Pertama : Terhitung mulai tanggal… memberikan kenaikan imbalan jasa berkala kepada
para karyawan/tenaga staf Kwarnas yang namanya tersebut dalam lampiran surat
keputusan ini sebesar pokok imbalan jasa berdasarkan masa kerja golongan
seperti tersebut dalam kolom 7 dan 10 lampiran yang dimaksud.
Kedua : Selain pokok imbalan jasa tersebut, diberikan pula tunjuangan-tunjangan lain
yang berlaku di Kwartir Nasional Gerakan Pramuka.
Ketiga : Pengeluaran biaya untuk pembayaran imbalan jasa yang bersangkutan
dibebankan kepada anggaran belanja…
Dengan catatan:
Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam surat keputusan ini
akan diadakan pembetulan seperlunya.
Ditetapkan di : Jakarta.
Pada tanggal :
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
____________________
SALINAN Surat Keputusan ini disampaikan kepada:
1. Sesjen.
2. Seslak.
3. Para kepala biro.
4. Para kepala bagian.
5. Para Kepala Unit yang bersangkutan.
PETIKAN surat keputusan ini diberikan kepada yang berkepentingan untuk diketahui dan diindahkan
sebagaimana mestinya.
80 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
Jakarta, …
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
____________________
LAMPIRAN SURAT KEPUTUSAN
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: ……… TAHUN ……
No.
Urut
1
NamaTempat,
tanggal lahir
Tugas dan
tangung jawab
Golongan/
tingkatan
tugas
Masa kerja
golongan
thn: bln:
Pokok
Imbalan Jasa
Rp.
LAMA: 1 JANUARI 19…
Masa kerja
golongan
thn: bln:
Pokok
Imbalan Jasa
Rp.
BARU: 1 JANUARI 19…
Saat kenaikan imbalan jasa
berkala yang akan datang
Keterangan
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1.
2.
3.
4.
5.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 81
7. Penulisan Salinan Surat Keputusan Personil Kolektif
SALINAN
SURAT KEPUTUSAN
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: TAHUN 20..
TENTANG
PEMBERIAN KENAIKAN IMBALAN JASA BERKALA
Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka.
Menimbang : a. bahwa para karyawan/tenaga staf Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
yang namanya tersebut dalam lampiran surat keputusan ini telah memenuhi
persyaratan tentang konduite dan masa kerja golongan menurut ketentuan
pasal..butir.. Keputusan Kwarnas Nomor..tahun..;
b. bahwa sehubungan dengan itu perlu ditetapkan surat keputusan tentang
Pemberian Kenaikan Imbalan Jasa Berkala bagi yang bersangkutan.
Mengingat : 1. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.
2. Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor… tahun…
tentang peraturan pemberian imbalan jasa kepada karyawan Kwartir
Nasional Gerakan Pramuka.
3. Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor…tahun… tentang
Peraturan Imbalan Jasa Karyawan Kwarnas Gerakan Pramuka.
Memperhatikan : Usul dan saran Pimpinan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka.
MEMUTUSKAN:
Menetapkan :
Pertama : Terhitung mulai tanggal… memberikan kenaikan imbalan jasa berkala kepada
para karyawan/tenaga staf Kwarnas yang namanya tersebut dalam lampiran surat
keputusan ini sebesar pokok imbalan jasa berdasarkan masa kerja golongan
seperti tersebut dalam kolom 7 dan 10 lampiran yang dimaksud.
Kedua : Selain pokok imbalan jasa tersebut, diberikan pula tunjuangan-tunjangan lain
yang berlaku di Kwartir Nasional Gerakan Pramuka.
Ketiga : Pengeluaran biaya untuk pembayaran imbalan jasa yang bersangkutan
dibebankan kepada anggaran belanja…
Dengan catatan:
Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam surat keputusan ini
akan diadakan pembetulan seperlunya.
SALINAN Surat Keputusan ini disampaikan kepada:
1. Sesjen.
2. Seslak.
3. Para kepala biro.
4. Para kepala bagian.
5. Para Kepala Unit yang bersangkutan.
82 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
PETIKAN surat keputusan ini diberikan kepada yang berkepentingan untuk
diketahui dan diindahkan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Jakarta.
Pada tanggal :
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
ttd
____________________
Salinan sesuai dengan aslinya
Seslak,
________________
Keterangan:
1. Untuk Skep Personil yang bersifat kolektif (kenaikan golongan, jabatan, pengangkatan, dll),
kepada yang bersangkutan diberikan Petikan (bukan Salinan).
2. Skep tentang pembentukan Pokja, Tim, dan sebagainya, kepada para anggotanya diberikan
Salinan (bukan Petikan), agar tiap anggota mengetahui susunan Pokja, Tim, dlsb.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 83
SALINAN
LAMPIRAN SURAT KEPUTUSAN
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: ……… TAHUN ……
Jakarta, …
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
ttd
____________________
Salinan sesuai dengan aslinya
Seslak,
________________
No.
Urut
1
NamaTempat,
tanggal lahir
Tugas dan
tangung jawab
Golongan/
tingkatan
tugas
Masa kerja
golongan
thn: bln:
Pokok
Imbalan Jasa
Rp.
LAMA: 1 JANUARI 19…
Masa kerja
golongan
thn: bln:
Pokok
Imbalan Jasa
Rp.
BARU: 1 JANUARI 19…
Saat kenaikan imbalan jasa
berkala yang akan datang
Keterangan
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1.
2.
3.
4.
5.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
84 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
8. Penulisan Petikan Surat Keputusan
PETIKAN
SURAT KEPUTUSAN
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: TAHUN 20..
TENTANG
PEMBERIAN KENAIKAN IMBALAN JASA BERKALA
Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka,
Menimbang : dst.
Mengingat : dst.
Memperhatikan : dst.
MEMUTUSKAN:
Menetapkan :
Pertama : Terhitung mulai tanggal… memberikan kenaikan imbalan jasa berkala kepada
para karyawan/tenaga staf Kwarnas yang namanya tersebut dalam lampiran surat
keputusan ini sebesar pokok imbalan jasa berdasarkan masa kerja golongan
seperti tersebut dalam kolom 7 dan 10 lampiran yang dimaksud.
Kedua : Selain pokok imbalan jasa tersebut, diberikan pula tunjuangan-tunjangan lain
yang berlaku di Kwartir Nasional Gerakan Pramuka.
Ketiga : Pengeluaran biaya untuk pembayaran imbalan jasa yang bersangkutan
dibebankan kepada anggaran belanja…
Dengan catatan:
Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam surat keputusan ini
akan diadakan pembetulan seperlunya.
SALINAN surat keputusan ini disampaikan kepada: dst.
PETIKAN surat keputusan ini diberikan kepada yang bersangkutan untuk
diketahui dan diindahkan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Jakarta.
Pada tanggal :
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
ttd
___________________
Untuk PETIKAN
Sesuai dengan aslinya,
Kepala Biro Umum,
___________________
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 85
PETIKAN
LAMPIRAN SURAT KEPUTUSAN
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: ……… TAHUN ……
Jakarta, …
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
ttd
____________________
Untuk PETIKAN
Sesuai dengan aslinya,
Kepala Biro Umum,
________________
No.
Urut
1
NamaTempat,
tanggal lahir
Tugas dan
tangung jawab
Golongan/
tingkatan
tugas
Masa kerja
golongan
thn: bln:
Pokok
Imbalan Jasa
Rp.
LAMA: 1 JANUARI 19…
Masa kerja
golongan
thn: bln:
Pokok
Imbalan Jasa
Rp.
BARU: 1 JANUARI 19…
Saat kenaikan imbalan jasa
berkala yang akan datang
Keterangan
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1.
2.
3.
4.
5.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
86 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
9. Penulisan Perubahan
PERUBAHAN
KEPUTUSAN
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: …….TAHUN 20…
TENTANG
RAPAT KERJA NASIONAL GERAKAN PRAMUKA TAHUN 20…
1. Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor: ……Tahun 20…, tanggal ….Maret 20…,
tentang Rapat Kerja Nasional Gerakan Pramuka Tahun 20… terdapat perubahan.
2. Perubahan pada klausul penetapan Pertama.
Semula tertulis:
Pertama : Rapat Kerja Nasional Gerakan Pramuka Tahun 20…diselenggarakan pada tanggal
1 – 3 Mei 20…, di Komplek Pusdiklatnas, Cibubur, Jakarta.
Perubahan menjadi:
Pertama : Rapat Kerja Nasional Gerakan Pramuka Tahun 20…diselenggarakan pada tanggal
1 – 3 Juli 20…, di Komplek Pusdiklatnas, Cibubur, Jakarta.
3. Dengan demikian maka Keputusan Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor: ……
Tahun 20…, tanggal ….Maret 20…, tentang Rapat Kerja Nasional Gerakan Pramuka Tahun 20…
telah diadakan PERUBAHAN.
Ditetapkan : di Jakarta
Pada tanggal :…… April 20….
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka,
Ketua,
___________________________
Keterangan: – Contoh ini berlaku untuk perubahan SK
– Penulisan KEPUTUSAN menjadi SURAT KEPUTUSAN
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 87
10. Penulisan Ralat
RALAT
KEPUTUSAN
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR : …….TAHUN 20…
TENTANG
ANGGARAN RUMAH TANGGA GERAKAN PRAMUKA
1. Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor: ……Tahun 20…, tanggal ….Maret 20…,
tentang Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka, terdapat kesalahan yang perlu diralat.
2. Kesalahan tersebut terdapat pada lampiran Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Nomor: ……Tahun 20…, tanggal ….Maret 20…, Pasal 21 Kode Kehormatan, ayat (5) f halaman
43.
semula tertulis:
f. Kesanggupan anggota dewasa untuk mengantarkan kaum muda Ikrar yang berbunyi sebagai
berikut: ..dst.
seharusnya ditulis:
f. Kesanggupan anggota dewasa untuk mengantarkan kaum muda Indonesia ke masa depan
yang lebih baik, dinyatakan dengan Ikrar yang berbunyi sebagai berikut: …dst.
3. Dengan demikian maka Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor: …..Tahun 20…,
tanggal ….Maret 20…, telah diadakan RALAT.
Ditetapkan : di Jakarta
Pada tanggal :……Juni 20….
a.n Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka,
Sekretaris Jenderal,
______________________
88 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
SURAT TUGAS
Nomor: ……………………….
Pertimbangan : a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;
b. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;
Dasar : 1. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;
2. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;
MENUGASKAN:
Kepada : 1. Nama : mmmmmmmmmmmmmmmmmm
Jabatan : mmmmmmmmmmmmmmmmmm
NTA : mmmmmmmmmmmmmmmmmm
2. Nama : mmmmmmmmmmmmmmmmmm
Jabatan : mmmmmmmmmmmmmmmmmm
NTA : mmmmmmmmmmmmmmmmmm
Untuk : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Lain–lain : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Di Keluarkan di Jakarta
Pada tanggal, …………………20…
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
____________________
NTA: 000000001
GERAKAN PRAMUKA
KWARTIR NASIONAL
Jl. Medan Merdeka Timur No. 6 Jakarta 10110 Indonesia
11. Penulisan Surat Tugas.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 89
12. Perjanjian Kerjasama.
PERJANJIAN KERJASAMA
ANTARA
KWARTIR …. GERAKAN PRAMUKA
DENGAN
………………………………..
Nomor: / /2012
Nomor: / /2012
TENTANG
…………………………………………………………
Pada hari ini ………. tanggal ……. bulan …….. tahun dua ribu dua belas bertempat di Jakarta, kami
yang bertandatangan di bawah ini:
1. …………………………… selaku Ketua Kwartir …….. Gerakan Pramuka, berkedudukan di
Jalan…………., dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama KWARTIR …….. GERAKAN
PRAMUKA, selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.
2. …………………………… selaku Ketua…….., berkedudukan di Jalan…………., dalam hal ini bertindak
untuk dan atas nama…….., selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.
Untuk selanjutnya PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA, dalam Kesepakatan Bersama ini secara
disebut PARA PIHAK.
PARA PIHAK terlebih dahulu menerangkan hal-hal sebagai berikut:
a. Bahwa PIHAK PERTAMA adalah ………
b. Bahwa PIHAK KEDUA adalah ………
Dengan memperhatikan ketentuan/peraturan:
1. ………;
2. ………;
3. ………; dan
4. ………;
Berdasarkan pertimbangan tersebut, dengan itikad baik, saling percaya, sederajat, dan tetap
berpedoman kepada ketentuan/peraturan tersebut, PARA PIHAK sepakat untuk menyusun
Kesepakatan Bersama tentang ………, dengan ketentuan sebagai berikut:
90 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
Pasal 1
MAKSUD DAN TUJUAN
(1) ………
(2) ………
Pasal 2
RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Kesepakatan Bersama ini meliputi:
a. ………;
b. ………;
c. ………;
Pasal 3
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PARA PIHAK
(1) Tugas dan tanggung jawab PIHAK PERTAMA:
a. ………;
b. ………;
c. ………;
(2) Tugas dan tanggung jawab PIHAK KEDUA:
a. ………;
b. ………;
c. ………;
Pasal 4
………
(1) ………;
(2) ………;
(3) ………;
Pasal 5
………
(1) ………;
(2) ………;
(3) ………;
Pasal 6
DOMISILI
Untuk segala akibat yang timbul dari akta ini PARA PIHAK telah memilih tempat tinggal kediaman
hukum (domisili) yang umum dan tetap di Kantor Panitera Pengadilan Negeri ……….
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 91
Pasal 7
LAIN LAIN
Hal-hal yang tidak atau belum cukup diatur dalam Kesepakatan Bersama ini, akan diputuskan oleh
kedua belah pihak secara musyawarah dan mufakat dan akan dibuatkan dalam addendum tersendiri,
yang merupakan satu kesatuan dan bagian yang tidak terpisahkan dari Kesepakatan Bersama ini.
Pasal 8
PENUTUP
Perjanjian ini ditandatangani PARA PIHAK di Jakarta dan dibuat dalam 2 (dua) rangkap, bermeterai
cukup, dan masing-masing pihak memiliki 1 (satu) rangkap dengan kekuatan hukum yang sama.
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA
_________________________ _________________________
Catatan:
Contoh format kesepakatan bersama ini dapat juga digunakan
untuk Nota Kesepaham/MoU maupun Perjanjian Kerjasama.
92 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
13. Penulisan Surat Edaran
GERAKAN PRAMUKA
KWARTIR NASIONAL
Jl. Medan Merdeka Timur No. 6 Jakarta 10110 Indonesia
Xxxxxxxxxx, xxxxxxxx 20xx
Nomor :
Klasifikasi :
Lampiran :
Perihal : xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Kepada yth:
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
di xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
SURAT EDARAN
Salam Pramuka
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
___________________
NTA: 0000000001
Tembusan :
1. Xxxxxxxxxxxxxx
2. Xxxxxxxxxxxxxxx
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 93
14. Penulisan Surat
GERAKAN PRAMUKA
KWARTIR NASIONAL
Jl. Medan Merdeka Timur No. 6 Jakarta 10110 Indonesia
Jakarta, ………… 20…
Nomor :
Klasifikasi :
Lampiran :
Perihal : xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Kepada yth:
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
di xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Salam Pramuka
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
___________________
NTA: 0000000001
Tembusan yth:
1. Xxxxxxxxxxxxxx
2. Xxxxxxxxxxxxxxx
94 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
15. Penulisan Surat Keterangan
GERAKAN PRAMUKA
KWARTIR NASIONAL
Jl. Medan Merdeka Timur No. 6 Jakarta 10110 Indonesia
SURAT KETERANGAN
Nomor: ………………………..
1. Yang bertanda tangan di bawah ini:
a. Nama : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
b. Jabatan : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
c. NTA : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Dengan ini menerangkan bahwa:
a. Nama : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
b. Jabatan : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
c. NTA : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
d. Umur : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
e. Pekerjaan : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
f. Alamat : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Maksud : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
2. Berhubung maksud yang bersangkutan, dimohon agar yang berwenang memberikan bantuan
yang diperlukan.
3. Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya.
Jakarta, …………… 20…
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
_____________________
NTA: 0000000001
Tembusan:
1. mmmmmmmmmmmmmmmmmm
2. mmmmmmmmmmmmmmmmmm
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 95
16. Penulisan Surat Perjalanan Dinas
GERAKAN PRAMUKA
KWARTIR NASIONAL
Jl. Medan Merdeka Timur No. 6 Jakarta 10110 Indonesia
SURAT PERJALANAN DINAS
Nomor : ………………………..
Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka,
No Nama Jabatan Keterangan
Maksud perjalanan:
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Dikeluarkan di Jakarta
Pada tanggal, ………………. 20…
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
____________________
NTA: 000000001
Tgl
Datang
di Cap/
Tanda Tangan
Tgl
Kembali
di Cap/
Tanda Tangan
96 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
SURAT KUASA
Nomor: ……………………..
Yang bertanda tangan di bawah ini:
a. Nama : ……………………………………………………………………
b. Jabatan : ……………………………………………………………………
c. NTA : ……………………………………………………………………
MEMBERI KUASA
Kepada :
a. Nama : ……………………………………………………………………
b. Jabatan : ……………………………………………………………………
c. NTA : ……………………………………………………………………
Untuk : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Demikian surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, …..…….… 20….
Yang diberi kuasa Yang memberi kuasa
NAMA JABATAN NAMA JABATAN
_____________________ _____________________
NTA: NTA:
17. Penulisan Surat Kuasa
GERAKAN PRAMUKA
KWARTIR NASIONAL
Jl. Medan Merdeka Timur No. 6 Jakarta 10110 Indonesia
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 97
18. Penulisan Surat Pengantar
GERAKAN PRAMUKA
KWARTIR NASIONAL
Jl. Medan Merdeka Timur No. 6 Jakarta 10110 Indonesia
Jakarta, …………. 20…
Nomor :
Klasifikasi :
Kepada Yth,
mmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmm
di
mmmmmmmmmm
SURAT PENGANTAR
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Sekretaris Jenderal,
_____________________
NTA:
No Isi surat Jumlah Keterangan
98 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
19. Surat Undangan
GERAKAN PRAMUKA
KWARTIR NASIONAL
Jl. Medan Merdeka Timur No. 6 Jakarta 10110 Indonesia
Jakarta, …………….. 20…
UNDANGAN
Nomor:…………….
Kepada Yth,
mmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmm
di
mmmmmmmmmmmmm
Salam Pramuka,
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmm.
Hari, tanggal : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Pukul : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Tempat : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Acara : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Pimpinan : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmm
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
_________________
NTA:
Tembusan yth:
1. mmmmmmmmmmmm
2. mmmmmmmmmmmm
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 99
20. Penulisan Nota Dinas
GERAKAN PRAMUKA
KWARTIR NASIONAL
Jl. Medan Merdeka Timur No. 6 Jakarta 10110 Indonesia
NOTA DINAS
Nomor: ……../ 00-A
Kepada Yth : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Dari : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Lampiran : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Perihal : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Salam Pramuka,
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Sekretaris Jenderal,
__________________
NTA:
Tembusan yth:
1. mmmmmmmmmmmm
2. mmmmmmmmmmmm
100 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
21. Penulisan Surat Panggilan
GERAKAN PRAMUKA
KWARTIR NASIONAL
Jl. Medan Merdeka Timur No. 6 Jakarta 10110 Indonesia
Jakarta, …………….. 20…
Nomor :
Klasifikasi :
Lampiran :
Perihal : Panggilan
Kepada Yth,
mmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmm
di
mmmmmmmmmm
Salam Pramuka,
Dengan ini kami meminta kedatangan saudara ……………. di Sekretariat Kwartir Nasional Gerakan
Pramuka, mmmmmmmmmmmmmmmmm
hari, tanggal : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Pukul : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Menghadap : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Untuk mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Demikian kami sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
__________________
NTA:
Tembusan yth:
1. mmmmmmmmmmmm
2. mmmmmmmmmmmm
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 101
22. Penulisan Surat Rekomendasi
GERAKAN PRAMUKA
KWARTIR NASIONAL
Jl. Medan Merdeka Timur No. 6 Jakarta 10110 Indonesia
REKOMENDASI
Nomor: ………………….
TENTANG
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
a. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
b. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Jakarta, ……………….20..
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
_________________
NTA:
102 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
23. Penulisan Lembar Disposisi
GERAKAN PRAMUKA KWARTIR NASIONAL
Dari :
Nomor Surat :
Tanggal :
Perihal :
Nomor Agenda :
Disposisi : Paraf Tanggal
Lembar Disposisi
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 103
24. Penulisan Telaahan Staf
GERAKAN PRAMUKA
KWARTIR NASIONAL
Jl. Medan Merdeka Timur No. 6 Jakarta 10110 Indonesia
TELAAHAN STAF
Kepada : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Dari : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Tanggal : MMMMMMMM
Nomor : MMMMMMMM
Sifat : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Lampiran : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Perihal : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
I. Pokok Persoalan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
II. Pra Anggaran : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
III. Fakta dan data yang berpengaruh terhadap persoalan,
: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
IV. Pembahasan/analisis : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
V. Kesimpulan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
VI. Saran : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Jakarta, ……………..20…
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Kepala Biro ………
Nama lengkap
NTA:
Tembusan yth:
1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
104 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
25. Penulisan Pengumuman
GERAKAN PRAMUKA
KWARTIR NASIONAL
Jl. Medan Merdeka Timur No. 6 Jakarta 10110 Indonesia
PENGUMUMAN
Nomor: ………………….
TENTANG
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Dikeluarkan di Jakarta
Pada tanggal ……………………………
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
___________________
NTA:
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 105
26. Penulisan Laporan
LAPORAN ………
I. PENDAHULUAN
1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
(uraian tentang keadaan permulaan tahun/bulan)
a. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
b. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
uraian tentang keadaan akhir tahun/bulan)
II. KEGIATAN YANG DILAKUKAN
1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
(uraian mengenai bidangnya dalam organisasi)
III. KESIMPULAN
1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
(uraian faktor-faktor yang mempengaruhi)
IV. SARAN-SARAN
1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (uraian tentang usul-usul)
a. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
b. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
(uraian rencana kerja yang akan datang)
V. PENUTUP
1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Jakarta, …………. 20…
Kwartir Daerah/Cabang Gerakan Pramuka
……………………………………………..
Ketua,
_______________
106 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
27. Penulisan Surat Telegram
TELEGRAM
Registrasi nomor: ………………………..
PANGGILAN JENIS NOMOR DERAJAT
DARI : MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
UNTUK : MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
TEMBUSAN : MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
KLASIFIKASI
Nomor
: SEGERA
: …………
AAA TTK MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
BBB TTK MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
CCC TTK DSTNYA HBS
Tanggal Waktu Pembuatan : ………………………………
Pengirim : …………………
Nama : …………………
Catatan : …………………
Tanda tangan : …………………
NO. KODE
WAKTU
TERIMA KIRIM
PARAF
OPERATOR
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 107
28. Penulisan Buku Agenda
Tanggal
1 2 3 4 5 9
Nomor Agenda Nomor dan tanggal
surat masuk
Lampiran Terima dari Petunjuk
pada nomor
yang lalu
6
Petunjuk
pada nomor
berikutnya
7 8
P e r i h a l Keterangan
BUKU AGENDA
Keterangan : 1. Kolom 6, ditulis nomor agenda surat masuk yang pernah diterima dan ada hubungannya dengan surat yang sedang dicatat sekarang.
2. Kolom 8, ditulis nomor agenda surat yang masuk kemudian yang ada hubungannya dengan surat tersebut.
108 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
29. Penulisan Buku Verbal
Tanggal
Surat
1 2 3 4 8
Nomor Surat Lampiran K e p a d a Petunjuk
pada nomor
yang lalu
6
Petunjuk
pada nomor
berikutnya
6 7
P e r i h a l Keterangan
BUKU VERBAL
Keterangan : 1. Kolom 5, ditulis nomor agenda surat masuk yang pernah diterima dan ada hubungannya dengan surat yang sedang dicatat sekarang.
2. Kolom 7, ditulis nomor agenda surat yang masuk kemudian yang ada hubungannya dengan surat tersebut.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 109
30. Penulisan Buku Kontrol Verbal
Tanggal
Surat
1 2 3 6
Nomor Verbal K e p a d a
4 5
Lampiran Keterangan
BUKU KONTROL VERBAL
Tembusan
110 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
31. Penulisan Buku Pindahan Arsip
Nomor
Urut
1 4 8
T u l i s a n
6 7
Keterangan
FORMULIR ARSIP UNTUK TULISAN
(PEMINDAHAN)
K e l u a r
Tanggal Dipindahkan
Masuk
Agenda
Arsip
2 3 5
M a s u k
Nomor T a n g g a l P e r i h a l
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 111
32. Penulisan Buku Pinjaman Arsip
Nomor
Urut
1 4 9
T u l i s a n
6 7
Keterangan
FORMULIR ARSIP UNTUK TULISAN
(PEMINJAMAN)
K e l u a r
Tanggal
Masuk
Agenda
Arsip
2 3 5
M a s u k
Nomor T a n g g a l P e r i h a l
K e p a d a J u m l a h
8
112 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
33. Penulisan Bon Peminjaman
BON PEMINJAMAN
1
2
3
4
5
No. Agenda Peminjaman :
No. Tulisan / Naskah :
P e r i h a l :
Tanggal terima :
Tanggal kembali :
PEMINJAMAN:
Jawatan :
Jabatan :
Tanda Tangan :
Kepala Bagian Arsip.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 113
34. Penulisan Tanda Terima
LEMBAR TANDA TERIMA
Yth ………………………… (1)
Macam yang diterima ……..………………………………………………………. (2)
Tanggal dan nomor ……………………………………………… …………… (3)
Lampiran …………………………………………………………… (4)
Diterima tanggal …………Jam…………di………..……………………… (5)
diterima oleh: (6)
Nama : …………………………
Jabatan : …………………………
Keterangan Contoh:
(1) Diisi alamat pengirim dan diisi oleh pengirim untuk memudahkan penerima.
(2) Diisi oleh pengirim; dimaksudkan dengan macam, misalnya Skep, surat tugas dsb.
(3) Diisi oleh pengirim; ditulis tanggal dan nomor serta macam yang dikirim
(4) Diisi oleh pengirim
(5) Diisi oleh penerima
(6) Diisi oleh penerima
Baris terakhir untuk tandatangan penerima
Segera setelah (5) dan (6) diisi oleh penerima, maka penerima wajib seketika mengirimkan kembali
lembar tanda terima tersebut.
Bila pengiriman melalui petugas/kurir/caraka sedapat mungkin dibawakan kepada mereka, biasanya
dalam hal ini lembar tanda terima dibawa oleh petugas/kurir/caraka mereka yang menyampaikan,
jadi tidak di dalam sampul.
Maksudnya untuk mengetahu dan mengawasi berapa waktu yang dibutuhkan sesuatu surat antara
waktu pengiriman sampai kepada si alamat.
Kirim kembali
setelah diisi &
ditandatangani
114 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
35. Penulisan notulen
GERAKAN PRAMUKA
KWARTIR NASIONAL
Jl. Medan Merdeka Timur No. 6 Jakarta 10110 Indonesia
NOTULEN
SIDANG / RAPAT : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Hari / Tanggal : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Acara : 1. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
2. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
3. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
PIMPINAN SIDANG / RAPAT
Ketua : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Sekretaris : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Pencatat : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Peserta sidang / rapat : 1. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
2. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
3. dst
KEGIATAN SIDANG / RAPAT
1. Kata Pembukaan : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
2. Pembahasan : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
3. Kesimpulan : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Jakarta,……………..20…
Pimpinan Sidang / Rapat
Nama Jabatan
_______________________
NTA:
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 115
36. Daftar Hadir
GERAKAN PRAMUKA
KWARTIR NASIONAL
Jl. Medan Merdeka Timur No. 6 Jakarta 10110 Indonesia
DAFTAR HADIR RAPAT
Hari, tanggal : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Pukul : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Tempat : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Acara : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Jakarta,……………..20…
Pimpinan Sidang / Rapat
Nama Jabatan
_____________________
NTA:
NO N A M A JABATAN TANDA TANGAN KET
1
2
3
4
5
6
7
dst
116 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
37. Piagam Penghargaan
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
PIAGAM PENGHARGAAN
Nomor : …………………………………..
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka dengan ini memberikan penghargaan kepada:
Nama : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Tempat Tgl Lahir : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Jabatan : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Jakarta, …………………… 20…
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
___________________
NTA:
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 117
38. Sertifikat/ijazah
KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN GERAKAN PRAMUKA
TINGKAT NASIONAL (PUSDIKLATNAS)
SERTIFIKAT
Nomor : …………………………………..
Diberikan kepada:
Nama : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Tempat Tgl Lahir : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Jabatan : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Kwartir Cabang : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
yang telah mengikuti
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Jakarta, …………… 20…
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Kepala Pusdiklatnas,
Ketua,
_______________________ ______________________
NTA: ……… NTA: ………
118 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
BAB IV
CONTOH FORMAT
1. a. Contoh Data Gudep
Model: 01/Gudep/PP
DATA KEANGGOTAAN GUGUSDEPAN Pa/Pi
Sampai dengan tanggal ……………………….. 20….
Nomor Gugusdepan : ………………… Kwarran ………………….. Kwarcab …………………
Alamat ……………………………………………………..……. Nomor Telepon ……………..
1. Peserta didik
No Gol. Syarat Kecakapan Umum Syarat Kecakapan Khusus Garuda Teladan Ket.
1.
2.
3.
4.
Siaga
Penggalang
Penegak
Pandega
Calon Mula Bantu Tata
Calon Ramu Rakit Terap
Calon
Calon
Bantara Laksana
Pandega
Purwa Madya Utama
Purwa Madya Utama
Purwa Madya Utama
No Nama Lengkap Pa/Pi
Kepramukaan
Ket.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
2. Pembina Pramuka
Tempat dan
tanggal lahir
Tugas
kepramukaan Umum
Pendidikan
No Nama Lengkap Pa/Pi
Mabigus
Ket.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
3. Majelis Pembimbing Gugusdepan
Umum
J a b a t a n
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 119
4. Rekapitulasi Data Anggota
Peserta didik: Siaga ………………..
Penggalang ………………..
Penegak ………………..
Pandega ………………..
Jumlah ……………………….. = ………………….
Pembina Pramuka Pa ……………. Pi ……………. = ………………………..
Mabigus Pa ……………. Pi ……………. = ………………………..
Jumlah seluruhnya = ………………….
5. Kegiatan
a. Latihan Satuan
No. Latihan Hari Jam Tempat
1.
2.
3.
4.
Siaga
Penggalang
Penegak
Pandega
b. Keikutsertaan anggota Gudep pada kegiatan Saka dan Dewan Kerja
No.
1.
2.
3.
Golongan
Satuan Karya Pramuka Dewan Kerja
Ba
ha
ri
Bakti
Hu
sada
Bha
yang
kara
Dir
gan
tara
Ken
cana
Ta
runa
bumi
Wa
na
bakti
Wira
kar
tika
Ran
ting
Ca
bang
Dae
rah
Nasional
Penegak
Pandega
Pembina
6. Dukungan Sarana dan Prasarana
No. Sarana Satuan Keterangan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Sanggar Bakti
Lapangang kegiatan
Peralatan kegiatan
Tenda
Buku Administrasi
Dana dari
a. Iuran Anggota Rp.
b. Bantuan Mabigus Rp.
c. Sumber lain Rp.
Jumlah Rp.
120 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
…………………..… 20…
Mengetahui Pembina Gugusdepan
Majelis Pembimbing
Gudep …………………..
___________________ ___________________
1. b. Penjelasan tentang cara pengisian data Gugusdepan
– Data keanggotaan sampai dengan tanggal ………….. diisi sesuai dengan tanggal dibuat data
tersebut (disarankan per Agustus tiap tahun)
– Alamat ……………. dicantumkan alamat sekretariat atau sanggar bakti
1. Peserta didik
Nomor 1 sampai dengan 4 pada kolom Syarat Kecakapan Umum dan Syarat Kecakapan
Khusus, dan seterusnya diisi jumlah anggota yang aktif di gugusdepan sesuai dengan golongan
dan tingkatannya.
Contoh: Golongan Siaga Calon 8 orang, dan seterusnya.
2. Pembina Pramuka
– Tugas kepramukaan diisi sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya di dalam gugusdepan,
misalnya pembina siaga, dan seterusnya.
– Pendidikan kepramukaan diisi jenjang kursus yang diikuti terakhir, jika belum mengikuti
kursus apapun, diisi belum kursus.
3. Majelis Pembimbing Gugusdepan
– Kolom jabatan Mabigus diisi sesuai dengan fungsinya di Mabigus, Misalnya Ketua
Mabigus,.
– Jabatan Umum/di luar Gerakan Pramuka diisi dengan fungsinya di dalam masyarakat.
4. Cukup jelas
5. a. Cukup jelas, kolom tempat diisi lokasi tiap kali latihan mingguan
b. Keikut sertaan dalam kegiatan Saka diisi jika ada anggota Gugusdepan yang aktif dalam
kegiatan Saka, dimungkinkan seorang anggota mengikuti lebih dari satu Saka.
6. Dukungan Sarana dan Prasarana diisi pada kolom satuan jumlah yang dimiliki, sedangkan di
kolom keterangan diisi luas Sanggar Bakti, lapangan kegiatan, jenis alat-alat kegiatan yang
dimiliki, serta buku administrasi apa saja yang ada di dalam Gugusdepan yang bersangkutan.
Laporan Data Gugusdepan dibuat rangkap 3 (tiga) untuk:
a. kwartir cabang
b. kwartir ranting, dan
c. arsip gugusdepan
Laporan dapat juga ditembuskan kepada kwarda maupun Kwarnas Gerakan Pramuka
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 121
2. Contoh Data Satuan Karya Pramuka
LAPORAN DATA SATUAN KARYA PRAMUKA
……………………………….
Sampai dengan tanggal ……………….. 20 ….
1. Nama: Satuan Karya Pramuka (Saka) ……………………… Pa/Pi
Ranting : …………………………………………
Cabang : …………………………………………
Daerah : …………………………………………
2. Dikukuhkan dengan keputusan: …………………………………………
Nomor …………………………. Tanggal ……………………….. 20 ….
3. Pamong Saka
No. N a m a Lulusan Kursus
1.
2.
3.
4.
5.
No. N a m a Lulusan Kursus
1.
2.
3.
4.
5.
No. N a m a Lulusan Kursus
1.
2.
3.
4.
5.
No. N a m a Lulusan Kursus
1.
2.
3.
4.
5.
4. Instruktur Saka
5. Dewan Saka
6. Pimpinan Saka
122 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
7. Anggota Saka
Penggalang : ……………………………..
Calon Penegak : ……………………………..
Penegak Bantara : ……………………………..
Penegak Laksana : ……………………………..
Calon Pandega : ……………………………..
Pandega : ……………………………..
Jumlah : ……………………………..
8. Jenis Krida
No. K r i d a Jumlah anggota
1.
2.
3.
4.
5.
9. Rekap Kegiatan
No. Jenis Kegiatan Waktu
1.
2.
3.
4.
5.
Laporan kegiatan secara rinci, dilaporkan tersendiri dengan formulir 02/GP.
…………………, ………………. 20 …
Mengetahui, Kwartir Cabang/Ranting *)
Majelis Pembimbing Cabang/Ranting *) …………………………..
…………………………..
___________________ ___________________
*) Coret yang tidak perlu
Cara pengisian:
1. Tanggal harap ditulis sama dengan tanggal laporan yang tercantum di atas tanda tangan ketua
kwartir.
2. a. Jika kwarran yang membuat laporan, cantumkan kwarcab dan kwardanya
b. Jika kwarcab yang membuat laporan, cantumkan kwardanya.
3. No. 1 sampai dengan 3, cukup jelas
Bila nama dan jenis krida lebih dari ruang yang tersedia, dapat ditulis pada lembaran lain.
4. a. Laporan kwarran dikirim ke kwarcab dan tembusannya ke kwarda.
b. Laporan kwarcab dikirim ke kwarda dan tembusannya ke Kwarnas.
Tempat Peserta
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 123
3. a. Contoh Laporan Data Keanggotaan dan Organisasi
LAPORAN DATA KEANGGOTAAN
Sampai dengan tanggal ……………………………… 20 ….
Kwarran
Alamat
Kwarcab Kwarda
Telepon No.
No. Peserta Didik Tanda Kecakapan Umum TKK Garuda Teladan
1. Pramuka
Siaga Pa
Pi
Jml
Calon Mula Bantu Tata
2. Pramuka
Penggalang Pa
Pi
Jml
Calon Ramu Rakit Terap
3. Pramuka
Penegak Pa
Pi
Jml
Calon Bantara Laksana
4. Pramuka
Pandega Pa
Pi
Jml
Calon Pandega
5. Jumlah
Peserta Didik
Pa
Pi
Jml
No. Anggota Dewasa Jumlah
Belum
Kursus
Kursus
Orientasi KMD KML Keterangan
6. Pembina
Siaga
Pa
Pi
Jml
7. Pembina
Penggalang
Pa
Pi
Jml
8. Pembina
Penegak
Pa
Pi
Jml
9. Pembina
Pandega
Pa
Pi
Jml
10. Jumlah
124 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
Jumlah KPD KPL
11. Pelatih Mahir
Siaga
Pa
Pi
Jml
12 Pelatih Mahir
Penggalang
Pa
Pi
Jml
13. Pelatih Mahir
Penegak
Pa
Pi
Jml
14. Pelatih Mahir
Pandega
Pa
Pi
Jml
Jumlah KPD KPL
…………………, ………………. 20 …
Mengetahui, Kwartir Cabang/Ranting *)
Majelis Pembimbing Cabang/Ranting *) …………………………..
…………………………..
___________________ ____________________
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 125
LAPORAN DATA ORGANISASI KWARTIR
Sampai dengan tanggal ……………………………… 20 ….
Kwarran
Alamat
Kwarcab Kwarda
Telepon No.
1. Musyawarah terakhir tgl : ……………………… 20 …s/d …………… 20 …
bertempat di : ………………………………………………
2. Rapat Kerja terakhir tgl :
bertempat di : ………………………………………………
3. Rencana Kerja (Hasil Musyawarah) : Telah dikirim/Terlampir
4. Program Kerja (Hasil Raker) : Telah dikirim/Terlampir
5. Susunan Personalia Kwartir : Telah dikirim/Terlampir
a. Andalan: Pa ………………………. orang
Pi ………………………. orang
Jumlah: ……………………….. orang
b. Majelis Pembimbing: Pa ………………………. orang
Pi ………………………. orang
Jumlah: ………………………. orang
c. Dewan Kerja: Pa ………………………. orang
Pi ………………………. orang
Jumlah: ………………………. orang
d. Staf/Karyawan Kwartir: Pa ………………………. orang
Pi ………………………. orang
Jumlah: ………………………. orang
126 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
6. Satuan Karya Pramuka
Pa
Pi
Jml
No. S a k a Pimpinan
S a k a
Pamong
S a k a
Instruktur
S a k a
Anggota
S a k a
Jumlah
1. Bahari
Pa
Pi
Jml
2. Bakti Husada
Pa
Pi
Jml
3. Bhayangkara
Pa
Pi
Jml
4. Dirgantara
Pa
Pi
Jml
5. Kencana
Pa
Pi
Jml
6. Taruna Bumi
Pa
Pi
Jml
7. Wanabakti
Pa
Pi
Jml
8. Wira Kartika
7. Jumlah kwartir dan sarana
a. Kwartir ……………………. : ………………………….
b. Kwartir ……………………. : ………………………….
c. Koordinator Gudep : ………………………….
d. Gugusdepan
1) Gudep Wilayah : ………………….
2) Gudep berpangkalan di sekolah : ………………….
3) Gudep berpangkalan di kampus : ………………….
4) Gudep berpangkalan di : …………….……
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 127
8. Dukungan sarana/prasarana
Uraian Milik Kwarda Milik Kwarcab
a. Bumi Perkemahan
b. Kantor/Sanggar
c. Lemdikada/Lemdikacab
d. Kendaraan
e. Kedai Pramuka
f. Koperasi Pramuka
…………. bh, luas ……….. m2
…………. bh, luas ……….. m2
…………. bh, luas ……….. m2
Mobil ……..bh, motor …….bh
…………….. bh
…………….. bh
…………. bh, luas ……….. m2
…………. bh, luas ……….. m2
…………. bh, luas ……….. m2
Mobil ……..bh, motor …….bh
…………….. bh
…………….. bh
9. Bantuan Dana
a. Dari ………………………………….. Rp. ………………………..
b. Dari ………………………………….. Rp. ………………………..
c. Dari ………………………………….. Rp. ………………………..
d. Dari ………………………………….. Rp. ………………………..
Jumlah : Rp. ………………………..
(…………………………………………………………………………………………………………)
…………………, ………………. 20 …
Mengetahui, Kwartir Cabang/Ranting *)
Majelis Pembimbing Cabang/Ranting *) …………………………..
…………………………..
____________________ ____________________
128 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
3.b. Penjelasan cara pengisian laporan data Keanggotaan dan Organisasi Kwartir
Laporan Data Keanggotaan
– Sampai dengan tanggal …………… 20…. diisi dengan tanggal pendataan terakhir (disarankan
bulan Agustus)
– Alamat diisi sesuai dengan alamat kantor/sekretariat kwartir yang bersangkutan, jika alamat tidak
tetap agar disebutkan secara lengkap (misal: alamat rumah atau kantor ketua wartir)
1 s/d 4 Angka jumlah peserta didik agar diisi dari rekapitulasi laporan gugusdepan, kwarran,
kwarcab.
5 Jumlah peserta didik dihitung dari jumlah di atasnya.
6 s/d 9 Jumlah orang dewasa (pembina) selain jumlahnya juga sebutkan berapa orang yang belum
mengikuti kursus, jenjang kursus yang diisi dalam laporan.
Jika seorang pembina telah mengikuti beberapa kursus ditulis dalam kolom jenjang kursus
yang tertinggi.
11 s/d 14 – kolom pelatih sama dengan pembina.
– Jumlah pelatih, andalan maupun majelis pembimbing jika terjadi rangkap jabatan
agar data seseorang tidak diisi lebih dari satu kali.
Contoh: seorang pelatih, andalan, maupun majelis pembimbing sudah dimasukkan dalam data
kwarran, jadi tidak perlu lagi dimasukkan dalam data kwarcab dst.
Laporan Data Organisasi
1 Musyawarah terakhir ……….. 20 .., sebutkan kapan pelaksanaannya, jika tidak sesuai dengan
jadwal musyawarah yang seharusnya dilakukan, sebutkan sebab belum terlaksananya musyawarah
tersebut.
2 s/d 5 cukup jelas
6 s/d 9 cukup jelas
Laporan data anggota dan organisasi ini dibuat rangkap 3 (tiga)
a. dari kwartir ranting:
1) untuk kwartir cabang
2) untuk kwartir daerah
3) untuk arsip di kwartir ranting
b. dari kwartir cabang:
1) untuk kwartir daerah
2) untuk Kwartir Nasional
3) untuk arsip di kwartir cabang
c. dari kwartir daerah hanya rangkap 2 (dua):
1) untuk Kwartir Nasional
2) untuk arsip di kwartir daerah
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 129
4.a. Contoh laporan kegiatan
Model: 02/GP
LAPORAN KEGIATAN
JAJARAN …………………………………….
NOMOR: …………………………….
I. JAJARAN PENYELENGGARAN
1. WARNAS :
2. KWARDA :
3. KWARCAB :
4. KWARRAN :
5. GUGUS DEPAN :
II. KEGIATAN
1. MACAM :
2. WAKTU : ………….. s.d. tgl ………………….
3. TEMPAT :
III. PELAKSANA
1. PEM/KETUA :
a. NAMA :
b. JABATAN PRAMUKA :
c. JABATAN POKOK :
2. BENTUK BADAN PELAKSANA :
3. JUMLAH PERSONIL BADAN PELAKSANA :
JENIS MABI ANDA KARY PEL BIN T D LAIN JUML KET
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
1. PA
2. PI
3. GK
4. JUML
PA
PI
130 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
IV. JUMLAH PESERTA
GOLONGAN
JUMLAH
ANGGOTA
JAJARAN
JUMLAH PESERTA KEGIATAN
PESERTA KEGIATAN ANGGOTA DEWASA GUDEP
JUMLAH
TKK GARUDA LAIN JML PRAM LAIN JML KAMPUS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. S
PA
PI
2. G
PA
PI
3. T
PA
PI
4. D
PA
PI
5. JUMLAH
6. BIN
PA
PI
7. PEL
PA
PI
8. KAR
PA
PI
9. AN
PA
PI
10. MABI
PA
PI
11. Lain2
PA
PI
12. JUMLAH
V. PELAKSANAAN
Pokok kegiatan dan jalannya pelaksanaan kegiatan buat lampiran tersendiri dengan judul:
VI. PELAKSANAAN.
VII. ANGGARAN DIPEROLEH DARI
1. MABI Rp. …………………….
2. KWARTIR Rp. …………………….
3. GUGUS DEPAN Rp. …………………….
4. ANGGOTA Rp. …………………….
5. INSTANSI Rp. …………………….
6. MASYARAKAT Rp. ……………………. Rp. …………………000,-
7. SISA Rp. …………………….
8. KURANG Rp. …………………….
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 131
VIII. SUMBANGAN LAIN-LAIN
IX. KESIMPULAN
Kegiatan dapat berjalan dengan baik dan lancar sesuai dengan rencana,
X. SARAN-SARAN
XI. PENUTUP
…………………, …………….20….
Mengetahui PANITIA ……………..
KWARTIR ………………….. KETUA, ………….
KETUA,
____________________ ____________________
132 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
4.b. Penjelasan cara mengisi laporan kegiatan
Model: 03/GP
I. BAGIAN KEPALA FORMULIR
1. Jajaran …………..tulis jajaran mana yang melaksanakan kegiatan, contoh jajaran Kwartir
Ranting yang melaksanakan kegiatan.
2. Nomor……..tulis nomor surat dari jumlah penyelenggaraan kegiatan menurut macam
kegiatannya.
Contoh: a. Nomor 01/LT, baru satu kali menyelenggarakan kegiatan Lomba Tingkat.
b. 02/PW, baru kedua kali menyelenggarakan kegiatan Perkemahan
Wirakarya.
c. Dan selanjutnya menurut berbagai macam nomor urut macamnya.
II. PARAGRAF I JAJARAN PENYELENGGARA
1. Kwartir Nasional sebagai penyelenggara kegiatan di:
a. Bumi Perkemahan Tien Soeharto di Cibubur, butir I tulis Kwarnas.
b. Bila Kwarnas menyelenggarakan kegiatan di Kwarda:
1) Butir 1 tulis Kwarnas.
2) Butir 2 tulis Kwarda Sulawesih Tengah.
3) Butir 3 tulis Kwarcab Sigi.
2. Kwarda Sulawesi Tengah sebagai penyelenggara kegiatan :
a. Butir 2 tulis Kwarda Sulawesi Tengah.
b. Bila kegiatan diselenggarakan di Kwarcab Sigi, butir 3 tulis Kwarcab Sigi.
3. Kwarcab sebagai penyelenggara kegiatan:
a. Butir 2 tulis Kwardanya.
b. Butir 3 tulis Kwarcabnya.
4. Kwartir Ranting sebagai penyelenggara kegiatan:
Butir 2 dan 3 tulis berturut jajaran di atasnya
5. Gugus Depan sebagai penyelenggara kegiatan:
a. Butir 2,3,4 tulis berturut jajaran di atasnya
b. Butir 5 tulis Kwartir Rantingnya.
III. PARAGRAF II KEGIATAN
1. Butir 1 tuliss salah satu macam kegiatan yang dilaksanakan, lampiran daftar kegiatan model
02/GP. 1. Sebagai contoh macam kegiatan.
2. Butir 2 waktu diisi pelaksanaan kegiatannya dari tanggal berapa, sampai dengan tanggal
berapa.
3. Butir 3 tempat ditulis dimana tempat kegiatan tersebut dilaksanakan.
IV. PARAGRAF III PELAKSANA
1. Butir l.a.b.c., tulis nama lengkap Pimpinan/Ketua Pelaksana Kegiatan, jabatan dalam Gerakan
Pamuka dan jabatan pokok.
2. Butir 2, Bentuk Badan Pelaksana, tulis berupa Panitia, Kelompok Kerja, Sangga Kerja atau
petugas Kwartir / Satuan atau secara fungsional.
3. Butir 3, jumlah Personal Pelaksana, kolom 1 cukup jelas. GK artinya Gugusdepan yang
berpangkalan di Kam pus Perguruan Tinggi.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 133
V. PARAGRAF IV JUMLAH PESERTA
1. Kolom golongan cukup jelas kecuali :
a. BIN artinya Pembina Pramuka.
b. PEL artinya Pelatih Pembina Pramuka.
c. KAR artinya Karyawan Kwartir.
d. AN artinya Andalan.
e. MABI artinya Majelis Pembimbing.
f. LL artinya di luar anggota Gerakan Pramuka sama dengan kolom 8.
2. Kolom 2 jumlah anggota Gerakan Pramuka dalam jajaran yang menyelenggarakan
kegiatan.
3. Kolom 6 jumlah anggota Gerakan Pramuka yang ikut kegiatan termasuk kolom 10.
4. Kolom 10 jumlah Gudep yang berpangkalan di Kampus Perguruan Tinggi yang ikut
kegiatan.
5. Kolom 3,4 dari jumlah kolom 6 berapa jumlah TKK dan berapa jumlah Pramuka Garuda,
kolom 5 berapa jum¬lah yang telah mengikuti kegiatan serupa sebelum pelaksanaan kegiatan
dimaksud (contoh kegiatan Jamda be¬rapa yang telah mengikuti Jamcab/Jamran).
6. Nomor urut 11, bila ada peserta Gerakan Pramuka masukkan dalam kolom 6 dan 9.
VI. PARAGRAF V PELAKSANAAN
Tulis dalam lembaran tersendiri dengan diberi judul Pragraf V. Pelaksanaan.
VII. PARAGRAF VI ANGGARAN
Diperoleh dari siapa tulis unsur/instansi yang memberi.
VIII. PARAGRAF VII SUMBANGAN LAIN–LAIN
Supaya ditulis sumbangan apa saja, dan dari mana serta penggunaannya.
IX. PARAGRAF VIII KESIMPULAN
Tulis pelaksanaan kegiatan peserta, panitia,manfaat kegiatan bagi Pramuka dan bagi ma yarakat
dan evaluasinya.
X. PARAGRAF IX SARAN–SARAN
Tulis saran-saran yang baik untuk pengembangan yang akan datang.
XI. PARAGRAF X PENUTUP
1. Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa.
2. Ucapan terima kasih kepada semua yang membantu dalam penyelenggaraan kegiatan.
XII. PENANDATANGANAN FORMULIR
1. Sebelah kanan ketua / pimpinan penyelenggara kegiatan.
2. Sebelah kiri ketua kwartir atau wakilnya.
XIII. PENYAMPAIAN LAPORAN
Laporan penyelenggaraan kegiatan ini dikirim:
1. Gugusdepan kepada kwarran dan kwarcab.
2. Kwarran kepada kwarcab dan kwarda.
3. Kwarcab kepada kwarda dan kwarnas.
4. Kwarda kepada Kwarnas.
134 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
4.c. Macam Kegiatan Kepramukaan
MACAM KEGIATAN KEPRAMUKAAN
A. Macam kegiatan kepramukaan dalam daftar ini adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh
Gerakan Pramuka baik yang merupakan ketentuan maupun yang di luar ketentuan.
B. Macam kegiatan kepramukaan yang belum ada dalam daftar ini dapat ditambah dengan
kepentingannya.
C. Macam-macam kegiatan kepramukaan ini antara lain merupakan kegiatan sebagian persyaratan
untuk mencapai Pramuka Garuda, bagi masing-masing golongan peserta didik sesuai
ketentuan.
1. Kegiatan Siaga 17. Napak Tilas
2. Geladian Pemimpin Regu 18. Hari Pramuka
3. Lomba Tingkat 19. Menabung
4. Pencapaian SKU – TKU 20. Seni Budaya
5. Pencapaian SKK – TKK 21. Olah Raga
6. Keagamaan 22. Proyek
7. Pertemuan PLB 23. Rapat kerja
8. Jambore: 24. Musppanitera
a. Jajaran Gerakan Pramuka 25. Karang Pamitran
b. ASEAN 26. Lomba Drumband
c. Asia Pasifik 27. Petugas Haji
d. Dunia 28. Pelayaran
9. Raimuna 29. Lokakarya / Seminar
10. Satuan Karya Pramuka 30. Musyawarah / Konferensi:
11. Pembangunan Masyarakat a. Nasional
a. Bakti Masyarakat b. Asia Pasifik
b. Bakti Sosial c. WOSM
12. Pelestarian Lingkungan d. ASARC
13. Penghijauan 31. Kerjasama
14. Perkemahan Wirakarya 32. Pramuka Peduli
15. JOTA / JOTI
16. Hari Bersejarah
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 135
5. Contoh laporan pembangunan dan pengembangan PUSDIKLAT
Model: 01/Min
LAPORAN PEMBANGUNAN DAN PENGEMBANGAN
PUSDIKLAT
1. Pengelolaan oleh :
………………………………………..……………………………………………………
2. Lokasi :
a. Desa : …………………………………………………………………………
b. Kecamatan :…………………………………………………………………………
c. Kabupaten :…………………………………………………………………………
d. Kota :…………………………………………………………………………
3. Nama Pusdiklat: …………………………………………………………………………
4. Jumlah bangunan
a. ……………………………………….
1) Luas …………………………M2
2) Mulai dibangun tanggal ……………………..
Selesai tanggal ………………………………
b. ……………………………………….
1) Luas …………………………M2
2) Mulai dibangun tanggal ……………………..
Selesai tanggal ………………………………
c ………………………………………..
1) Luas …………………………M2
2) Mulai dibangun tanggal ……………………..
Selesai tanggal ………………………………
d. dst.
5. Anggaran diperoleh dari:
a …………………………………………….Rp………….
b. …………………………………………….Rp………….
c. …………………………………………….Rp………….
d. Dst
136 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
6. Penyerahan
a. Dari ……………………………………….
b. Tanggal .………………………………….
7. Pembangunan di atas tanah
a. Asal dari ……………………………………….
b. Status Pemilikan Tanah ……………………………………….
c. Luas ……………………………………….M2
d. Bukti kepemilikan tanah …………………………………………………….
e. Bentuk tanah ………………………………………………………………….
f. Harga tanah Rp ……………………………………………………………….
8. Mulai digunakan tanggal …………………………………………………………..
9. Telah akan dipergunakan untuk ……………………………………………………
10. Kelengkapan yang ada ……………………………………………………………..
11. Peta Situasi …………………………………………………………………………
12. Rencana Pengembangan ……………………………………………………………
………………………………..……20…
Mengetahui Kwartir …………………..
Kwartir ………… Andalan Urusan Sarana dan Prasarana
Ketua,
__________________________ __________________________
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 137
6. Contoh Laporan Pembangunan dan Pengembangan Kantor Kwartir
Model: 02/Min
LAPORAN PEMBANGUNAN DAN PENGEMBANGAN KANTOR
KWARTIR ………………………………….
1. Pengelolaan oleh :
………………………………………………………………………………………………
2. Lokasi :
a. Desa : ……………………………………………………………………………
b. Kecamatan :……………………………………………………………………………
c. Kabupaten :……………………………………………………………………………
d. Kota :……………………………………………………………………………
3. Jumlah bangunan
a. ……………………………………….
1) Luas …………………………M2
2) Mulai dibangun tanggal ……………………..
Selesai tanggal ………………………………
b. ……………………………………….
1) Luas …………………………M2
2) Mulai dibangun tanggal ……………………..
Selesai tanggal ………………………………
c ………………………………………..
1) Luas …………………………M2
2) Mulai dibangun tanggal ……………………..
Selesai tanggal ………………………………
d. dst.
4. Anggaran diperoleh dari:
a …………………………………………….Rp………….
b. …………………………………………….Rp………….
c. …………………………………………….Rp………….
d. Dst
5. Penyerahan
a. Dari ……………………………………….
b. Tanggal .………………………………….
138 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
6. Pembangunan di atas tanah
a. Asal dari ……………………………………….
b. Status Pemilikan Tanah ……………………………………….
c. Luas ……………………………………….M2
d. Bukti kepemilikan tanah …………………………………………………….
e. Bentuk tanah ………………………………………………………………….
f. Harga tanah Rp ……………………………………………………………….
7. Mulai digunakan tanggal …………………………………………………………..
8. Telah akan dipergunakan untuk ……………………………………………………
9. Kelengkapan yang ada ……………………………………………………………..
10. Peta Situasi …………………………………………………………………………
11. Rencana Pengembangan ……………………………………………………………
………………………………………20…
Mengetahui Kwartir …………………..
Kwartir ………… Andalan Urusan Sarana dan Prasarana
Ketua,
_____________________ ___________________
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 139
7. Contoh Laporan Pembangunan dan Pengembangan Bumi Perkemahan
Model: 03/Min
LAPORAN PEMBANGUNAN DAN PENGEMBANGAN BUMI PERKEMAHAN
KWARTIR …………………………………
1. Pengelolaan oleh :
………………………………………………………………………………………………
2. Lokasi :
a. Desa : ……………………………………………………………………………
b. Kecamatan :……………………………………………………………………………
c. Kabupaten :……………………………………………………………………………
d. Kota :……………………………………………………………………………
3. Nama Buper : ……………………………………………………………………………
4. Jumlah bangunan
a. ……………………………………….
1) Luas …………………………M2
2) Mulai dibangun tanggal ……………………..
Selesai tanggal ………………………………
b. ……………………………………….
1) Luas …………………………M2
2) Mulai dibangun tanggal ……………………..
Selesai tanggal ………………………………
c ………………………………………..
1) Luas …………………………M2
2) Mulai dibangun tanggal ……………………..
Selesai tanggal ………………………………
d. dst.
5. Anggaran diperoleh dari:
a …………………………………………….Rp………….
b. …………………………………………….Rp………….
c. …………………………………………….Rp………….
d. Dst
140 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
6. Penyerahan
a. Dari ……………………………………….
b. Tanggal .………………………………….
7. Pembangunan di atas tanah
a. Asal dari ……………………………………….
b. Status Pemilikan Tanah ……………………………………….
c. Luas ……………………………………….M2
d. Bukti kepemilikan tanah …………………………………………………….
e. Bentuk tanah ………………………………………………………………….
f. Harga tanah Rp ……………………………………………………………….
8. Mulai digunakan tanggal …………………………………………………………..
9. Telah akan dipergunakan untuk ……………………………………………………
10. Kelengkapan yang ada ……………………………………………………………..
11. Peta Situasi …………………………………………………………………………
12. Rencana Pengembangan ……………………………………………………………
……………………… ………………20…
Mengetahui
Kwartir ………… Kwartir …………………..
Ketua, Andalan Urusan Sarana dan Prasarana
____________________ __________________
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 141
8. Contoh Laporan Pembangunan dan Pengembangan Kedai Pramuka
Model: 04/Min
LAPORAN PEMBANGUNAN DAN PENGEMBANGAN
KEDAI PRAMUKA
1. Pengelolaan oleh :
………………………………………………………………………………………………
2. Lokasi :
a. Desa : ……………………………………………………………………………
b. Kecamatan :……………………………………………………………………………
c. Kabupaten :……………………………………………………………………………
d. Kota :……………………………………………………………………………
3. Nama Kedai Pramuka: ……………………………………………………………………………
4. Jumlah bangunan
a. ……………………………………….
1) Luas …………………………M2
2) Mulai dibangun tanggal ……………………..
Selesai tanggal ………………………………
b. ……………………………………….
1) Luas …………………………M2
2) Mulai dibangun tanggal ……………………..
Selesai tanggal ………………………………
c ………………………………………..
1) Luas …………………………M2
2) Mulai dibangun tanggal ……………………..
Selesai tanggal ………………………………
d. dst.
5. Anggaran diperoleh dari:
a …………………………………………….Rp………….
b. …………………………………………….Rp………….
c. …………………………………………….Rp………….
d. Dst
142 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
6. Penyerahan
a. Dari ……………………………………….
b. Tanggal .………………………………….
7. Pembangunan di atas tanah
a. Asal dari ……………………………………….
b. Status Pemilikan Tanah ……………………………………….
c. Luas ……………………………………….M2
d. Bukti kepemilikan tanah …………………………………………………….
e. Bentuk tanah ………………………………………………………………….
f. Harga tanah Rp ……………………………………………………………….
8. Mulai digunakan tanggal …………………………………………………………..
9. Telah akan dipergunakan untuk ……………………………………………………
10. Kelengkapan yang ada / Aset (kekayaan beerupa barang bergerak/tidak bergerak)
b. Barang tidak bergerak Rp. ………
c. Barang bergerak (buat daftar lampiran) Rp. ………
d. Persediaan barang yang dijual Rp. ………
11. Peta Situasi …………………………………………………………………………
12. Rencana Pengembangan ……………………………………………………………
…………………………………………20…
Mengetahui Kwartir …………………..
Kwartir ………… Andalan Urusan Sarana dan Prasarana
Ketua,
___________________ _________________
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 143
9. Contoh laporan data Koperasi Pramuka
Model: 05/Min
LAPORAN DATA – DATA KOPERASI PRAMUKA
Tanggal Pendataan : ………………………………………………………………………………..
Kwartir Daerah : ………………………………………………………………………………..
Kwartir Cabang : ………………………………………………………………………………..
Kwartir Ranting : ………………………………………………………………………………..
I. UMUM
1. Nama Koperasi : ……………………………………………………………………………..
2. Alamat : …………………………………………………………………………….
3. Jumlah Anggota
: a. kurang dari 50 orang ……………………………….. orang
b. kurang dari 51-100 orang .………………………….orang
c. lebih dari 100 orang ………………………………………..orang
II. STATUS BADAN HUKUM
a. Telah berbadan hukum No……………………..Tgl……………………
b. Sedang diproses Tgl…………………………………
c. Dalam persiapan Tgl…………………………………
III. PENDIRIAN
a. Waktu ……………………………………………………….
b. Tempat ……………………………………………………..
IV. PERMODALAN
Seluruh modal yang dimiliki koperasi:
a. Di bawah Rp. 500.000,00 Rp………………………………………………….
b. Antara Rp.500.000,00–Rp1.000.000,00 Rp………………………………………………….
c. Di atas Rp. 1.000.000,00 Rp………………………………………………….
V. TENAGA ADMINISTRASI
a. Antara 1 – 5 orang …………………………………………………….. orang
b. Antara 6 – 10 orang ……………………………………………….. orang
c. Antara 11 – 15 orang ……………………………………………….. orang
d. Antara 16 – 20 orang ……………………………………………….. orang
e. Lebih dari 20 orang ……………………………………………….. orang
144 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
VI. KANTOR
a. Milik Kwartir
b. Milik Koperasi c. Sewa
d. Pinjam
VII. JENIS USAHA
a. …………………………………………….. d. ……………………………………………..
b. …………………………………………….. e. ……………………………………………..
c. …………………………………………….. f. ……………………………………………..
VIII. LAPORAN SINGKAT PERKEMBANGAN
………………………………….,……………….20……
Mengetahui Koperasi,………………………..
Kwartir ………………………………. Ketua,
Ketua,
______________________ ______________________
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 145
10. Contoh Formulir Pengajuan TPOD
Model : 06/Min
Nomor urut yang diusulkan :
Lampiran surat usul nomor :
USUL PEMBERIAN TANDA PENGHARGAAN GERAKAN PRAMUKA
BAGI ANGGOTA DEWASA GERAKAN PRAMUKA DAN
ORANG DEWASA DI LUAR GERAKAN PRAMUKA
12 a. Pendidikan Umum Tempat Tahun
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
1 Nama Penghargaan berupa Lencana …………
2 Nama lengkap
3 Tempat, tanggal dan tahun lahir
4 Jabatan dalam kepramukaan
5 Jabatan Pokok di Luar Kepramukaan
6 Tanggal diangkat/dikukuhkan sebagai anggota
Gerakan Pramuka
7 Bangsa
8 Agama
9 Golongan Darah
10 Nama Istri
11 Alamat lengkap
146 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
12 b. Pendidikan Kepramukaan Tempat Tahun
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Syarat yang telah dipenuhi untuk menerima tanda Penghargaan yang diusulkan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
13
Riwayat Jabatan dalam Kepramukaan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
14
NO. Jabatan Masa Bakti Tempat Keterangan
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 147
Uraian perbuatan, perihal, dan tindakan yang patut menjadi keteladanan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
15
Tanda Penghargaan/Kehormatan yang dimiliki
(dari Gerakan Pramuka dan dari luar Gerakan Pramuka)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
16
NO. Jenis/macam dari Tgl. Penerimaan Keterangan
………………..,…….. 20….
Pengusul,
Mengetahui,
Ketua Dewan Kehormatan Ketua Gudep/Kwartir ………………………….
Gudep/Kwartir………..
__________________________ __________________________
Mengetahui:
Ketua Dewan Kehormatan Ketua Kwartir ……………..
Kwartir …………….
____________________________ ________________________
148 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
11. a. Contoh laporan pelatihan/kursus
Model: 01/Lapdiklat
LAPORAN PELATIHAN/KURSUS
KWARTIR ………………………………………
NOMOR: ………………………………….
I. JAJARAN PENYELENGGARA
1. Kwartir Nasional
2. Kwartir Daerah
3. Kwartir Cabang
4. Kwartir Ranting
II. PELATIHAN / KURSUS
1. Macam : Dari Tanggal , …………….s.d.tanggal ………………..
2. Waktu :
3. Tempat :
III. PELAKSANA
1. Pem / Ketua :
a. Nama :
b. Jabatan Pramuka :
c. Jabatan Pokok :
2. Bentuk Badan Pelaksana :
3. Jumlah Personalia Badan Pelaksana :
JENIS MABI ANDA KARY PEL BIN T D LAIN JUML KET
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
1. PA
2. PI
3. GK
4. JUML
PA
PI
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 149
IV. JUMLAH PESERTA
UNSUR MABI ANDA KARY BIN T D LAIN JUMLAH
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. JUM
PA
PI
PA
PI
PA
PI
PA
PI
PA
PI
PA
PI
2. LK
3. PES
4. PES
GK
5. JLK
6. JBK
7. JBKPP
V. PELAKSANA
1. POKOK KURIKULUM
2. JALANNYA PELATIHAN / KURSUS
VI. ANGGARAN DIPEROLEH DARI
1. MABI Rp. …………………….
2. KWARTIR Rp. …………………….
3. GUGUS DEPAN Rp. …………………….
4. ANGGOTA Rp. …………………….
5. INSTANSI Rp. …………………….
6. MASYARAKAT Rp. ……………………. Rp. …………………000,-
7. SISA Rp. …………………….
8. KURANG Rp. …………………….
VII. SUMBANGAN LAIN – LAIN
VIII. KESIMPULAN
IX. SARAN – SARAN
X. PENUTUP
……………………, ……………….20….
Mengetahui PANITIA ……………..
KWARTIR ………………….. KETUA/ PINSUS, ………….
KETUA,
_______________________ _______________________
150 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
11. b. Penjelasan Formulir Laporan Pelatihan/Kursus
Model: O1/Pusdiklat
I. BAGIAN KEPALA FORMULIR
1. Kwartir ………………tulis Kwartir penyelenggara.
2. Nomor ……………….tulis nomor unit dari jumlah penyelenggaraan kursus menurut macam
kursus.
3. Contoh
a. Nomor: O1/MD baru atau satu kali menyelenggarakan Kursus Pembina Pramuka
Mahir Tingkat Dasar.
b. Nomor: 02/KPD kedua kali menyelenggarakan Kursus Pelatih Pembina Pramuka
Tingkat Dasar.
c. Dan selanjutnya menurut berbagai macam nomor unrt kursus periksa paragraf II,
butir 1.
II. PARAGRAF I JAJARAN PENYELENGGARA
1. Kwarnas sebagai penyelenggara di:
a. Pusdiklatnas Cibubur.
1) Bagian kepala formulir tulis Kwarnas.
2) Butir 1.1 Kwarnas tulis Kwarnas.
b. Bila Kwarnas menyelenggarakan di Kwarda.
1) Bagian Kepala formulir tulis Kwarnas.
2) Butir 1.1 tulis Kwarnas.
3) Butir 1.2 Kwarda tulis Kwarda nama yang ditempati kursus.
c. Contoh Kwarnas menyelenggrakan kursus di Kwarcab Sigi tulis
1) Bagian Kepala formulir tulis Kwartir Nasional.
2) Butir 1.1 Kwarnas tulis Kwarnas.
3) Butir 1.2 tulis Kwarda Sulawesi Tengah.
4) Butir 1.3 tulis Kwarcab Sigi.
2. Kwarda Sulawesi Tengah sebagai penyelenggara kursus di:
a. Bagian Kepala formulir tulis Kwarda Sulawesi Tengah.
b. Butir 1.2 tulis Kwarda Sulawesi Tengah.
c. Bila kursus diselenggarakan di Kwarcab Sigi tulis butir 1.3 Kwarcab Sigi.
3. Kwarcab sebagai penyelenggara.
a. Bagian Kepala formulir tulis Kwarcab penyelenggara
b. Butir 1.2 tulis Kwarda-nya.
c. Butir 1.3 tulis Kwarcab yang menyelenggarakan.
4. Kwarran ditempati tempat pelaksanaan kursus tulis pads butir 1.4 Kwarran mana.
5. Bila jajaran terbawah yang menyelenggarakan tulis baris jajaran, dan tulis jajaran
diatasnya.
6. Daftar nama penyelenggara dan pelaksana dalam Model Ol/PANDIKLAT.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 151
III. PARAGRAF II LATIHAN / KURSUS
1. Macam kursus.
a. Kursus Kepramukaan: LPK, KMD, KML, KPD, KPL, dll.
b. Penunjang pengembangan kepramukaan: Orientasi Kepramukaan, PK/Pengelola
Kwartir, KU/Kursus Keuangan, PS/Pamong Saka, AP/Apiari Pramuka, KOP/Koperasi,
INS/Instruktur, PL/Pitaran Pelatih, DP/Dianpinru, PD/Pengelola Dewan Kerja, PPBN,
dan kursus lain yang mungkin diadakan.
2. Butir 2 dan 3 cukup jelas.
IV. PARAGRAF III. PELAKSANA.
1. Isi cukup jelas
2. Kolom 1, nomor urut 3 artinya gudep yang berpangkalan di kampus perguruan tinggi.
3. Kolom 8, Lain; dimaksudkan untuk mereka yang bukan anggota Gerakan Pramuka.
4. Daftar nama pelatih dalam Model 01/Peldiklat.
V. PARAGRAF IV. JUML.AH PESERTA
1. Isi cukup jelas.
2. Kolom 1.
a. Nomor unut pada kolom 2,3,4,5,6,7,8, jumlah anggota Gerakan Pramuka menurut
golongan dijajarkan penyelenggara kursus masing-masing.
1) Kwarnas jumlah di tingkat Nasional
2) Kwarda jumlah di tingkat Daerah
3) Kwarcab jumlah di tingkat Cabang
4) Kwarran jumlah di tingkat Ranting
5) Jajaran yang megirim peserta kursus tidak perlu mengirim laporan pada formulir
i ni hanya membuat catatan tambahan peserta kursus menurut macamnya kursus
dalam formulir ini seperti tersebut b, c,d,e,f,g. dan h di bawah ini.
b. Nomor urut 2, LK artinya jumlah keseluruhan lulusan kursus yang telah diikuti
sebelumnya menurut macamnya kursus.
c. Nomor unit 3, PES artinya peserta yang sedang di kursus.
d. Nomor urut 4, PES.GK. artinya jumlah peserta yang sedang dikursus dari Gugus Depan
yang berpangkalan di Kampus Perguruan Tinggi.
e. Nomor urut 5, JLK artinya jumlah lulusan kursus keseluruhan dari nomor urut 2,3
dan 4.
f. Nomor unit 6, JBK artinya jumlah putera dan jumlah puteri yang belum mengikuti
kursus.
g. Nomor unit 7, JBKPP artinya jumlah putera dan puteri yang belum mengikuti kursus.
h. Bila kursus kedua dan seterusnya untuk tiap macam kursus selalu jurnlah nomor urut
5 kolom 1 angkanya pindah ke nomor urut 2 kolom 1.
i . Formulir ini terdiri dari banyaknya macam kursus seperti tersebut pada paragraf II
butir 1
j. Setiap jajaran membuat catatan dalam formulir ini dalam Paragraf IV jumlah peserta,
bila menyeleng¬garakan atau mengirim peserta ganti formulir baru seperti cara tersebut
di atas. 3. Daftar nama peserta kursus dalam model 01 /PESDIKLAT.
152 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
VI. PARAGRAF V PELAKSANA
1. Pokok Kurikulum.
Tulis secara singkat pokok-pokok kurikulum.
2. Jalannya latihan / kurus.
a. Tulis apakah dapat mengikuti dan menyerap setiap mata pelajaran.
b. Pokok-pokok pertanyaan yang penting dan yang perlu diselesaikan dalam
penyelenggaraan kursus selanjutnya.
c. Pelatih dalam memberikan pelajaran.
d. Faktor penunjang dan penghambat.
e. Kursus dilaksanakan secara bertahap atau terns menenis.
f. Hasil kursus apakah semua peserta dapat lulus.
VII. PARAGRAF VI ANGGARAN
Diperoleh dari siapa tulis unsur/instansi yang memberi.
VIII. PARAGRAF VII SUMBANGAN LAIN-LAIN.
Supaya ditulis sumbangan apa saja dan dari mana, serta penggunaannya.
IX. PARAGRAF VIII KESIMPULAN
Pelaksanaan kursus,peserta, pelatih, hambatan dan cara mengatasinya serta hal yang dianggap
penting.
X. BUTIR IX SARAN-SARAN
Saran-saran yang baik untuk mengembangkan pelaksanaan kursus yang akan datang.
Xl. BUTIR X PENUTUP
1. Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa,
2. Terima kasih kepada semua yang membantu penyelenggaraan kursus.
3. Lain-lain.
XII. PENANDATANGANAN FORMULIR
1. Sebelah kanan Pimpinan Kursus
2. Ketua Kwartir atau Wakilnya.
XIII. PENYAMPAIAN LAPORAN
Laporan menyelenggarakan kursus ini dikirim kepada:
1. Kwarran kepada Kwarcab dan Kwarda.
2. Kwarcab kepada Kwarda dan Kwamas.
3. Kwarda kepada Kwarnas.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 153
No.
1 2 3 4 5
Nama Tempat dan tanggal
lahir
Pa/Pi Kwartir Agama Lulus Kursus
6 7 8
DAFTAR NAMA PANITIA PENYELENGGARA KURSUS …………………………………….
Di ……………………………………….. Tgl ……………………………….. s/d ……………………………… 20….
9 10
Pramuka Pokok Rumah Instansi
Jabatan Alamat
12. Contoh Daftar Nama Panitia Kursus
Model: 01/Pandiklat
154 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
No.
1 2 3 4 5
Nama Tempat dan tanggal
lahir
Pa/Pi Kwartir Agama Lulus
Kursus
7 8
DAFTAR NAMA PELATIH KURSUS …………………………………….
Di ……………………………………….. Tgl ……………………………….. s/d ……………………………… 20….
9 10
Pramuka Pokok Rumah Instansi
Jabatan Alamat
13. Contoh Daftar Nama Pelatih Kursus
Model: 01/PelDiklat
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 155
14. Contoh Daftar Nama Peserta Kursus
Model: 01/PesDiklat
No.
1 2 3 4 5
Nama Tempat dan tanggal
lahir
Pa/Pi Kwartir Agama Lulus Kursus
6 7 8
DAFTAR NAMA PESERTA KURSUS …………………………………….
Di ……………………………………….. Tgl ……………………………….. s/d ……………………………… 20….
9 10
Pramuka Pokok Rumah Instansi
Jabatan Alamat
156 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
No.
1 2 3 7
Nama dan Jabatan Lulusan
5 6
Mahir Keterangan
DAFTAR PENUGASAN PELATIH PEMBINA PRAMUKA
KWARTIR ……………………………………………………….
TAHUN 20……..
Penugasan
KPD KPL
4
…………………………………, ………………………………… 20….
Ketua Kwartir ……………………………………..
(……………………………………….)
15. Contoh Penugasan Pelatih Pembina Pramuka
Model: 01/GasDiklat
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 157
15. b. Penjelasan cara mengisi formulir penugasan pelatih (Model: 01/Gasdiklat)
Penjelasan cara mengisi formulir Model 01/GasDiklat
– 01 Kode Diklat/Pendidikan dan pelatihan
– GasDiklat: Penugasan Pelatih Pembina Pramuka
1. Model 01/GasDiklat
Dilaporkan tiap akhir tahun
2. Cara mengisi
a. Bagian kepala formulir:
1) Tulis Kwartir yang membuat laporan
2) Tulis tahun laporan penugasan
b. Kolom 1 Nomor urut
c. Kolom 2 Tulis nama dan gelar, Contoh: Herman, Ir
Jabatan di Gerakan Pramuka Pembina Gudep
Jabatan pokok Staf Kanwil Dephut
d. Kolom 3 KPD tahun berapa Petak atas tulis tahun mengikuti kursus1-8-1999
c. Kolom 4 KPL tahun berapa Petak bawah tulis tempat kursus Surabaya
d. Kolom 5 Mahir Golongan (S, G, T, D)
e. Kolom 6 Petak atas tulis penugasan mengkursus apa
Petak bawah tulis waktu melaksanakan kursus
f. Kolom 7 Tulis tanda penghargaan Gerakan Pramuka yang telah dimiliki
3. Setiap laporan dimasukkan semua Pelatih, setiap lembar untuk 7 orang Pelatih.
Jika lebih gunakan lembar lain
4. Semua Pelatih di tiap Kwartir agar diberikan penugasan/diaktifkan
Pelatih yang pindah tugas/tempat supaya dilaporkan kepada Kwartir yang ditempatinya.
5. Laporan ditandatangani oleh Ketua Kwartir, tempat dan waktu agar diisi
6. Laporan dimulai sejak tahun ………….
158 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
BAB V
CONTOH CHEKLIS
1. Dalam rangka pembinaan administrasi, Kwartir Nasional, kwartir daerah, kwartir cabang perlu
mengadakan pembinaan wilayah yang dilakukan dengan cara melaksanakan kunjungan andalan
nasional/daerah/cabang atau staf kwartir ke daerah, cabang, dan ranting.
2. Kwartir daerah dan kwartir cabang dalam pelaksanaan pembinaan wilayah dapat menggunakan
alat bantu berupa checklist, dengan penyempurnaan seperlunya.
Contoh Form Isian (Checklist)
DAFTAR ISIAN (CHECKLIST) TIM KWARNAS KE DAERAH
Bidang Orrenbang
NO.
1
Masalah
2
Keterangan
3
1 Organisasi/Kelembagaan
a. Jumlah Kwarcab
b. Jumlah Kwarran
c. Musda terakhir yang akan datang
d. Pelaksanaan Musda waktunya/tidak
e. Renja/Progja
1) Kwarda
2) Kwarcab
f. Kerjasama yang berjalan dengan siapa?
Bagaimana kegiatannya
g. Aktivitas Pimpinan Saka
Bagaimana dengan Makortan
a. Jumlah: ……………….
b. Jumlah …………………
c. Tanggal ………………………………. 200 ….
tanggal ………………………………. 200 ….
d. Waktunya/Tidak
e. Renja/Progja
f. Dengan ……………………………………..
Aktivitas ……………………………………..
g. Aktivitas ………………………………………….
Makortan …………………………………..
2 Pembinaan SDM
a. Pengumpulan, pencatatan, pengolahan, dan
penyajian data dan potensi Anggota Gerakan
Pramuka
1) Sudah/belum dilaksanakan dengan formulir
yang disederhanakan
2) Kendala yang dihadapi
a) Tenaga pelaksana
b) Waktu pelaksanaan
c) Materi untuk melaksanakan (form, dsb)
d) Laporan dari jajaran dan satuan bawah
Anggota Muda/Peserta Didik
S: Pa: Pi:
G: Pa: Pi:
T: Pa: Pi:
D: Pa: Pi:
Jm: Pa: Pi:
Anggota Dewasa
Kr: Pa: Pi:
Pb: Pa: Pi:
An: Pa: Pi:
MB: Pa: Pi:
Jo: Pa: Pi:
Js: Pa: Pi:
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 159
1 2 3
b. Pramuka Garuda
1) Daftar nominatif penyandang Pramuka
Garuda
a) Daftar nominatif
S: Pa: Pi:
G: Pa: Pi:
T: Pa: Pi:
D: Pa: Pi:
Jm: Pa: Pi:
TTap: Pa: Pi:
THon: Pa: Pi:
THar: Pa: Pi:
TBan: Pa: Pi:
Jm: Pa: Pi:
2) Kendala yang dihadapi
a) Tenaga pelaksana
b) Laporan dari jajaran Kwartir bawahnya
c) Dan lain sebagainya
c. Karyawan/Tenaga Staf Kwartir
1) Sudah/belum terpenuhinya karyawan/
tenaga staf Kwartir yang dibiayai dari
bantuan rutin Kwarcab.
a) Daftar nominatif
b) Jumlah
1) Daftar nominatif
2) Jumlah karyawan yang dibiayai Kwartir
3) Kendala yang dihadapi 3) Kendala:
d. Tertib administrasi
1) Pemilikan KTA dan BIKB
a) Sudah/belum seluruh anggota Gerakan
Pramuka dalam jajaranya memilikinya
b) Jumlah anggota yang telah memiliki
a) Sudah/belum
b) Jumlah yang memiliki KTA : …….…
Jumlah yang memiliki BIKB : ……….
c) Kendala yang dihadapi c) Kendala:
2) Pemberian Tanda Penghargaan Gerakan
Pramuka
a) Telah dilaksanakan di jajaran
b) Jumlah tanda penghargaan
a) Jumlah kwartir yang melaksanakan: ….
1. Lencana Melati
2. Lencana Darma Bakti
3. Lencana Wiratama
4. Lencana Karya Bakti
5. Lencana Pancawarsa Utama ………….
Lencana Pancawarsa IX ………………
Lencana Pancawarsa VIII ………………
Lencana Pancawarsa VII ………………
Lencana Pancawarsa VI ………………
Lencana Pancawarsa V ………………
Lencana Pancawarsa IV ………………
Lencana Pancawarsa III ………………
Lencana Pancawarsa II ………………
Lencana Pancawarsa I ………………
160 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
1 2 3
a) Sudah/belum
3) Pengukuhan Surat Keputusan Pengurus Kwartir
dan Mabi
a) Sudah/belum dilaksanakan jajaran Kwartir/
Mabi atasan hasil Musyawarah terakhir
4) Peningkatan mutu dan keahlian/keterampilan
karyawan/tenaga staf Kwartir
a) Kursus/keterampilan yang telah dilaksanakan a) – Kursus …………………… = ………. orang
– Kursus …………………… = ………. orang
– Kursus …………………… = ………. orang
a. Kantor Kwartir
1) Pemilikan gedung
2) Bila menumpang milik siapa
3) Luas tanah
4) Luas bangunan
1) Milik sendiri/menumpang
2) Milik
3) Tanah …………………….. m2
4) Bangunan …………………….. m2
c) Kendala yang dihadapi c) Kendala:
b. Lemdika
1) Nama/tempat
2) Dana diperoleh
a) DIP
b) APBD
c) Swadaya
3) Luas tanah
4) Luas bangunan
Catatan: Bila Lemdikada/Lemdikacab lebih dari satu
pada jajaran Kwarda, dapat dibuat daftar lampiran
dengan data yang sama.
6. Lencana Teladan
7. Bintang Tahunan …………………………
8. Tanda Penghargaan Kegiatan ………..
b) Kendala yang dihadapi b) Kendala:
b) Kendala yang dihadapi b) Kendala:
Pembinaan Sarana Prasarana
Data sarana prasarana Kwartir
2.
1) …………………………….
2) Dana
a) DIP tahun ……………….
b) APBD tahun ……………
c) Biaya …………………………..
3) Tanah …………………….. m2
4) Bangunan …………………….. m2
c. Bumi Perkemahan
1) Nama/tempat
2) Dana diperoleh
a) DIP
b) APBD
c) Swadaya
3) Luas areal
4) Luas bangunan (bila ada)
Catatan: Bila Bumi Perkemahan lebih dari satu
pada jajaran Kwarda, dapat dibuat daftar lampiran
dengan data yang sama.
1) …………………………….
2) Dana
a) DIP tahun ……………….
b) APBD tahun ……………
c) Biaya …………………………..
3) Tanah …………………….. m2
4) Bangunan …………………….. m2
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 161
1 2 3
a. Unit Usaha
1) Pemilikan Unit Usaha
2) Jenis usaha
a. Ada/Tidak ada
1)
2)
3. Unit Usaha, Kedai, dan Koperasi
b. Kedai Pramuka
1) Pemilikan Kedai Kwarda
2) Pemilikan Kedai Kwarcab
b. Ada/Tidak ada
1) Jumlah ………………..
2) Jumlah ………………..
c. Koperasi
1) Koperasi Kwarda
2) Koperasi Kwarcab
3) Jenis Usaha Koperasi
c. Ada/Tidak ada
1) Jumlah ………………..
2) Jumlah ………………..
3)
d. Kendala pengembangan d Kendala:
Litbang
a. Mungkin untuk penelitian
b. Gudep Kampus
1) Dapatkah dimanfaatkan untuk penelitian
2) Bagaimana pemanfatan tenaga Dosen
dan mahasiswa yang menjadi anggota
Gerakan Pramuka
4.
a. Pemanfaatan SKU dan SKK oleh
Gudep
Saran penyempurnaan SKU
b.
1)
2)
4. Masalah
Masalah yang dihadapi yang berkaitan dengan
organisasi, diklat dan litbang
Sebutkan
5.
…………………………, …………………………… 20….
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
……………………………………..
(…………………………………..)
162 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
DAFTAR ISIAN (CHECKLIST) TIM KWARNAS KE DAERAH
Bidang DiklatPram
NO.
1
Masalah
2
Keterangan
3
1 Kegiatan Peserta didik
a. Pramuka Siaga
1) Permainan Besar Siaga
2) Basar Siaga
3) Dianpinrung
4) Pelantikan Pramuka Garuda
b. Pramuka Penggalang
1) Jambore Ranting/Cabang/Daerah
2) Dianpinru
3) Kemah bakti
4) Lomba Tingkat I/II/III/IV
5) Pelantikan Pramuka Garuda
6) Apel Besar Hari Pramuka
c. Pramuka Penegak/Pandega
1) Raimuna
2) Sidang Paripurna Cabang/Daerah
3) Musppanitera
4) Perkemahan Wirakarya
5) Kemah bakti
6) Pelantikan Pramuka Garuda
2 Kegiatan Anggota Dewasa
a. Peringatan Hari Pramuka
b. Kursus Pamong Saka
c. Rapat Kerja Cabang/Daerah
d. Musyawarah Gudep/Ranting/Cabang/Daerah
e. Gelang ajar
f. Karang Pamitran
g. Pitaran Pelatih
h. Pemilihan Kwartir tergiat
3 Kegiatan Kesakaan
a. Perkemahan Bakti Saka
b. Perkemahan Antar Saka
c. Pelantikan Pimpinan Saka
1) Bahari
2) Bhakti Husada
3) Bhayangkara
4) Dirgantara
5) Kencana
6) Tarunabumi
7) Wanabakti
d. Demonstrasi/Bengkel Saka
e. Pameran Saka
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 163
NO.
1
Masalah
2
Keterangan
3
4 Bakti Masyarakat
a. Proyek Produktif
b. Proyek Pelestarian Alam
c. Kegiatan kerjasama inter Departemen
d. Kegiatan AMMD
e. Kegiatan Gudep Kampus
f. Bakti Sosial
g. Kegiatan kelompok Pelestarian Sumber Daya
Alam
5 Diklat
a. Rekapitulasi kursus selama satu tahun yang
diselenggarakan pada tahun lalu
No. Jenis Kursus Tanggal
pelaksanaan
Tempat Kursus Peserta Nama Ketua
Pa Pi
I
II
Yang diselenggarakan Kwarda
Yang diselenggarakan Kwarcab
b. Data Pelatih di Kwarcab KPD KPL
Pa Pi Pa Pi
c. Kesulitan dan masalah yang dihadapi mengenai
kursus
d. Pertemuan rutin Pembina di tingkat
setiap
e. Pertemuan Pelatih di tingkat
setiap
c. Kesulitan
d.
e.
…………………………, …………………………… 20….
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
……………………………………..
(…………………………………..)
164 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
DAFTAR ISIAN (CHECKLIST) TIM KWARNAS KE DAERAH
Bidang Hubungan Masyarakat
NO.
1
Masalah
2
Keterangan
3
1 Umum
a. Nama Pejabat Andalan Urusan Humas dan
tugas pokok instansinya
b. Bagian Humas di Staf Kwartir ada/tidak ada
c. Jumlah personil Humas
d. Kedudukan Humas dalam Kwartir (struktur
organisasi)
Kegiatan
a. Sudah/belum memiliki media publikasi sendiri
b. Sudah/belum mengisi siaran radio
c. Sudah/belum memanvaatkan media televise
d. Sudah/belum memanfaatkan media cetak umum
e. Upaya Kwarda/Kwarcab dalam pembinaan
wartawan/mas media
f. Pemanfaatan media film/video oleh Kwarda/
Kwarcab. Cara pemanfaatannya
g. Penerbitan brosur (poster, leaflet, selebaran,
booklet, dll) oleh Kwarda/Kwarcab
h. Kegiatan dokumentasi oleh Kwarda/ Kwarcab.
Sebut jenisnya (foto, slide, video, media cetak,
cd, dll) dan cara penyelenggaraannya.
i. Kwarda/Kwarcab sudah/belum memiliki
koresponden yang senantiasa mengirim berita
ke Kwarnas
Sarana dan prasarana
Perlengkapan yang dimiliki dalam menunjang kegiatan
Humas
Dana
a. Besarnya anggaran Humas dari Kwartir
b. Upaya dalam mendukung kegiatan Humas
Kendala
Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan Humas di
Kwarda/Kwarcab
Lain-lain
2
3
Kamera foto
Kamera video
Projektor
Radio/Mini Compo
Televisi
Layar
OHP
Sistem Suara
4
5
6
…………………………, …………………………… 20….
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
……………………………………..
(…………………………………..)
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 165
DAFTAR ISIAN (CHECKLIST) TIM KWARNAS KE DAERAH
Bidang Kerjasama dan Hubungan Luar Negeri
NO.
1
Masalah
2
Keterangan
3
5 Kegiatan Luar Negeri
a. Jambore NSO
b. Jambore Regional
c. Jambore Dunia
d. Rover Mooth
e. APR Scout Conference
f. World Scout Conference
g. Seminar
h. Workshop
i. Invitation Program
j. Global Xchange
…………………………, …………………………… 20….
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
……………………………………..
(…………………………………..)
166 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
DAFTAR ISIAN (CHECKLIST) TIM KWARNAS KE DAERAH
Bidang Keuangan
NO.
1
Masalah
2
Keterangan
3
1 Bantuan Rutin Kwarnas
a. Penerimaan
1) Bantuan rutin
2) Bantuan kegiatan
3) Bantuan pelatihan
b. Penggunaan
1) Bantuan rutin
2) Bantuan kegiatan
3) Bantuan pelatihan
c. Administrasi pembukuan
1) Bantuan rutin
d. Pertanggungjawaban keuangan
1) Sudah diselesaikan
2) Belum. Mengapa
Bantuan APBD
a. Ada/Tidak ada (Dari instansi mana)
b. Penggunaan
c. Pertanggungjawaban
Administrasi Keuangan Kwartir
a. Kuasa pengeluaran uang
b. Pemegang kas
c. Pengelola pembukuan
d. Telah/belum dilaksanakan sesuai administrasi
keuangan negara
e. Sumber dana dari
f. Pengelolaan Unit usaha secara komersial
sudah/belum
2
3
…………………………, ……………………… 20….
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
……………………………………..
(…………………………………..)
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 167
BAB VI
PENUTUP
Dalam rangka menyebarluaskan Sistem Administrasi Kwartir, Kwartir Daerah dalam hal ini Lembaga
Pendidikan Kader Gerakan Pramuka Daerah (Lemdikada) dapat menyusun suatu modul, yang
sebelum dimanfaatkan, wajib menyampaikan kepada Kwartir Nasional.
Hal-hal yang berkaitan dengan contoh penulisan dan format tentang administrasi Kwartir yang belum
diatur akan ditentukan kemudian.
Jakarta, 21 September 2011
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka
Ketua,
Prof. DR. Dr. H. Azrul Azwar, MPH

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s